AI może pomóc zespołowi ofertowemu wydobyć z dokumentacji wymagania, terminy i warunki udziału, a następnie porównać je z informacjami o możliwościach firmy. Przy każdym ustaleniu potrzebujesz źródła, które pozwoli je sprawdzić, oraz informacji o tym, co jeszcze wymaga wyjaśnienia. Z takim zestawieniem zespół może ocenić, czy warto pracować nad ofertą i kogo zaangażować w jej przygotowanie.
Zanim zaangażujesz zespół w przygotowanie oferty, sprawdź, czy warunki kontraktu są dla Was do przyjęcia. Obowiązek zapewnienia całodobowego serwisu, zapisany w jednym z załączników, może zmienić całą kalkulację. AI może pomóc wychwycić takie wymagania już podczas pierwszej analizy, żebyś wiedział, co firma będzie musiała zapewnić i które warunki warto wyjaśnić przed rozpoczęciem prac nad ofertą.
Jakie informacje AI powinna wyszukać w dokumentacji?
Spisz informacje, których szukasz przy każdym zapytaniu: co trzeba dostarczyć, jakie warunki spełnić i ile czasu zostało na przygotowanie oferty. Na tej podstawie przygotuj stały szablon analizy. Dzięki temu przy kolejnym przetargu zespół od razu będzie wiedział, gdzie sprawdzić interesujący go warunek.
| Obszar | Co uwzględnić w analizie | Do czego potrzebuje tego zespół |
|---|---|---|
| Zakres zamówienia | Produkty lub usługi, ilości, lokalizacje, części zamówienia i opcje dodatkowe. | Ocena, czy zamówienie odpowiada ofercie firmy i jakich zasobów wymaga jego realizacja. |
| Wymagania obowiązkowe | Wymagane parametry, doświadczenie, certyfikaty i dokumenty potwierdzające spełnienie warunków. | Wskazanie wymagań, których spełnienie trzeba potwierdzić przed dalszą pracą. |
| Terminy | Daty dotyczące pytań, złożenia oferty i realizacji, wraz z godziną lub warunkiem rozpoczęcia biegu terminu. | Zaplanowanie pracy ofertowej i sprawdzenie dostępności zespołu realizacyjnego. |
| Kryteria oceny ofert | Kryteria, ich wagi i sposób przyznawania punktów, jeśli określono je w dokumentacji. | Ocena, w których obszarach firma może przygotować konkurencyjną ofertę. |
| Warunki realizacji | Zasady odbioru, płatności, serwisu, odpowiedzialności i kar umownych, jeśli występują. | Skierowanie konkretnych zapisów do oceny operacyjnej, finansowej lub prawnej. |
| Komplet dokumentów | Formularze, załączniki i oświadczenia oraz wskazany moment ich przekazania. | Rozdzielenie zadań i sprawdzenie, czy firma dysponuje wymaganymi materiałami. |
Z podsumowania musi jasno wynikać, które wymagania są obowiązkowe i za co można otrzymać dodatkowe punkty. Osobno pokaż termin złożenia oferty i termin realizacji zamówienia. Osoba podejmująca decyzję powinna móc odczytać te informacje bez ponownego przeszukiwania dokumentacji.
Jak TTMS zastosowało AI w analizie zapytań ofertowych Takedy?
Zespół polskiego oddziału Takedy analizował obszerne dokumenty przetargowe, w których potrzebne informacje były rozproszone i opisane skomplikowanym językiem. Aby usprawnić tę pracę, TTMS opracowało rozwiązanie oparte na Salesforce CRM. AI pomagała wyszukiwać kluczowe informacje i wstępnie sprawdzać zgodność oferty z wymaganiami określonymi w zapytaniach. System wydobywał między innymi informacje o wielkości zamówienia, terminach realizacji i wymaganiach formalnych. Przygotowywał podsumowania oraz pomagał wskazywać odchylenia od zadanych parametrów. System odczytywał także skany, przetwarzał wiele dokumentów jednocześnie i wskazywał fragmenty źródłowe, wyróżniając istotne zapisy.
Użytkownik widział fragment dokumentu, na którym system oparł odpowiedź, i mógł sprawdzić, czy wniosek rzeczywiście wynika z przywołanego zapisu. W tym wdrożeniu AI usprawniła analizę zapytań i ograniczyła czas potrzebny na jej wykonanie. Zakres projektu przedstawiamy w case study integracji Salesforce z AI w Takedzie.
Jak zorganizować analizę dokumentacji z pomocą AI?
Pierwszy test przeprowadź na zapytaniach, które Twój zespół dobrze zna. Łatwiej wtedy sprawdzicie, czy AI wychwyciła wymagania istotne dla decyzji o udziale i czy czegoś nie pominęła.
1. Zbierz aktualną dokumentację jednego postępowania
Do analizy przygotuj zapytanie ofertowe wraz z załącznikami, formularzami i projektem umowy. W zamówieniach publicznych uwzględnij specyfikację warunków zamówienia, czyli SWZ, jeśli występuje w danym postępowaniu. Dołącz opublikowane wyjaśnienia i zmiany dotyczące analizowanego zakresu. Przy każdym pliku zapisz źródło, datę publikacji i wersję. Oznacz też część zamówienia, której dotyczy dokument. Osoba odpowiedzialna za przygotowanie oferty powinna sprawdzić, czy zebrano wszystkie materiały i które zapisy zmieniono lub uzupełniono w późniejszych dokumentach. Sama późniejsza data pliku nie rozstrzyga, które wcześniejsze zapisy przestały obowiązywać. Sprawdź odczyt skanów oraz tabel. Błędne odczytanie jednostki miary lub przypisanie wartości do niewłaściwej kolumny może zmienić znaczenie wymagania. Microsoft wskazuje jakość skanu i właściwości tekstu jako czynniki wpływające na odczyt dokumentów. Wymagaj więc również wykazu plików lub stron, których system nie przetworzył poprawnie.
2. Przygotuj listę wymagań z odwołaniami do źródeł
Poproś AI o rozpisanie wymagań w tabeli, po jednym w każdym wierszu. Dopilnuj, żeby przy skracaniu treści nie zniknęły ważne zastrzeżenia. Jeśli wymóg dotyczy tylko jednego produktu lub jednej części zamówienia, musi to być widoczne również w podsumowaniu.
W tabeli uwzględnij:
- Treść wymagania, wraz z parametrem, jednostką i ewentualnym wyjątkiem.
- Podstawę w dokumentacji: nazwę pliku, wersję, punkt lub stronę oraz fragment potwierdzający ustalenie.
- Zakres zastosowania, np. część zamówienia lub etap realizacji.
- Status przeglądu i osobę odpowiedzialną za potwierdzenie.
Jeśli AI nie znajdzie informacji, powinna oznaczyć daną kwestię jako wymagającą sprawdzenia. Brak wyniku nie oznacza, że wymagania nie ma w dokumentacji. Przy sprzecznych zapisach system powinien pokazać oba źródła, aby specjalista mógł rozstrzygnąć rozbieżność. W rozwiązaniach korzystających z RAG model otrzymuje wyszukane fragmenty dokumentacji i na nich opiera odpowiedź. Takie podejście umożliwia powiązanie odpowiedzi ze źródłami. Przy ocenie kompletności trzeba jednak dodatkowo sprawdzić, czy analiza objęła wszystkie istotne dokumenty i zapisy.
3. Porównaj wymagania z możliwościami firmy
Do drugiej części analizy przygotuj zatwierdzone materiały wewnętrzne: karty produktów, zakresy usług, referencje lub certyfikaty. Udostępnij tylko dane potrzebne do danego zapytania. Dane o dostępności zespołu czy możliwościach realizacji dostaw mogą się zmieniać. Wskaż osobę, która potwierdzi ich aktualność. Każda ocena AI dotycząca spełnienia wymagania przez firmę powinna zawierać odwołanie do dokumentu potwierdzającego tę ocenę. Ogólny opis kompetencji może nie wystarczyć do udokumentowania konkretnego warunku. Przy każdej pozycji zapisz status: potwierdzone, rozbieżność, brak danych albo do oceny specjalisty. Spełnienie wymagania potwierdza osoba, która sprawdziła wskazany dowód. Jeśli zapytanie wymaga wsparcia całodobowego, a karta usługi opisuje obsługę w dni robocze, należy wskazać tę różnicę. Kierownik realizacji oceni, czy firma może rozszerzyć zakres i jak wpłynie to na koszt. Analiza AI powinna wskazać rozbieżność. Decyzję o rozszerzeniu zakresu usługi zatwierdza osoba odpowiedzialna za jej realizację.
4. Wyjaśnij wątpliwości i podejmij decyzję o udziale
Na podstawie rozbieżności przygotuj listę spraw do rozstrzygnięcia. Oddziel pytania do zamawiającego od kwestii wewnętrznych, takich jak dostępność specjalistów, akceptacja warunków płatności czy możliwość dostarczenia wymaganego dokumentu. Przy każdej sprawie wskaż termin i osobę odpowiedzialną. AI może pomóc sformułować projekt pytania na podstawie niejasnego zapisu. Osoba odpowiedzialna za ofertę powinna sprawdzić treść i zasadność pytania oraz ustalić, jak i kiedy je przekazać. Wątpliwości dotyczące znaczenia zobowiązań umownych kieruj do prawnika. Przed decyzją o udziale zbierz krótkie zestawienie: które wymagania firma spełnia, co nadal stoi na przeszkodzie i ile pracy pochłonie przygotowanie oferty. Cenę, marżę i dopuszczalny poziom ryzyka ustalają upoważnione osoby. Zachowaj uzasadnienie decyzji oraz wersję dokumentacji, którą zespół oceniał.
5. Aktualizuj ustalenia po zmianach dokumentacji
Po otrzymaniu nowego załącznika lub wyjaśnienia wróć do listy wymagań. Zleć porównanie z wcześniejszymi ustaleniami i wskaż, które pozycje wymagają ponownego zatwierdzenia. Zachowaj historię zmian, aby zespół widział, dlaczego zmodyfikowano ocenę danego warunku. Zmiana zakresu serwisu może wymagać aktualizacji kalkulacji. Nowy warunek dotyczący doświadczenia może oznaczać konieczność ponownego sprawdzenia referencji. Potwierdź również, czy zmieniły się terminy. Jeżeli system ma sam pobierać nowe dokumenty, uwzględnij w zakresie wdrożenia integrację ze źródłem publikacji i kontrolę jej działania.
Jakie rozwiązanie wybrać do analizy zapytań ofertowych?
Zastanów się, co zespół zrobi z gotową analizą. Jeśli opiekun oferty potrzebuje raportu do przeglądu dokumentów, pilotaż możesz rozpocząć od narzędzia do analizy plików. Jeżeli ustalenia mają trafiać do szans sprzedażowych i służyć do przydzielania zadań, uwzględnij integrację z CRM.
AI4Content to narzędzie TTMS do analizy dokumentów i przygotowywania uporządkowanych podsumowań według konfigurowalnych szablonów. Aby wykorzystać AI4Content do analizy zapytań ofertowych, dopasuj szablon raportu i sprawdź, jak narzędzie odczytuje dokumenty używane przez zespół, zwłaszcza skany i rozbudowane tabele.
Wariant z CRM pozwala powiązać analizę z obsługiwaną sprawą i informacjami o kontrahencie, jak w opisanym projekcie Takedy. W ramach integracji AI z Salesforce TTMS dobiera rozwiązanie do procesu i źródeł danych klienta. Już na etapie projektu ustal, jakie wyniki będą zapisywane w CRM, jakie zadania mają powstawać i jak będą zatwierdzane zmiany.
W obu wariantach oceń jakość odczytu, dostęp do źródeł, sposób obsługi kolejnych wersji dokumentów oraz możliwość weryfikacji wyników. Wymagania dotyczące dostępu powinny obejmować również wygenerowane raporty. Osoba analizująca publiczne zapytanie nie musi mieć uprawnień do wszystkich wewnętrznych kalkulacji i referencji. Przed przekazaniem dokumentów uzgodnij z IT i osobą odpowiedzialną za bezpieczeństwo miejsce ich przetwarzania, czas przechowywania oraz zasady wykorzystania danych przez dostawcę usługi AI. Uwzględnij poufność dokumentacji klienta i firmowych materiałów używanych do porównania.
Jak ocenić, czy AI odciąża zespół ofertowy?
Policz, ile czasu zespół poświęca na przygotowanie analizy gotowej do zatwierdzenia. Wlicz zebranie plików, pracę z narzędziem, sprawdzanie źródeł i poprawki. Osobno zapisz czas oczekiwania na inne działy. Dzięki temu zobaczysz, ile zajmuje sama analiza, a ile uzyskanie potrzebnych potwierdzeń. Do pilotażu wybierz zakończone postępowania, dla których zespół przygotuje wzorcową listę wymagań. Uwzględnij dokumentację z tabelami, skanami i późniejszymi zmianami. Część spraw zachowaj do końcowej oceny, aby sprawdzić działanie rozwiązania także na materiałach, których nie używano do jego dopracowania.
Porównuj trzy elementy:
- Kompletność: które istotne wymagania zostały odnalezione, a które pominięte?
- Poprawność: czy parametry, terminy i ich źródła zgadzają się z dokumentacją?
- Nakład pracy: ile czasu zajęło przygotowanie wyniku zaakceptowanego przez specjalistę?
Oddziel błędy krytyczne od drobnych korekt. Pominięcie warunku udziału powinno mieć większy wpływ na ocenę rozwiązania niż niezręczne sformułowanie w podsumowaniu. Kryteria akceptacji ustal przed pilotażem, razem z osobami odpowiedzialnymi za oferty.
Wykorzystaj doświadczenie TTMS w analizie zapytań ofertowych
W TTMS wdrażamy AI w procesach, w których od poprawnej analizy dokumentów zależą decyzje biznesowe. Dla polskiego oddziału Takedy opracowaliśmy rozwiązanie wspierające analizę zapytań ofertowych, zintegrowane z Salesforce. To doświadczenie możemy wykorzystać przy projektowaniu usprawnień dla Twojego zespołu.
W TTMS działają certyfikowane systemy zarządzania: AI zgodnie z ISO/IEC 42001, bezpieczeństwem informacji zgodnie z ISO/IEC 27001 oraz jakością zgodnie z ISO 9001. Jako pierwsza firma w Polsce uzyskaliśmy akredytowaną certyfikację ISO/IEC 42001. Przy pracy z dokumentacją przetargową te standardy mają znaczenie dla zarządzania ryzykiem, ochrony informacji i nadzoru nad rozwiązaniem.
Pokaż nam, jak dziś oceniacie zapytania i które czynności zabierają najwięcej czasu. Wspólnie określimy zakres pilotażu, kryteria oceny wyników i potrzebne integracje. Porozmawiajmy o analizie zapytań ofertowych z AI i sprawdźmy, gdzie możemy odciążyć Twój zespół.
Jak AI pomaga w analizie dokumentacji przetargowej?
AI może wydobywać z dokumentów wymagania, terminy i parametry, przygotowywać podsumowania oraz wspierać porównanie z informacjami o firmie. Użyteczny wynik powinien wskazywać źródła i sprawy wymagające wyjaśnienia. Osoby odpowiedzialne za ofertę weryfikują ustalenia i podejmują decyzję o udziale w postępowaniu.
Jakie narzędzia AI można wykorzystać do analizy zapytań ofertowych?
Można wykorzystać narzędzie do analizy dokumentów, takie jak AI4Content, albo rozwiązanie zintegrowane z CRM. TTMS wdrożyło analizę zapytań wspieraną przez AI w środowisku Salesforce dla Takedy. Wybór warto oprzeć na formatach dokumentów, potrzebnym sposobie weryfikacji i tym, gdzie zespół będzie korzystał z wyników.
Czy do analizy przetargów trzeba trenować własny model AI?
W wielu rozwiązaniach wystarczy zastosowanie istniejącego modelu i dostarczanie mu odpowiednich fragmentów dokumentacji, na przykład przez RAG. To korzystanie z modelu, a nie jego trening na dokumentach firmy. Potrzebę dodatkowego uczenia należy oceniać dopiero w odniesieniu do konkretnych zadań i wyników testów.
Czy AI może analizować zeskanowane dokumenty przetargowe?
Tak, jeśli rozwiązanie obsługuje odczyt skanów. Jakość wyniku zależy jednak od dokumentu i zastosowanych mechanizmów rozpoznawania treści. W pilotażu sprawdź przede wszystkim tabele, jednostki miary, drobny druk i przypisy. Fragmenty odczytane niepoprawnie powinny trafić do ręcznego przeglądu.
Czy AI może samodzielnie zdecydować o udziale firmy w przetargu?
W opisanym procesie AI przygotowuje informacje do decyzji. Udział zatwierdza upoważniona osoba po sprawdzeniu wymagań, możliwości realizacji i warunków handlowych. Warto określić, kto potwierdza poszczególne ustalenia oraz które nierozwiązane kwestie wstrzymują rozpoczęcie prac nad ofertą.
