1. Definicje

1. Administrator – Transition Technologies MS S.A. z siedzibą w Warszawie (00-801), przy ul. Chmielnej 69, wpisana do Rejestru Przedsiębiorców prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod nr KRS 0000913657, REGON 360679205, NIP 5272728327.
2. RODO – rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.
3. PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej (Dz.U. 2024 poz. 1221, z późn. zm.).
4. Serwis – serwis internetowy prowadzony przez Administratora pod adresem ttms.com, wraz ze wszystkimi podstronami i sekcjami językowymi (w szczególności ttms.com/pl/).
5. Użytkownik – każda osoba fizyczna odwiedzająca Serwis lub korzystająca z jego funkcjonalności, w tym osoba zapisująca się na newsletter lub kontaktująca się z Administratorem za pośrednictwem Serwisu.
6. Dane osobowe – wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej, w tym dane kontaktowe, dane identyfikujące urządzenie (np. adres IP, identyfikator internetowy) oraz informacje gromadzone za pośrednictwem plików cookie i podobnych technologii.
7. Newsletter – usługa świadczona drogą elektroniczną, polegająca na cyklicznym wysyłaniu Użytkownikowi, na podany przez niego adres e-mail, wiadomości zawierających informacje handlowe, materiały edukacyjne, case studies oraz odnośniki do treści publikowanych w Serwisie i na blogu Administratora, w szczególności w odniesieniu do narzędzia AI4E-learning Authoring Tool.
8. Polityka – niniejsza Polityka prywatności.

2. Dane kontaktowe Administratora

Kontakt z Administratorem w sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych jest możliwy:

1. pisemnie – na adres: Transition Technologies MS S.A., ul. Chmielna 69, 00-801 Warszawa, z dopiskiem „RODO”;
2. za pośrednictwem poczty elektronicznej – na adres: rodo@ttms.pl;
3. telefonicznie – pod numerem +48 22 378 45 58.

Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych pod adresem: rodo@ttms.pl.

3. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

Administrator przetwarza dane osobowe Użytkowników w celach i na podstawach prawnych wskazanych poniżej. Cele i podstawy przedstawiono odrębnie dla każdej kategorii operacji przetwarzania.

3.1. Korzystanie z Serwisu

Dane osobowe Użytkowników odwiedzających Serwis przetwarzane są:

1. w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania Serwisu i świadczenia usług drogą elektroniczną – podstawą prawną jest niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną (art. 6 ust. 1 lit. b RODO);
2. w celach analitycznych i statystycznych – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), polegający na analizie sposobu korzystania z Serwisu i doskonaleniu jego funkcjonalności;
3. w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO);
4. d. w celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu i przeciwdziałania nadużyciom – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.2. Formularz kontaktowy i zapytania ofertowe

Administrator umożliwia kontakt za pośrednictwem formularzy dostępnych w Serwisie, w tym formularzy zapytań ofertowych dotyczących usług i produktów Administratora. Dane osobowe podane w formularzu przetwarzane są:

1. w celu obsługi zapytania, udzielenia odpowiedzi oraz – w przypadku zapytania ofertowego – podjęcia działań na żądanie Użytkownika przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO); w zakresie danych podanych fakultatywnie podstawą jest zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO);
2. w celach analitycznych, archiwalnych (dowodowych) oraz ustalenia, dochzenia lub obrony przed roszczeniami – podstawą prawną jest prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

3.3. Newsletter

Administrator świadczy usługę Newslettera dotyczącego produktu AI4E-learning Authoring Tool oraz – w stosownych przypadkach – innych usług i produktów Administratora. Zapis na Newsletter jest dobrowolny.
W ramach Newslettera Administrator wysyła cyklicznie wiadomości zawierające treści edukacyjne, case studies oraz odnośniki do treści publikowanych w Serwisie i na blogu Administratora.
Dane osobowe Użytkowników zapisanych na Newsletter przetwarzane są w następujących celach:

1. Zapis na Newsletter i świadczenie usługi
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO – niezbędność przetwarzania do wykonania umowy o świadczenie usługi Newslettera, której stroną jest Użytkownik, lub do podjęcia działań na jego żądanie przed zawarciem tej umowy (w tym przeprowadzenia procedury podwójnej weryfikacji – tzw. double opt-in).
2. Przesyłanie treści marketingowych w ramach Newslettera
   Podstawa prawna RODO: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na prowadzeniu marketingu bezpośredniego własnych usług i produktów (motyw 47 preambuły RODO).
   Dodatkowa przesłanka legalności komunikacji elektronicznej: zgoda Użytkownika na otrzymywanie informacji handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej, udzielona na podstawie art. 398 PKE. Zgoda jest dobrowolna i może zostać w każdej chwili wycofana – wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.
3. Pomiar skuteczności Newslettera i analityka kampanii
   Administrator korzysta z narzędzi pozwalających na pomiar skuteczności wysyłanych wiadomości, w tym informacji o otwarciu wiadomości, kliknięciach w linki oraz urządzeniu, z którego korzysta Użytkownik. Operacje te stanowią profilowanie marketingowe w rozumieniu RODO, jednak nie wywołują wobec Użytkownika skutków prawnych ani nie wpływają na niego w podobnie istotny sposób (nie stanowią zautomatyzowanego podejmowania decyzji, o którym mowa w art. 22 RODO).
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na pomiarze efektywności prowadzonych działań marketingowych oraz doskonaleniu treści Newslettera.
   Użytkownikowi przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu wobec tego przetwarzania (art. 21 ust. 2 RODO) – wniesienie sprzeciwu skutkuje zaprzestaniem śledzenia interakcji z wiadomościami Newslettera.
4. Obsługa cofnięcia zgody i prowadzenie listy wykluczeń (suppression list)
   Po cofnięciu zgody lub wniesieniu sprzeciwu adres e-mail Użytkownika może być przechowywany na liście wykluczeń w celu zapewnienia, że nie zostaną do niego skierowane kolejne wiadomości marketingowe. Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (wykonanie obowiązków wynikających z RODO, w tym z art. 7 ust. 3 i art. 21 RODO) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu zgodności z prawem dalszych działań marketingowych).
5. Ustalenie, dochodzenie i obrona przed roszczeniami oraz rozliczalność
   Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na zapewnieniu możliwości wykazania zgody (art. 7 ust. 1 RODO) oraz obronie przed ewentualnymi roszczeniami.

3.4. Marketing bezpośredni innymi kanałami

W zakresie, w jakim Administrator prowadzi działania marketingowe poza Newsletterem – w szczególności kontakt telefoniczny lub SMS – przetwarzanie odbywa się wyłącznie po uprzednim uzyskaniu odpowiedniej zgody Użytkownika. Zgody zbierane są odrębnie dla każdego kanału komunikacji. Podstawą prawną przetwarzania jest prawnie uzasadniony interes Administratora w prowadzeniu marketingu własnych usług i produktów (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) wraz ze zgodą udzieloną na podstawie art. 398 PKE w zakresie komunikacji elektronicznej lub – odpowiednio – innych przepisów dotyczących wykorzystywania telekomunikacyjnych urządzeń końcowych.

3.5. Pliki cookie i podobne technologie

Zasady wykorzystywania plików cookie i podobnych technologii w Serwisie zostały szczegółowo opisane w odrębnej Polityce cookies dostępnej pod adresem: ttms.com/cookies/. Cookies wymagające zgody Użytkownika (analityczne, marketingowe) są wykorzystywane wyłącznie po jej uzyskaniu za pośrednictwem platformy zarządzania zgodami (CMP).

4. Okres przetwarzania danych osobowych

Okres przetwarzania danych osobowych zależy od celu i podstawy prawnej przetwarzania. Co do zasady dane przechowywane są:

1. dane podane w formularzu kontaktowym – przez okres niezbędny do obsługi zapytania, a następnie przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń (zgodnie z Kodeksem cywilnym);
2. dane podane przy zapytaniu ofertowym – przez okres niezbędny do podjęcia działań na żądanie Użytkownika, a w przypadku zawarcia umowy – przez okres jej obowiązywania oraz okres przedawnienia roszczeń;
3. dane przetwarzane w ramach Newslettera – przez okres świadczenia usługi Newslettera, tj. do czasu wycofania zgody lub rezygnacji z otrzymywania Newslettera; po wycofaniu zgody – w zakresie niezbędnym do wykazania zgodności z prawem dotychczasowego przetwarzania (zwykle 3 lata) oraz w zakresie wpisu na listę wykluczeń – do czasu wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania w tym celu;
4. dane przetwarzane w celach analitycznych i statystycznych – przez okres niezbędny do realizacji tych celów, nie dłużej jednak niż przez 3 lata od ostatniej aktywności Użytkownika;
5. dane przetwarzane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami – przez okres przedawnienia roszczeń wynikający z przepisów prawa;
6. dane przetwarzane w plikach cookie – zgodnie z zasadami określonymi w Polityce cookies.

Po upływie okresu przetwarzania dane są nieodwracalnie usuwane lub anonimizowane.

5. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe Użytkowników mogą być ujawniane następującym kategoriom odbiorców:

1. podmiotom przetwarzającym dane na zlecenie Administratora na podstawie umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, w szczególności: dostawcom usług IT i hostingu, dostawcom systemów CRM, dostawcom narzędzi do obsługi zapytań i marketingu, dostawcom narzędzi analitycznych oraz dostawcom usług doradczych;
2. b. dostawcy usługi wysyłki Newslettera – Brevo SAS z siedzibą w Paryżu (Francja), 17 rue Salneuve, 75017 Paris (dawniej Sendinblue) – odpowiedzialnemu za techniczną obsługę wysyłki wiadomości, przechowywanie bazy subskrybentów oraz pomiar skuteczności kampanii;
3. podmiotom z grupy kapitałowej Transition Technologies, w zakresie wewnętrznych celów administracyjnych i statystycznych, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (motyw 48 preambuły RODO);
4. podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa (np. organom państwowym), w razie skierowania do Administratora żądania opartego na właściwej podstawie prawnej. 

Administrator nie udostępnia danych osobowych Użytkowników podmiotom trzecim do ich własnych celów marketingowych, chyba że Użytkownik wyrazi na to odrębną, dobrowolną zgodę.

6. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Co do zasady dane osobowe Użytkowników przetwarzane są w ramach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG). Dostawca usługi wysyłki Newslettera – Brevo SAS – przechowuje dane na serwerach zlokalizowanych w państwach EOG (Francja, Niemcy oraz – w zakresie infrastruktury chmurowej – Belgia).
W przypadku, gdy w wykonaniu konkretnej operacji przetwarzania konieczne stanie się przekazanie danych poza EOG (np. w związku z korzystaniem przez dostawcę z podprocesorów spoza EOG), Administrator zapewni odpowiednie zabezpieczenia, o których mowa w rozdziale V RODO, w szczególności poprzez:

1. opieranie się na decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych w państwie trzecim (art. 45 RODO), w tym na ramach Data Privacy Framework w odniesieniu do podmiotów z USA certyfikowanych w tym programie;
2. stosowanie standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO) wraz z dodatkowymi środkami zabezpieczającymi wynikającymi z oceny skutków transferu (TIA);
3. stosowanie wiążących reguł korporacyjnych zatwierdzonych przez właściwy organ nadzorczy (art. 47 RODO).

Na wniosek Użytkownika Administrator udostępni informację o konkretnym mechanizmie transferowym zastosowanym w odniesieniu do jego danych oraz – w stosownych przypadkach – kopię odpowiednich zabezpieczeń.

7. Prawa osób, których dane dotyczą

W związku z przetwarzaniem danych osobowych Użytkownikowi przysługują następujące prawa:

1. prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii (art. 15 RODO);
2. prawo do sprostowania danych (art. 16 RODO);
3. prawo do usunięcia danych (art. 17 RODO), w zakresie wynikającym z przepisów;
4. prawo do ograniczenia przetwarzania (art. 18 RODO);
5. prawo do przenoszenia danych (art. 20 RODO) – w zakresie danych przetwarzanych na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany;
6. prawo do wniesienia sprzeciwu (art. 21 RODO) – wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie Administratora, z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją Użytkownika; sprzeciw wobec przetwarzania na potrzeby marketingu bezpośredniego (w tym profilowania w tym celu) honorowany jest bez konieczności wykazywania szczególnej sytuacji;
7. prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (art. 7 ust. 3 RODO) – w zakresie, w jakim przetwarzanie opiera się na zgodzie; wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem;
8. prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli Użytkownik uznaje, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

Realizacja powyższych praw następuje na wniosek Użytkownika skierowany na adres rodo@ttms.pl lub w inny sposób wskazany w pkt 2 Polityki. W przypadku Newslettera rezygnacja z usługi i wycofanie zgody możliwe jest również poprzez kliknięcie linku „Wypisz się” („Unsubscribe”) zamieszczonego w stopce każdej wiadomości.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe Użytkowników nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji wywołujących wobec Użytkownika skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływających w rozumieniu art. 22 RODO.
W zakresie wskazanym w pkt 3.3 lit. c) Polityki, Administrator może dokonywać profilowania w celach marketingowych (np. pomiar skuteczności Newslettera). Użytkownikowi przysługuje wobec tego prawo sprzeciwu (pkt 7 Polityki).

9. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednakże w niektórych przypadkach jest niezbędne do skorzystania z określonych funkcjonalności Serwisu:

1. niepodanie danych w formularzu kontaktowym uniemożliwi udzielenie odpowiedzi na zapytanie;
2. niepodanie adresu e-mail przy zapisie na Newsletter uniemożliwi świadczenie usługi Newslettera;
3. nieudzielenie zgody na otrzymywanie informacji handlowych za pośrednictwem poczty elektronicznej (art. 398 PKE) uniemożliwi wysyłkę Newslettera.

10. Bezpieczeństwo danych osobowych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych odpowiednią do zagrożeń oraz kategorii danych objętych ochroną, w szczególności zabezpiecza dane przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, utratą, uszkodzeniem lub zniszczeniem. Administrator wymaga od podmiotów przetwarzających dane na jego zlecenie analogicznych standardów bezpieczeństwa, w tym zawiera z nimi umowy powierzenia przetwarzania danych spełniające wymogi art. 28 RODO.

11. Zmiany Polityki prywatności

Polityka jest na bieżąco weryfikowana i w razie potrzeby aktualizowana. O istotnych zmianach Polityki Administrator poinformuje Użytkowników w sposób uwzględniający charakter zmiany, w szczególności poprzez zamieszczenie informacji w Serwisie lub – w przypadku użytkowników Newslettera – w wiadomości e-mail.

Aktualna wersja Polityki obowiązuje od dnia 12.06.2026 r.