Aby program szkolenia z zakresu compliance odpowiadał potrzebom każdej roli zawodowej, zacznij od decyzji, z którymi pracownicy mierzą się w pracy, i na ich podstawie opracuj przykłady. Na przykład w szkoleniu RODO dla pracowników osoba z działu sprzedaży i osoba z działu IT mogą wykonywać różne zadania i napotykać różne sytuacje wiążące się z ryzykiem. Przyjrzenie się ich rzeczywistej pracy pomaga nam wybrać scenariusze, określić decyzje, których podejmowanie warto przećwiczyć, i sprawdzić, czy każdy przykład pasuje do danej roli.
Opracuj mapę decyzji, które musi obejmować program szkolenia z zakresu compliance
Gdy różne zespoły przechodzą to samo obowiązkowe szkolenie, zespół L&D powinien najpierw sprawdzić, czy zawarte w nim przykłady odzwierciedlają rzeczywiste zadania tych pracowników.
Dobrym punktem wyjścia jest mapa ról. Zapytaj pracowników, z jakimi sytuacjami się spotykają, a właścicieli procesów, jakie informacje lub wewnętrzne wytyczne mają zastosowanie przy podejmowaniu decyzji. Porównaj te odpowiedzi, zanim zaczniesz pisać scenariusze.
- Określ rolę oraz sytuację zawodową, którą ma przedstawiać przykład.
- Opisz decyzję, którą pracownik musi rozważyć, bez zakładania, jaka reakcja będzie prawidłowa.
- Ustal, kto może potwierdzić, jak zadanie wygląda w praktyce, i kto odpowiada za odpowiednie wewnętrzne wytyczne.
- Zapisz wszystkie szczegóły, które wymagają jeszcze wyjaśnienia, zanim przekształcisz sytuację w treść szkoleniową.
Osoby pełniące różne role mogą więc uczyć się o tym samym zagadnieniu z zakresu compliance, ale potrzebować ćwiczeń dotyczących innych decyzji. Mapa ról uwidacznia te różnice i pozwala osobom weryfikującym materiał odpowiedzieć na praktyczne pytanie: czy ktoś pełniący tę rolę rzeczywiście spotkałby się z taką sytuacją?
Pokaż, dlaczego sprzedaż i IT potrzebują różnych scenariuszy dotyczących RODO
Rozważmy hipotetyczny przykład szkolenia z unijnego RODO dla działów sprzedaży i IT.
Pracownik sprzedaży może otrzymać prośbę o listę kontaktów do klientów na potrzeby działań sprzedażowych. Osoba z działu IT może natomiast zostać zapytana o dostęp do danych klientów w systemie. Obie sytuacje dotyczą danych osobowych, ale kontekst pracy i decyzja, którą pracownik musi rozważyć, są różne.
|
Rola |
Przykładowa sytuacja w pracy |
Decyzja do przećwiczenia |
Co należy zweryfikować |
|---|---|---|---|
|
Sprzedaż |
Współpracownik prosi o listę kontaktów do klientów na potrzeby działań sprzedażowych. |
Co pracownik powinien sprawdzić, zanim zdecyduje, jak zareagować? |
Potwierdź z właścicielem procesu sprzedaży, czy tego rodzaju prośby pojawiają się w praktyce i jakie wewnętrzne wytyczne mają zastosowanie. |
|
IT |
Współpracownik pyta o dostęp do danych klientów w systemie. |
Co pracownik powinien sprawdzić, zanim zdecyduje, jak zająć się tą prośbą? |
Potwierdź z właścicielem procesu dotyczącego systemu, jakie decyzje w sprawie dostępu rzeczywiście podejmuje osoba pełniąca tę rolę i jakie wewnętrzne wytyczne mają zastosowanie. |
Są to przykłady służące projektowaniu szkolenia, a nie opisy wymogów RODO ani procedur klientów TTMS. Przed wykorzystaniem któregokolwiek z tych scenariuszy w szkoleniu organizacja musiałaby potwierdzić, jak zadanie wygląda w rzeczywistości i jaki sposób postępowania został zatwierdzony.
Jeśli dział sprzedaży nie zajmuje się prośbami o listy kontaktów, pierwszy scenariusz powinien zostać zmieniony. Jeśli dział IT podejmuje inne decyzje dotyczące dostępu, drugi scenariusz powinien je odzwierciedlać. Celem nie jest znalezienie przykładu, który wydaje się prawdopodobny, lecz takiego, który odpowiada rzeczywistej pracy uczestników szkolenia.
Przekształć wspólne wytyczne w e-learning dostosowany do poszczególnych ról
Po potwierdzeniu sytuacji występujących w pracy można opracować różne warianty szkolenia dotyczące tego samego zagadnienia z zakresu compliance.
Zacznij od zatwierdzonych materiałów, które mają zastosowanie do danej grupy odbiorców, a następnie stwórz scenariusze oparte na różnych zadaniach. W każdym wariancie przedstaw razem sytuację zawodową, pytanie wymagające podjęcia decyzji, informacje pomocnicze i proponowaną informację zwrotną. Dzięki temu osoby weryfikujące materiał będą dokładnie widzieć, z czym zetknie się uczestnik.
Usługi e-learningowe TTMS obejmują analizę potrzeb szkoleniowych, projektowanie dydaktyczne, tworzenie storyboardów i dostosowywanie treści szkoleniowych do grupy docelowej. W praktyce wyznacza to przydatną kolejność prac nad szkoleniem dostosowanym do poszczególnych ról: określenie potrzeby, opracowanie wstępnego scenariusza i sprawdzenie sposobu przedstawienia zadania, zanim stanie się ono ćwiczeniem szkoleniowym.
Storyboard może przedstawiać:
- sytuację, z którą spotyka się pracownik,
- informacje dostępne w danym momencie,
- decyzję, którą uczestnik musi podjąć,
- proponowaną informację zwrotną po podjęciu decyzji.
Sposoby postępowania, które nadal wymagają zatwierdzenia, powinny pozostać wyraźnie oznaczone jako propozycje robocze. Jeśli właściciel procesu zmieni zadanie lub obowiązujące wytyczne, scenariusz powinien zostać odpowiednio zmieniony.
Oznacza to również, że nie każda część kursu wymaga osobnej wersji. Wspólne wytyczne mogą pozostać jednakowe tam, gdzie w równym stopniu dotyczą kilku ról. Warianty są przydatne wtedy, gdy pracownicy wykonują różne zadania lub podejmują różne decyzje.
Sprawdź, czy każdy scenariusz odpowiada rzeczywistej pracy
Sama nazwa stanowiska nie mówi nam, czy scenariusz szkoleniowy odzwierciedla czyjąś pracę. Zanim zatwierdzisz ostateczną wersję przykładu, zaangażuj zarówno osobę odpowiedzialną za proces, jak i kogoś, kto zna daną rolę z praktyki.
- Poproś właściciela procesu o potwierdzenie zadania i odpowiednich wewnętrznych wytycznych.
- Zapytaj przedstawiciela danej roli, czy sytuacja i decyzja przypominają to, z czym rzeczywiście spotyka się w pracy.
- Sprawdź proponowany sposób postępowania pod kątem zgodności z zatwierdzonymi wytycznymi organizacji.
- Popraw scenariusz, jeśli którakolwiek z osób weryfikujących zauważy rozbieżność, a następnie ponownie zweryfikuj zaktualizowaną wersję.
W przypadku powyższych przykładów może to oznaczać sprawdzenie, czy pracownicy sprzedaży rzeczywiście otrzymują prośby o listy kontaktów do klientów lub czy osoba pełniąca przedstawioną w kursie rolę w IT odpowiada za opisaną decyzję dotyczącą dostępu.
Jeśli za zadanie odpowiada inny zespół, scenariusz należy przypisać do tego zespołu lub przeredagować. Dzięki temu projektant dydaktyczny otrzymuje konkretne informacje, na których może się oprzeć, zamiast polegać na założeniach dotyczących pracy danego działu.
Ustal, co ma powstać, zanim zlecisz przygotowanie szkolenia
Zanim zdecydujesz, ile wariantów e-learningu stworzyć, uzgodnij role, zadania i decyzje, które szkolenie musi obejmować.
Wybierz niewielki zestaw wstępnie opisanych sytuacji i poproś właścicieli procesów o ich weryfikację. Dla każdego scenariusza określ decyzję, której podejmowanie uczestnik ma przećwiczyć, wewnętrzne wytyczne stanowiące jej podstawę oraz osobę odpowiedzialną za zatwierdzenie sposobu postępowania.
Zachowaj jeden przykład tam, gdzie praca rzeczywiście jest wspólna dla różnych ról. Stwórz osobne warianty tam, gdzie osoby pełniące różne role spotykają się z innymi sytuacjami lub muszą podejmować inne decyzje.
Taka mapa zadań daje również zespołowi e-learningowemu bardziej konkretny punkt wyjścia do analizy potrzeb, projektowania dydaktycznego i opracowywania storyboardów. Zamiast zaczynać od ogólnej listy ról, projekt rozpoczyna się od sytuacji zawodowych, które uczestnicy rzeczywiście muszą rozpoznawać i na które muszą reagować.
Jeśli planujesz szkolenie dla osób pełniących różne role, przygotuj mapę zadań i wstępne scenariusze na rozmowę z nami o naszych usługach e-learningowych.
FAQ
Co sprawia, że scenariusz szkolenia z zakresu compliance jest dostosowany do konkretnej roli?
Scenariusz dostosowany do konkretnej roli zaczyna się od zadania, które pracownik rzeczywiście wykonuje, i wymaga od niego podjęcia decyzji w tym kontekście. Przed wykorzystaniem scenariusza w szkoleniu zweryfikuj zarówno zadanie, jak i proponowany sposób postępowania z osobami odpowiedzialnymi za tę pracę.
Czy działy sprzedaży i IT powinny realizować dokładnie te same scenariusze dotyczące RODO?
Niekoniecznie. Mogą omawiać to samo zagadnienie dotyczące unijnego RODO, pracując nad różnymi sytuacjami, które odzwierciedlają ich obowiązki. Scenariusze powinny opierać się na zadaniach rzeczywiście wykonywanych przez każdy zespół oraz na zatwierdzonych wewnętrznych wytycznych organizacji.
Jak zespół L&D może sprawdzić, czy przykłady szkoleniowe odpowiadają rzeczywistej pracy?
Poproś zarówno właściciela procesu, jak i przedstawiciela danej roli o weryfikację zadania, decyzji oraz proponowanego sposobu postępowania. Popraw przykład, jeśli nie odzwierciedla pracy lub zatwierdzonych wytycznych organizacji.
Jak często należy weryfikować szkolenia z zakresu compliance dla pracowników?
Weryfikuj szkolenia za każdym razem, gdy zmieniają się istotne dla nich wewnętrzne procedury, obowiązki lub procesy pracy. Poproś właścicieli procesów o wskazanie scenariuszy, których dotyczą zmiany, i zaktualizuj treści, zanim pracownicy skorzystają z nieaktualnych przykładów. Regularny harmonogram przeglądów może również pomóc w wykrywaniu materiałów, które nie odzwierciedlają już codziennej pracy.
Jak angażujące szkolenie z zakresu compliance może zachęcać pracowników do przemyślenia swoich decyzji?
Przedstaw realistyczną sytuację zawodową i poproś uczestników, aby wybrali, co by zrobili, zanim pokażesz im informację zwrotną. Wyjaśnij, dlaczego dany sposób postępowania jest zgodny z zatwierdzonymi wytycznymi organizacji i jakie informacje mają znaczenie dla tej decyzji. Daje to pracownikom możliwość zastosowania zdobytej wiedzy, zamiast jedynie przeczytania materiału.
Co organizacje powinny przygotować przed opracowaniem szkolenia dla pracowników z RODO?
Zbierz zatwierdzone wytyczne organizacji dotyczące ochrony danych, określ role, których dotyczy szkolenie, i udokumentuj wykonywane przez pracowników zadania związane z danymi osobowymi. Wspólnie z właścicielami procesów wybierz sytuacje, które odzwierciedlają te obowiązki. Wykorzystaj te informacje do opracowania scenariuszy i ustalenia, które treści mogą być wspólne dla różnych ról.
