Udoskonalenie systemu do zarządzania wykonawcami i dostawcami w służbie zdrowia – Case study
W tym case study opisujemy rozwój specjalistycznej platformy zaprojektowanej w 2008 roku w celu wsparcia globalnego centrum usług IT. Pierwotnie była to wewnętrzna inicjatywa, która miała na celu uporządkowanie złożonych procesów zarządzania dostawcami i kontrahentami w środowisku IT skoncentrowanym na ochronie zdrowia. W 2018 roku zarządzanie platformą przeszło w ręce wyspecjalizowanego dostawcy usług, co umożliwiło dalsze jej udoskonalenia.
Model biznesowy centrum opierał się na pozyskiwaniu zasobów ludzkich od różnych dostawców w celu realizacji projektów dla partnerów biznesowych pod zarządzaniem operacyjnym centrum. To case study o systemie zarządzania dostawcami w opiece zdrowotnej podkreśla potrzebę wdrożenia solidnego systemu, który usprawniłby te procesy i zapewnił zgodność z przepisami w różnych regionach.
Wyzwania w zarządzaniu dostawcami w firmie z sektora zdrowotnego
Zarządzanie dostawcami i kontrahentami w branży zdrowotnej wiązało się z istotnymi wyzwaniami, głównie ze względu na konieczność przestrzegania lokalnych przepisów prawnych, podatkowych oraz skomplikowanych umów kontraktowych. To case study o systemie zarządzania dostawcami w opiece zdrowotnej opisuje początkowe podejście, które wymagało obsługi kilku kluczowych dokumentów poza platformą:
- Umowa ramowa: globalny kontrakt określający ogólne zasady.
- Zakres prac (SOW): definiował zakres i limity finansowe usług.
- Szczegółowe opisy usług: przedstawiały skład zespołu i specyfikę działań.
Po finalizacji umów, zlecenia zakupu były tworzone w zewnętrznym systemie i przypisywane do „kontenerów” w platformie, które zarządzały działalnością kontrahentów. Aktywności były śledzone za pomocą modułu ewidencji czasu pracy, a zatwierdzenia odbywały się na podstawie weryfikacji KPI, obejmując takie aspekty jak regularne godziny pracy, usługi dyżurne i nadgodziny.
Ten przykład systemu zarządzania dostawcami w opiece zdrowotnej pokazuje potrzebę wdrożenia kompleksowego rozwiązania, które zdigitalizowałoby te procesy, poprawiło wydajność, zapewniło zgodność z przepisami oraz obsłużyło kwestie finansowe, kompetencyjne i regionalne procesy onboardingowe i offboardingowe.
Rozwiązanie: Udoskonalenie systemu zarządzania dostawcami
To case study o systemie zarządzania dostawcami w służbie zdrowia przedstawia, jak platforma przeszła znaczące modernizacje, aby wprowadzić lokalizację funkcji, co pozwoliło dostosować procesy do wymogów regionów, w których podpisywano dokumenty. Kluczowe usprawnienia obejmowały:
- Obsługę walut i kursów wymiany: wsparcie różnych walut i kursów.
- Zgodność podatkowa: integracja z lokalnymi przepisami podatkowymi.
- Indywidualne dokumenty onboardingowe: dostosowanie NDA i innych dokumentów do wymagań regionu.
- Standardowe procesy offboardingowe: ujednolicenie procedur wyjścia kontrahentów.
- Przypisywanie obowiązkowych szkoleń: dopasowanie szkoleń do umiejętności i wymogów lokalnych.
- Organizacja podróży: współpraca z lokalnymi dostawcami w zakresie organizacji wyjazdów.
- Praktyki HR dostosowane do regionu: zapewnienie zgodności z lokalnymi standardami HR.
- Integracja z biurem pomocy technicznej: synchronizacja z lokalnymi zespołami wsparcia technicznego w zakresie sprzętu i potrzeb kontrahentów.
Ten przykład pokazuje, jak platforma sprostała wyzwaniom związanym z zarządzaniem dostawcami i kontrahentami w globalnym środowisku IT branży zdrowotnej.
Rezultaty: Efektywny i skalowalny system zarządzania dostawcami
Platforma obecnie zarządza około 8 000 kontrahentów i pracowników na trzech kontynentach. Dzięki współpracy z biurami zarządzania dostawcami, działami prawnymi, zakupów i kontroli finansowej, system zyskał funkcjonalności lokalizacyjne, które zapewniają zgodność z przepisami regionalnymi. To case study pokazuje, jak te usprawnienia usprawniły operacje, zwiększając jednocześnie wydajność i skalowalność.
Podsumowanie: Efektywność operacyjna i zgodność w globalnym systemie zarządzania dostawcami
To case study o systemie zarządzania dostawcami w opiece zdrowotnej ilustruje transformację platformy z narzędzia wewnętrznego w kompleksowe rozwiązanie. Dzięki lokalizacji funkcji i cyfrowej transformacji, system poprawił zgodność z przepisami oraz efektywność operacyjną w branży zdrowotnej. Ten przykład podkreśla znaczenie dostosowanych rozwiązań dla globalnych usług IT w sektorze ochrony zdrowia.
Zobacz inne case studies
Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć
Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes
