Case Study: Oprogramowanie do walidacji dokumentów dla EDMS

Tło: Zwiększenie produktywności zespołu dzięki EDMS w chmurze z użyciem oprogramowania do walidacji dokumentów

Klient posiadał EDMS, mający na celu zwiększenie efektywności zespołów w zarządzaniu elektronicznymi rekordami. Oprogramowanie do automatycznej weryfikacji dokumentów oferuje funkcje takie jak przechowywanie dokumentów, kontrola wersji, możliwość wyszukiwania, automatyzacja procesów, dostęp oparty na rolach oraz funkcje archiwizacyjne. Klient zgłosił się do naszego zespołu Quality z prośbą o walidację systemu.

Wyzwanie: Walidacja EDMS w chmurze: złożoność, ryzyko i zgodność

Walidacja EDMS wiązała się z szeregiem istotnych wyzwań, które wymagały starannego rozważenia i strategicznego planowania:

Złożoność wymagań systemowych: Jednym z pierwszych wyzwań było poradzenie sobie ze złożonością wymagań systemowych EDMS. Jako rozwiązanie chmurowe oferujące różnorodne funkcjonalności, takie jak przechowywanie dokumentów, kontrola wersji i automatyzacja procesów, system wymagał dogłębnego zrozumienia, aby zapewnić pełną walidację wszystkich aspektów.
Ocena i redukcja ryzyka: Przeprowadzenie kompleksowej oceny ryzyka było niezbędne, lecz stanowiło wyzwanie ze względu na kluczowość systemu i zastosowane technologie. Zbalansowanie szczegółowości z efektywnością strategii redukcji ryzyka wymagało starannego planowania i zaangażowania ekspertów z zespołu jakości TTMS.
Zgodność z normami regulacyjnymi: Zapewnienie zgodności z odpowiednimi normami regulacyjnymi wprowadzało kolejny poziom złożoności. EDMS musiał spełniać branżowe wytyczne, co wymagało starannego dokumentowania i walidacji procesów, aby efektywnie spełniać te standardy.

Rozwiązanie: Kompleksowe podejście do walidacji EDMS z użyciem oprogramowania do weryfikacji dokumentów online

Aby rozwiązać problemy związane z oprogramowaniem do walidacji dokumentów, zastosowano kompleksowe podejście:

Dokumentowanie przeznaczenia i profilu ryzyka: Pierwszym krokiem było dokładne udokumentowanie przeznaczenia oprogramowania oraz ocena jego profilu ryzyka, co było kluczowe dla całego procesu walidacji.
Strategia walidacji oparta na ryzyku: Zaproponowano spersonalizowane strategie walidacji, uwzględniające kluczowe czynniki takie jak krytyczność systemu, złożoność i zastosowane technologie. Zapewniono tym samym efektywną walidację zgodną z konkretnymi wymaganiami projektowymi.
Gromadzenie wymagań i wsparcie zgodności: Nasi specjaliści wspomagali proces gromadzenia konkretnych, mierzalnych i osiągalnych wymagań. Gdy było to stosowne, zapewniono stosowne standardy zgodności, co zapewniło przestrzeganie regulacji.
Rozwój strategii testowej: Nasi eksperci opracowali solidną strategię testową, biorąc pod uwagę profile ryzyka różnych funkcjonalności. Zastosowano różne rodzaje testów, takie jak nieustrukturyzowane testy eksploracyjne, testy skryptowe (pozytywne, negatywne, brzegowe) oraz testy bezpieczeństwa.
Wsparcie i kierowanie fazami operacyjnymi: Zapewniono wsparcie dla kluczowych procedur operacyjnych, w tym zarządzania zmianami, zarządzania incydentami oraz procesów tworzenia kopii zapasowych i ich przywracania. Celem było zapewnienie płynności działań po zakończeniu walidacji.
Pełne raportowanie: W trakcie fazy walidacji nasz zespół ułatwił przygotowanie szczegółowych raportów podsumowujących działania testowe i ich wyniki. Dokumentacja ta była kluczowa dla przejrzystości i zgodności.

Chcesz podobny projekt? Skontaktuj się z nami

Wynik: Zapewnienie niezawodności i zgodności EDMS z użyciem zautomatyzowanego oprogramowania do weryfikacji dokumentów

Głównym celem było zapewnienie, aby oprogramowanie do weryfikacji dokumentów spełniało wszystkie zamierzone wymagania, działało niezawodnie oraz przestrzegało rygorystycznych standardów bezpieczeństwa i zgodności. Podejście walidacji oparte na ryzyku usprawniło proces, skupiając wysiłki na kluczowych aspektach i minimalizując zbędne dokumentowanie.

Chcesz podobny projekt? Skontaktuj się z nami

Podsumowanie: Skuteczna walidacja EDMS z oprogramowaniem do weryfikacji dokumentów

Wnioski płynące z tego przykładu walidacji oprogramowania podkreślają staranność podejścia, jakie zastosował nasz zespół Quality w skutecznej walidacji EDMS klienta. Poprzez rozwiązanie złożonych wymagań systemowych, przeprowadzenie szczegółowej oceny ryzyka oraz zapewnienie zgodności z normami regulacyjnymi, skutecznie przeprowadziliśmy EDMS przez rygorystyczny proces walidacji.

Nasze zaangażowanie w strategię walidacji opartą na ryzyku optymalizowało nasze działania, koncentrując się na kluczowych funkcjonalnościach przy jednoczesnym minimalizowaniu zbędnego dokumentowania. W rezultacie EDMS nie tylko spełniał swoje zamierzone wymagania, lecz również działa niezawodnie, przestrzegając rygorystycznych zasad bezpieczeństwa oraz norm branżowych.

Jeżeli Twoja firma również korzysta z oprogramowania do weryfikacji dokumentów online skontaktuj się z naszym zespołem Quality w celu darmowej konsultacji.