Case study: Rozwój ekosystemu Salesforce w firmie instalacyjno-budowlanej CIUS UK

Tło

Nasz klient to brytyjska firma Connect It Utility Services UK (dalej: CIUS) działająca w branży budowlano-instalacyjnej. Głównym obszarem jej działalności jest:

Kompleksowa elektryfikacja (podłączenie prądu, montaż kabli i urządzeń) w nowo powstających inwestycjach mieszkaniowych i komercyjnych.
Instalacja i konserwacja systemów wodno-gazowych.
Budowa całych osiedli mieszkaniowych na zlecenie deweloperów.
Montaż stacji ładowania samochodów elektrycznych.

Wyzwanie

Firma potrzebowała stałego wsparcia programistów Salesforce, m.in. w zakresie usprawnienia rozliczania czasu pracy, zarządzania kosztami projektów oraz szeroko pojętej administracji kadrowej (HR). Dotychczas korzystała z Salesforce na bieżąco, a wraz z rosnącymi, specyficznymi potrzebami firmy pojawiła się potrzeba rozbudowy wewnętrznego zespołu i kompetencji. Firma stanęła przed następującymi kluczowymi wyzwaniami, które ograniczały efektywność operacyjną:

Rozproszony obieg informacji (Pracownicy terenowi korzystali z oddzielnych aplikacji do raportowania postępów prac. Działy HR i Administracji przechowywały dane pracowników w arkuszach Excel lub w niewystarczająco elastycznych wtyczkach połączonych z innymi systemami. Zewnętrzne zlecenia i dokumentacja projektowa – np. techniczne rysunki CAD, zdjęcia „przed i po” – były rozproszone w różnych folderach i e-mailach.)
Brak spójnego systemu do wycen i estymacji (Kosztorysy projektów – materiały, czas pracy, stawki godzinowe – były obliczane w różnych narzędziach, co często prowadziło do błędów w końcowej wycenie. Menedżerowie mieli utrudniony wgląd w rzeczywiste koszty versus planowane (tzw. forecasting)
Ograniczona funkcjonalność modułu HR (Dotychczas używana płatna wtyczka do zarządzania kadrami i urlopami nie zapewniała możliwości pełnego dostosowania pod specyficzne procesy klienta. Pracownicy chcieli mieć przejrzysty wgląd w swoje dane, takie jak urlopy, certyfikaty i uprawnienia. Zespół HR potrzebował automatycznych alertów o wygasających certyfikatach czy badaniach BHP.)
Brak pełnej kontroli w terenie (Field Service) (Monterzy i serwisanci pracujący przy podłączeniach mediów potrzebowali niezawodnego, mobilnego rozwiązania zintegrowanego z Salesforce, umożliwiającego monitorowanie dokładnego zakresu prac oraz prowadzenie dokumentacji fotograficznej. Kierownictwo chciało w czasie rzeczywistym widzieć aktualny status prac oraz informacje, które części projektu zostały już zrealizowane.)

Rozwiązanie i zakres działań

TTMS odpowiednio dobrał kandydatów (pod kątem wymaganych umiejętności i certyfikatów), którzy dołączyli do zespołu klienta w modelu team leasing. Uczestniczyli oni w codziennych spotkaniach oraz planowaniu projektu i pracowali nad modyfikacją i rozszerzeniem funkcjonalności systemu.

Field Service

Wsparcie we wdrożeniu i rozbudowie modułu Field Service Lightning, umożliwiającego technikom terenowym otrzymywanie listy zadań, raportowanie postępów oraz załączanie zdjęć.
Integracja z systemem GPS/śledzenia floty (Lightfoot), umożliwiająca lokalizację pojazdów.

Salesforce Mobile App Plus

Mobile App Plus – licencja rozszerzająca standardową mobilną aplikację Salesforce o moduł pozwalający na umieszczanie komponentów działających offline.
Stworzenie od podstaw komponentów umożliwiających pracę w terenie.
Widok kalendarza z listą zadań przypisanych do użytkownika.
Podgląd szczegółów zadań oraz dokumentów z nimi związanych.
Wdrożenie komponentu umożliwiającego podgląd plików PDF i zdjęć.
Podgląd aktualnych biuletynów (np. aktualności BHP), które pracownicy muszą przeczytać. W razie potrzeby mogą też podpisać dokument, potwierdzając jego przeczytanie.
Możliwość wypełniania różnych typów formularzy, np. dotyczących wykonanych prac lub służących do zgłaszania incydentów czy wypadków.
Podgląd certyfikatów i uprawnień przypisanych do użytkownika.
Konfiguracja offline’owej teczki, służącej do synchronizacji rekordów dostępnych bez połączenia z Internetem.

Dedykowany moduł HR

Stworzenie od podstaw konfigurowalnego rozwiązania HR w Salesforce, zastępującego płatną wtyczkę.
Wdrożenie logiki urlopowej, ewidencjonowanie godzin pracy oraz rejestrowanie danych osobowych i wynagrodzeń.
Dodanie funkcji śledzenia i przypominania o certyfikatach oraz szkoleniach (np. BHP, uprawnienia spawalnicze).
Obsługa procesu rekrutacji w systemie – od statusu „kandydata” do pełnego zatrudnienia, z płynnym przekształceniem danych w rekord pracownika.

Dedykowane procesy sprzedażowo-projektowe

Stworzenie narzędzi do wyceny projektów od podstaw.
Wsparcie działu ofertowego: rozszerzone kosztorysy dla nowych projektów (materiały, marże).
Automatyczne obliczanie i porównywanie planowanych kosztów z rzeczywistymi wydatkami (moduł prognozowania).
Integracja z zewnętrznym narzędziem do edycji plików PDF i podlgąd plików DWG (PDFTron), dzięki czemu kierownicy i technicy mogą nanosić uwagi na rysunkach bezpośrednio z poziomu Salesforce.

Optymalizacja procesów wsparcia (Service/Support)

Wdrożenie reguły Email-to-Case: maile do działu IT lub serwisu automatycznie generują zgłoszenia w Salesforce, co pozwala zespołowi śledzić statusy poszczególnych incydentów.
Powiązanie zadań z konkretnymi użytkownikami (HR, serwisanci, menedżerowie), aby przepływ informacji był szybszy i bardziej przejrzysty.

Projekt miał charakter długoterminowy (trwał ponad rok), a wsparcie nadal jest kontynuowane w formie bieżących modyfikacji i utrzymania systemu.

Główne korzyści i rezultaty

Dzięki bezpośredniemu zaangażowaniu i wiedzy programistów TTMS klient zyskał skalowalne, w pełni dostosowane do branży narzędzie oparte na Salesforce. Nasi specjaliści, pracując w modelu team leasing, opracowali i wdrożyli nowe moduły HR, usprawnili rozliczanie projektów oraz zintegrowali system z Field Service, zapewniając bieżący wgląd w pracę w terenie. Wszystkie te działania przyczyniły się do eliminacji rozproszenia danych, usprawnienia zarządzania zadaniami i pełnej kontroli kosztów, a ścisła współpraca z TTMS umożliwiła szybką adaptację systemu do zmieniających się potrzeb organizacji.

Centralizacja danych i procesów

Wszystkie informacje projektowe (kosztorysy, dokumentacja techniczna, integracja z flotą) oraz dane pracowników (urlopy, certyfikaty, rekrutacja) znajdują się w jednym systemie.
Kierownicy zyskali znacznie lepszą kontrolę nad budżetami i harmonogramami prac.

Automatyzacja i oszczędność czasu

Moduły Email-to-Case oraz HR wyeliminowały chaotyczną komunikację mailową, a automatyczne przypomnienia i akceptacje skróciły czas obsługi wniosków i zapytań.
Dzięki cyfrowym zapisom certyfikatów dział HR znacząco przyspieszył proces monitorowania uprawnień pracowników.

Precyzyjne i szybkie wyceny

Rozwiązanie do szacowania kosztów umożliwia sprawne tworzenie i aktualizowanie ofert dla klientów – uwzględnia stawki godzinowe, zużycie materiałów i projekty wieloetapowe.
Klienci mogą od razu zobaczyć różnice między planowanymi a rzeczywistymi kosztami, co ułatwia wyciąganie wniosków i zarządzanie budżetem w trybie rzeczywistym.

Mobilność i pełen wgląd w teren

Field Service Lightning usprawnił pracę monterów, którzy mają dostęp do przypisanych zadań i mogą dokumentować postępy na tabletach (online i offline).
Kierownictwo może szybko zweryfikować, które zadania zostały zrealizowane i kto dokładnie je wykonał (wraz ze zdjęciami „przed i po”).

Elastyczne moduły zamiast drogich wtyczek

Zastąpienie płatnej wtyczki HR własnym rozwiązaniem stworzonym od podstaw w Salesforce pozwoliło uniknąć dodatkowych opłat licencyjnych i rozszerzyć funkcjonalność zgodnie z indywidualnymi potrzebami klienta.

Jesteś zainteresowany wdrożeniem? Skontaktuj się z nami

Podsumowanie

Wdrożenie i rozwój Salesforce w CIUS UK to przykład na to, jak branża budowlano-instalacyjna może skorzystać na transformacji cyfrowej. Dzięki integracji modułów (Field Service, HR, kosztorysowanie) i połączeniu danych w jednym miejscu:

Poprawiono przejrzystość i rozliczalność projektów (kto, co, kiedy i za ile wykona).
Usprawniono zarządzanie kapitałem ludzkim (certyfikaty, uprawnienia, urlopy).
Zredukowano liczbę błędów i przyspieszono komunikację między działami.

Obecnie klient utrzymuje stały zespół deweloperów TTMS (model outsourcingu eksperckiego), którzy na bieżąco rozwijają system, dodając nowe funkcjonalności i odpowiadając na pojawiające się w firmie wyzwania. W planach jest dalsza automatyzacja procesów logistycznych (np. zarządzanie materiałami na placach budowy) oraz rozbudowa analityki w celu jeszcze lepszego prognozowania kosztów i rentowności projektów.