Studium przypadku: Cyfrowa transformacja działu sprzedaży z wykorzystaniem Salesforce
To studium przypadku opisuje udane wdrożenie Salesforce Sales Cloud w firmie Advatech – czołowym polskim integratorze systemów IT, zatrudniającym ponad 100 pracowników i posiadającym biura w całym kraju. Zakres projektu obejmował wdrożenie Salesforce Sales Cloud, stworzenie dedykowanych raportów oraz pełną integrację z narzędziami Microsoft 365, takimi jak Outlook i Teams.
Wdrożenie zostało zrealizowane we współpracy z Transition Technologies MS – zaufanym partnerem wdrożeniowym Salesforce. Cały proces został zakończony w zaledwie cztery miesiące, od października 2022 do stycznia 2023 roku, co świadczy o sprawnej i dobrze skoordynowanej współpracy między klientem a zespołem wdrożeniowym.
Wyzwanie
Advatech to firma z czołowej dziesiątki integratorów w Polsce. Jest jednym z liderów wśród dostawców pamięci masowych, rozwiązań wirtualizacyjnych i rozwiązań bezpieczeństwa w naszym kraju. W obliczu dynamicznego rozwoju i imponujących wyników (powyżej 450 mln zł obrotu w rekordowym roku), firma stanęła w obliczu wyzwań związanych z efektywnym zarządzaniem sprzedażą, które opierało się głównie o dane przetwarzane w arkuszach excel i przy wykorzystaniu spersonalizowanych, wewnętrznie tworzonych narzędzi.
Skalowanie organizacji i potrzeba dostępu do danych w czasie rzeczywistym wymusiły zmianę. „Excele rosły razem z firmą, aż w końcu stały się karkołomne w obsłudze. To było uciążliwe i nie dawało nam wglądu w dane na bieżąco” – mówi Radosław Wyglądacz, Dyrektor Handlowy Advatech.
Rozwiązanie
Wybór padł na Salesforce Sales Cloud, który – mimo konkurencyjnej oferty Microsoft Dynamics (w tym bezpłatnych licencji wynikających z partnerstwa technologicznego) – okazał się najlepszym rozwiązaniem pod względem elastyczności, potencjału rozwoju i wsparcia lokalnego.
TTMS jako partner wdrożeniowy przedstawił nie tylko atrakcyjną ofertę cenową, ale też dał się poznać jako zespół o głębokim zrozumieniu branży i specyfiki pracy integratorów IT.
Przebieg wdrożenia
Projekt wystartował jesienią 2022 r. z ambitnym planem – uruchomienia produkcyjnego na koniec stycznia 2023. Czas wdrożenia przypadł na najbardziej intensywny okres w branży, czyli Q4. Kluczowe etapy:
- Etap 0: Proof of Concept – analiza arkuszy sprzedażowych i weryfikacja możliwości systemu.
- Etap 1: Analiza przedwdrożeniowa – październik–listopad 2022.
- Etap 2: Wdrożenie – 5 iteracji tygodniowych, z cotygodniowym testowaniem i feedbackiem.
- Etap 3: Testy końcowe i docelowe poprawki – grudzień – styczeń.
- Start produkcyjny – luty 2023.
TTMS działał w modelu zwinnym.
Zakres customizacji
Wdrożenie objęło znacznie więcej niż klasyczny CRM. Salesforce został rozbudowany o elementy rachunkowości zarządczej:
- Pełna ewidencja kosztów i przychodów na poziomie szans sprzedażowych.
- Automatyczne raportowanie i kalkulacja premii.
- Integracja z systemem fakturowania i obsługi projektów.
„To już nie tylko CRM. To narzędzie wspierające zarządzanie finansowe całego działu handlowego” – podkreśla Radosław Wyglądacz, Dyrektor Handlowy, Advatech.
Rezultaty
- Dostęp do danych w czasie rzeczywistym dla całej organizacji, nie tylko handlowców.
- Automatyzacja raportowania miesięcznego – koniec z kopiowaniem danych z Excela.
- Pełna kontrola nad projektami – od sprzedaży po realizację i rozliczenia.
- Usprawnienie komunikacji wewnętrznej – integracja z MS Teams i Outlook.
- Skrócenie czasu spotkań wewnętrznych dzięki przejrzystości danych.
- Umożliwienie samodzielnego dostępu do informacji przez dział techniczny, marketing, administrację i księgowość.
Opinie klienta
„System dokładnie odwzorował nasze procesy. Użytkownicy intuicyjnie się w nim odnaleźli – już po pierwszym miesiącu widzieliśmy efekt ‘wow’, także u Prezesa.” – Radosław Wyglądacz, Dyrektor Handlowy, Advatech
“Najważniejszy element w osiągnięciu celu? Ludzie. Zaangażowanie po obu stronach – to ono przesądziło o sukcesie wdrożenia.” – Robert Klepak, Project Manager, Advatech
Podsumowanie
Wdrożenie Salesforce w Advatech to przykład wzorcowej współpracy między dojrzałą organizacją, a zaufanym partnerem technologicznym. Dzięki elastyczności systemu i modelowi agile, w ciągu zaledwie 4 miesięcy powstało rozwiązanie, które zmieniło sposób pracy nie tylko działu handlowego ale także znacząco poprawiło efektywność działania całej organizacji.
Zobacz pozostałe case studies
Gotowy, by przenieść swój biznes na wyższy poziom?
Jak możemy pomóc?
