Case Study: Spersonalizowany system zarządzania finansami w międzynarodowej organizacji

Wyzwanie: Złożony system zarządzania finansami do planowania budżetu dla dużej liczby pracowników

Planowanie budżetu, znane jako „Demand”, było trudnym zadaniem z kilku powodów:

Liczba pracowników wynosiła około 10,000 osób, w tym:
– Stali pracownicy
– Kontraktorzy na zasadach Time and Material (T&M)
– Kontraktorzy na zasadach Fixed Price (FP)
Do uwzględnienia było około 12 typów zmiennych kosztów, w tym nadgodziny, podróże i opłaty za oprogramowanie.
Istniejące narzędzie do planowania budżetu było trudne w użyciu i wymagało zarządzania budżetami dla około 600 kodów struktury podziału pracy (WBS).
Z powodu tej złożoności wielu menedżerów korzystało z arkuszy Excel do planowania. Chociaż Excel jest łatwy w użyciu, wymagał dużo wysiłku na utrzymanie.

Powyższy przykład systemu do zarządzania finansami opisuje sytuacje i typowe wyzwania, z którymi wciąż boryka się wiele przedsiębiorstw.

Rozwiązanie: Wdrożenie systemu zarządzania finansami z automatycznym planowaniem budżetu i narzędziami synchronizacji

W 2018 roku nasz klient uruchomił nowy system o nazwie Demand FMI (Financial Model Improvement) po ścisłej współpracy z zespołem kontrolingu finansowego. Ten przykład systemu zarządzania finansami oferował kilka kluczowych funkcji:

Automatyczne obliczanie budżetu:
– Budżety były automatycznie obliczane dla pracowników i kontraktorów na podstawie ich loginów, kraju i pełnoetatowego równoważnika (FTE).
– Jeśli konkretne osoby nie były jeszcze znane, system mógł generować budżety na podstawie umiejętności i kraju, z uwzględnieniem stawek odzwierciedlających potencjalne koszty.
Uproszczone planowanie różnych kosztów:
– Obejmuje to koszty usług FP/zarządzanych oraz zmienne koszty, takie jak dyżury, nadgodziny, opłaty za platformy i podróże.
Miesięczne plany budżetu:
– Budżety były organizowane w miesięczne plany na wybrany rok.
– Te plany były automatycznie sumowane i synchronizowane z zewnętrznym narzędziem do budżetowania o nazwie Perform.
Planowanie długoterminowe:
– Plany mogły być tworzone na bieżący rok i do trzech lat w przyszłość.
– Wspierało to wewnętrzne działania klienta w zakresie długoterminowego planowania budżetu.
Dokładne śledzenie kosztów:
– Po zamknięciu modelu finansowego, rzeczywiste koszty poniesione w trakcie realizacji budżetu zastępowały planowane budżety i były ponownie synchronizowane z narzędziem Perform, zapewniając dokładne śledzenie.

Chcesz podobny projekt? Skontaktuj się z nami

Wynik: Uproszczone i precyzyjne planowanie budżetu zwiększa efektywność

Organizacja powróciła do korzystania z dedykowanego narzędzia do planowania Demand, które stało się prostsze i bardziej precyzyjne. To usprawnienie ułatwiło analizę finansową i identyfikację potencjalnych oszczędności, zwiększając tym samym ogólną efektywność zarządzania budżetem.

Chcesz podobny projekt? Skontaktuj się z nami

Wnioski: Ulepszony system zarządzania finansami poprawia planowanie budżetu i efektywność

Wprowadzenie Demand FMI znacząco poprawiło proces planowania budżetu dla jednostek organizacyjnych klienta. Dzięki automatyzacji i uproszczeniu obliczeń budżetowych oraz integracji z zewnętrznym narzędziem do budżetowania, nasz klient był w stanie usprawnić planowanie finansowe, zmniejszyć zależność od uciążliwych arkuszy kalkulacyjnych i zwiększyć dokładność oraz efektywność zarządzania finansami. To studium przypadku o systemie zarządzania finansami podkreśla znaczenie dostosowanych narzędzi zarządzania finansami w wspieraniu złożonych potrzeb organizacyjnych i napędzaniu efektywności operacyjnej.

Jeżeli zainteresował Cię wspomniany wyżej przykład systemu zarządzania finansami skontaktuj się z naszymi specjalistami i umów się na darmową konsultację.