Case Study: Poprawa spersonalizowanego systemu zarządzania finansami w globalnej organizacji
W tym case study o systemie zarządzania finansami każda jednostka organizacyjna w firmie naszego klienta odpowiedzialna za świadczenie usług dla wewnętrznych partnerów biznesowych musi planować budżet na bieżąco. Zadanie to należy do menedżerów dostarczania usług, którzy muszą uwzględniać różne rodzaje kosztów i zasobów.
Wyzwanie: Złożony system zarządzania finansami do planowania budżetu dla dużej liczby pracowników
Planowanie budżetu, znane jako „Demand”, było trudnym zadaniem z kilku powodów:
- Liczba pracowników wynosiła około 10,000 osób, w tym:
– Stali pracownicy
– Kontraktorzy na zasadach Time and Material (T&M)
– Kontraktorzy na zasadach Fixed Price (FP) - Do uwzględnienia było około 12 typów zmiennych kosztów, w tym nadgodziny, podróże i opłaty za oprogramowanie.
- Istniejące narzędzie do planowania budżetu było trudne w użyciu i wymagało zarządzania budżetami dla około 600 kodów struktury podziału pracy (WBS).
- Z powodu tej złożoności wielu menedżerów korzystało z arkuszy Excel do planowania. Chociaż Excel jest łatwy w użyciu, wymagał dużo wysiłku na utrzymanie.
Powyższy przykład systemu do zarządzania finansami opisuje sytuacje i typowe wyzwania, z którymi wciąż boryka się wiele przedsiębiorstw.
Rozwiązanie: Wdrożenie systemu zarządzania finansami z automatycznym planowaniem budżetu i narzędziami synchronizacji
W 2018 roku nasz klient uruchomił nowy system o nazwie Demand FMI (Financial Model Improvement) po ścisłej współpracy z zespołem kontrolingu finansowego. Ten przykład systemu zarządzania finansami oferował kilka kluczowych funkcji:
- Automatyczne obliczanie budżetu:
– Budżety były automatycznie obliczane dla pracowników i kontraktorów na podstawie ich loginów, kraju i pełnoetatowego równoważnika (FTE).
– Jeśli konkretne osoby nie były jeszcze znane, system mógł generować budżety na podstawie umiejętności i kraju, z uwzględnieniem stawek odzwierciedlających potencjalne koszty. - Uproszczone planowanie różnych kosztów:
– Obejmuje to koszty usług FP/zarządzanych oraz zmienne koszty, takie jak dyżury, nadgodziny, opłaty za platformy i podróże. - Miesięczne plany budżetu:
– Budżety były organizowane w miesięczne plany na wybrany rok.
– Te plany były automatycznie sumowane i synchronizowane z zewnętrznym narzędziem do budżetowania o nazwie Perform. - Planowanie długoterminowe:
– Plany mogły być tworzone na bieżący rok i do trzech lat w przyszłość.
– Wspierało to wewnętrzne działania klienta w zakresie długoterminowego planowania budżetu. - Dokładne śledzenie kosztów:
– Po zamknięciu modelu finansowego, rzeczywiste koszty poniesione w trakcie realizacji budżetu zastępowały planowane budżety i były ponownie synchronizowane z narzędziem Perform, zapewniając dokładne śledzenie.
Wynik: Uproszczone i precyzyjne planowanie budżetu zwiększa efektywność
Organizacja powróciła do korzystania z dedykowanego narzędzia do planowania Demand, które stało się prostsze i bardziej precyzyjne. To usprawnienie ułatwiło analizę finansową i identyfikację potencjalnych oszczędności, zwiększając tym samym ogólną efektywność zarządzania budżetem.
Sprawdź całą ofertę TTMS w rozwoju oprogramowania dla branży farmaceutycznej.
Wnioski: Ulepszony system zarządzania finansami poprawia planowanie budżetu i efektywność
Wprowadzenie Demand FMI znacząco poprawiło proces planowania budżetu dla jednostek organizacyjnych klienta. Dzięki automatyzacji i uproszczeniu obliczeń budżetowych oraz integracji z zewnętrznym narzędziem do budżetowania, nasz klient był w stanie usprawnić planowanie finansowe, zmniejszyć zależność od uciążliwych arkuszy kalkulacyjnych i zwiększyć dokładność oraz efektywność zarządzania finansami. To studium przypadku o systemie zarządzania finansami podkreśla znaczenie dostosowanych narzędzi zarządzania finansami w wspieraniu złożonych potrzeb organizacyjnych i napędzaniu efektywności operacyjnej.
Zobacz inne case studies
Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć
Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes
