Home •Blog
TTMS Blog
Świat okiem ekspertów IT.
Sortuj po tematach
AML na rynku sztuki – automatyzacja dla bezpiecznych i przejrzystych transakcji
AML in the Art Market: Automation for Safe and Transparent Transactions Did you know that criminals launder an estimated $3 billion through art each year? The global art market – worth over $65 billion annually – has long been a target for illicit finance. Fraudsters and kleptocrats have taken advantage of the art world’s secrecy and soaring prices to turn “dirty” money into legitimate assets. This article explores why art is so attractive for money laundering and how European anti-money laundering (AML) laws – particularly the 5th AML Directive – impose new duties on art galleries and auction houses. We’ll also discuss the serious risks of non-compliance and how automation can help art businesses meet their AML obligations, ensuring safer, more transparent transactions. Why the Art Market Attracts Money Launderers The art market’s allure for money launderers comes down to its unique combination of high value and opacity. A painting or sculpture can be worth millions yet is easily portable and concealable. In fact, art is often described as an “ideal playground for money laundering”. Here are some key reasons why criminals turn to art: Anonymity and secrecy: Art sales have traditionally been private, with buyers and sellers able to remain anonymous through shell companies or agents. Until recently, dealers and auction houses had no legal obligation to identify clients or report suspicious activities, allowing illicit actors to operate in the shadows. High-value, portable assets: Artworks pack immense value into a small package – a single painting can be worth tens of millions. These assets can be moved across borders or kept in offshore storage with little detection. For example, small collectibles like rare coins or antiquities can be smuggled easily, making art a convenient vehicle to transfer wealth secretly. Subjective pricing: There’s no fixed “market price” for a masterpiece – value is in the eye of the beholder. This subjectivity lets criminals manipulate prices to launder funds. They might overpay for a piece using dirty money and later sell it for a “clean” profit, or trade art at an inflated or deflated price between colluding parties to obscure the money trail. Free ports and storage: Valuable art is often stored in tax-free port warehouses (in jurisdictions like Geneva or Monaco) that offer high security and anonymity. Art can sit in a free port for years “in transit,” changing ownership on paper without ever leaving the warehouse. This makes it easy to conduct secret transactions beyond the reach of most regulators. Cash purchases and intermediaries: Traditionally, art deals could be done in cash, and auction houses often dealt with intermediaries rather than the ultimate buyer. This meant the true source of funds could be obscured. Many major auction houses historically did not ask for the identity of the actual client or ultimate beneficial owner (UBO) behind a purchase. Such gaps have been exploited by money launderers to inject illicit cash into the art trade without scrutiny. These factors have led to notorious cases where art was used to launder money. In one U.S. case, drug traffickers accepted 33 paintings as payment for narcotics and planned to resell them to “clean” the money, a scheme that landed the perpetrators in prison. As law enforcement notes, the volume of questionable transactions in the art market is noticeably higher than in other sectors. Recognizing this vulnerability, authorities worldwide have begun closing the loopholes that made art a safe haven for illicit funds. EU AML Legislation: 5AMLD and the Art Sector In the European Union, regulators responded to the art market’s money-laundering risks by extending AML laws to art businesses. The Fifth Anti-Money Laundering Directive (5AMLD), which took effect January 2020, explicitly brought art dealers, galleries, and auction houses into the scope of AML regulation. Under 5AMLD’s definition, any “persons trading or acting as intermediaries in the trade of works of art, including when carried out by art galleries and auction houses,” as well as those storing or trading art in free ports, are considered “obliged entities” when transactions exceed €10,000. In practice, this means if you operate in the EU art market and engage in high-value sales (even as a series of linked transactions), you must follow the same AML requirements as banks and other financial institutions. Crucially, EU legislation requires a risk-based approach to AML in the art sector. Galleries and auction houses must assess the risk of money laundering in each transaction and client relationship, focusing more effort on higher-risk cases (such as unusual payments or politically exposed buyers). The 4th AML Directive had already covered businesses receiving large cash payments (≥ €10,000), but 5AMLD went further by targeting the art trade’s particular vulnerabilities. In short, anonymity is no longer an acceptable norm – European law now requires art market participants to disclose buyer and seller identities and scrutinize the source of funds. It’s also worth noting the Sixth Anti-Money Laundering Directive (6AMLD), which EU member states implemented starting 2021, strengthens penalties and enforcement. 6AMLD harmonizes the definition of money laundering across the EU and imposes tougher punishments on individuals and companies involved. For example, it sets a minimum prison term (often around four years) for serious money laundering offenses and can hold companies liable for facilitating money laundering. Together, 5AMLD and 6AMLD send a clear signal: art businesses in Europe must take AML compliance seriously, or face severe consequences. Key AML Obligations for Galleries and Auction Houses Under these EU directives (and equivalent UK regulations for British art market participants), galleries and auction houses now have concrete AML duties. In practice, art businesses must establish internal compliance programs similar to those in finance. The key obligations include: Client due diligence (CDD): Verify the identity of clients and collect relevant information before completing a sale. This “Know Your Customer” process means obtaining official ID documents, proof of address, and understanding the nature of the client’s business and funds. If the client is a company or buying through an agent, the gallery must identify the ultimate beneficial owner (UBO) – the real person behind the transaction – and verify their identity. Risk assessment and ongoing monitoring: Evaluate each client and transaction for risk factors (e.g. unusually high-value purchases, payments from high-risk countries, politically exposed persons) and apply proportional scrutiny. After onboarding, continue to monitor transactions for any red flags. Large or complex transactions that lack obvious economic rationale should prompt further inquiry into the source of funds. Galleries should also pay attention to any changes in a client’s profile or behavior over time. Screening against sanctions and PEP lists: Check clients’ names against international sanctions lists and databases of politically exposed persons (PEPs) as part of due diligence. If a collector is a sanctioned individual or a high-profile political figure, enhanced due diligence and potentially rejecting the transaction may be required. Similarly, scanning for adverse media (negative news) about clients can reveal involvement in fraud, corruption, or other crimes that pose money-laundering risk. Record-keeping: Maintain detailed records of transactions, customer identification data, and the steps taken to comply with AML requirements. EU rules typically require keeping these records for at least five years. This includes copies of IDs, invoices, contracts, provenance documentation, and internal notes on risk assessments. Good record-keeping ensures transparency and is invaluable if investigators ever scrutinize a transaction. Reporting obligations: If a transaction or client activity looks suspicious or involves funds known or suspected to be criminal in origin, the business must file a Suspicious Activity Report (SAR) with the national Financial Intelligence Unit. This legal duty is akin to the reporting that banks do. Additionally, any cash transactions above certain thresholds (e.g. €10,000) should be reported when required. Prompt reporting shields the gallery/auction house from liability and aids law enforcement in tracking illicit networks. To fulfill these obligations, art market participants should also appoint an AML compliance officer and train their staff on compliance procedures. Employees must be trained to spot red flags – such as a buyer refusing to provide information, insisting on paying in cash, or using an overly complex ownership structure for a purchase. Ultimately, a culture of compliance and ethical conduct is now an expected part of the art business. By conducting proper due diligence and documentation, galleries and auctioneers not only follow the law but also help protect the integrity of the art market. Operational and Reputational Risks of Non-Compliance Failing to comply with AML laws can be disastrous for an art business. The immediate risk is legal: authorities can impose hefty fines, revoke licenses, and even pursue criminal charges if a gallery or auction house is found complicit (even unwittingly) in money laundering. Under EU rules, those involved in laundering schemes can face prison sentences – 6AMLD mandates stricter penalties, including possible minimum prison terms for serious offenses. In some jurisdictions, individuals have been sentenced to years in jail for art-related money laundering conspiracies. Regulators are actively enforcing the new rules; for example, in the UK more than 30 art businesses were fined within two years of the 2020 law for failing to register or comply with AML requirements. The message is clear: non-compliance is not treated lightly. Beyond fines and legal sanctions, consider the reputational damage that comes with an AML scandal. The art world operates on trust and reputation. If a gallery becomes known as a hub for shady transactions, it risks losing the confidence of legitimate clients, banks, and partners. Reputation loss can lead to a swift downturn in business – collectors will shy away, fearful of being tainted by association. As experts note, rebuilding trust after such damage can take years. Moreover, employees may quit and talent may be harder to attract if the company’s name is sullied. In short, the cost of non-compliance far outweighs the investment needed to build a solid AML program. By contrast, those who comply demonstrate integrity and due care, which can become a competitive advantage in an increasingly transparency-conscious market. Automation: Supporting Safe and Transparent Transactions Keeping up with AML compliance can seem daunting, especially for smaller galleries and auction houses with limited staff. This is where automation and technology-driven solutions make a difference. By digitizing and streamlining compliance workflows, art businesses can meet regulatory requirements efficiently and accurately. In fact, regulators and industry groups encourage the use of technology to strengthen AML controls in the art trade. Here’s how automation supports compliance: Digital client onboarding: Instead of relying on paper forms and manual ID checks, galleries can use secure online platforms to onboard clients. Clients can submit identification documents electronically, which can be verified instantly using AI-powered tools or databases. This not only speeds up the process but also catches fake IDs or inconsistencies more reliably. A digital audit trail is created for each customer, showing exactly when and how their identity was verified – useful evidence of compliance. Automated screening and due diligence: Compliance software can automatically screen new clients against sanctions lists, PEP lists, and watchlists in real time. It can also pull in adverse media results on a client with a click. By automating these database checks, art businesses ensure no client is overlooked and that risk-relevant information (like a buyer’s political exposure or a negative news article) is surfaced immediately. Sophisticated platforms even assign a risk score to clients based on factors like country of origin, transaction size, and profile, guiding the business on when to apply enhanced due diligence. Transaction monitoring systems: For auction houses managing numerous sales, software can monitor transactions and flag patterns that might indicate money laundering. For example, splitting a large payment into smaller ones, or rapid resales of a high-value piece, would trigger alerts. Rules can be set to catch anomalies (e.g. a purchase far above the estimated value, or a client buying art inconsistent with their known wealth profile). Automated alerts allow compliance officers to investigate timely. This kind of continuous monitoring is difficult to achieve manually, but machines excel at scanning data for irregularities 24/7. Secure record-keeping: An AML software solution provides centralized record-keeping where all client due diligence files, risk assessments, and transaction records are stored securely. Instead of shuffling through filing cabinets, compliance staff can retrieve any record in seconds. Built-in retention schedules ensure you keep data as long as legally required. In the event of an audit or inspection, having well-organized digital records dramatically reduces the effort to demonstrate compliance. It also helps in maintaining consistency – for instance, ensuring every high-value sale has an ID on file and a recorded source of funds check. By leveraging automation in these ways, galleries and auctioneers can turn a compliance burden into a business strength. Technology reduces human error and frees up staff time, allowing compliance officers to focus on analyzing truly suspicious cases rather than getting bogged down in paperwork. It also gives owners peace of mind that nothing will “slip through the cracks” – the system will flag missing information or unusual behavior automatically. In an industry where regulations are evolving, an automated solution can be updated to keep pace with new rules, ensuring continuous compliance without constant retraining. AMLTrack – AML automation tailored for the art market AMLTrack is a compliance platform developed by TTMS in partnership with the law firm Sawaryn & Partners, designed to automate key anti-money laundering processes for obliged entities, including galleries and auction houses. The system streamlines client due diligence by verifying identities, checking customers against international sanctions and PEP lists, and retrieving data from official registers (such as KRS, CEIDG, and CRBR in Poland). It also supports risk assessment, generates compliance reports, and securely archives all actions to ensure full audit readiness. By minimizing human error and reducing the burden of manual checks, AMLTrack enables art market participants to meet EU AML requirements more efficiently, safeguard their reputation, and protect their businesses from regulatory penalties. Ultimately, embracing digital AML tools helps art businesses fulfill the dual mandate of safety and transparency. It reassures clients that your gallery or auction house is a reputable, law-abiding place to do business, while making it far harder for criminals to exploit your platform. As the EU’s AML directives have shown, the era of art market opacity is ending. Galleries and auction houses that invest in compliance – and smart automation – are not only avoiding penalties, they are protecting their reputation and contributing to a cleaner, more transparent art market for all. Do all galleries and auction houses in the EU need to comply with AML regulations? Yes. Under the EU’s 5th Anti-Money Laundering Directive (5AMLD), all galleries, auction houses, and art dealers involved in transactions exceeding €10,000 must implement comprehensive AML procedures. This requirement applies to individual sales as well as multiple linked transactions totaling that amount or more. What specific AML obligations do art market businesses have under EU law? Art businesses must carry out client due diligence (CDD), verify the identity of buyers and beneficial owners, screen clients against sanctions and politically exposed persons (PEP) lists, monitor transactions for suspicious activity, maintain detailed records, and report suspicious transactions to financial authorities. What makes the art market particularly attractive for money laundering? The art market offers a combination of high-value assets, portability, privacy, and subjective valuation—ideal conditions for concealing and transferring illicit funds. Historically limited regulatory oversight and opaque transactions have further attracted criminals looking to legitimize illegal wealth. Can AML automation really help smaller galleries comply with EU regulations? Yes. Automation significantly simplifies compliance processes for galleries and auction houses of all sizes. Digital tools streamline client onboarding, automate identity checks, continuously monitor transactions, and ensure robust record-keeping, helping even small businesses meet complex regulatory requirements without needing extensive compliance teams. What happens if an art gallery or auction house does not comply with AML regulations? Non-compliance with AML rules can result in severe financial penalties, legal sanctions, and potentially criminal charges under EU laws like 6AMLD. Beyond legal consequences, businesses risk serious reputational damage, loss of client trust, reduced market opportunities, and difficulties restoring their standing within the art community.
Czytaj
6AMLD i nowe Rozporządzenie AML UE: co oznacza dla biznesu
The European Union has been steadily tightening its anti-money laundering (AML) laws. The Sixth Anti-Money Laundering Directive (6AMLD) is already in force, and an ambitious new EU AML Regulation has been adopted and will apply from July 2027. Together, these measures bring significant changes for businesses across all sectors. Below, we break down the key points and practical implications of 6AMLD and the new AML Regulation for companies operating in the EU. Understanding 6AMLD: A New Level of Enforcement and Liability 6AMLD was introduced to strengthen and harmonize AML rules across EU member states. It had to be transposed into national laws by December 2020, with firms expected to comply by June 2021. Unlike prior directives, 6AMLD focuses heavily on closing legal loopholes and ensuring criminals (and complicit businesses) face tougher consequences. The main changes under 6AMLD include: Cross-Border Crime Prosecution: 6AMLD makes it easier to prosecute money laundering that spans multiple countries. It compels EU states to cooperate more effectively and allows offenses committed in different jurisdictions to be prosecuted in a single member state. Importantly, for certain serious crimes (e.g. terrorism, trafficking, organized crime), EU countries must treat them as money-laundering predicate offenses even if the conduct isn’t illegal where it occurred. This elimination of the “dual criminality” loophole means money launderers can no longer hide behind differences in national laws. Unified Predicate Offenses: The directive defines a single harmonized list of 22 predicate offenses (underlying crimes) that constitute money laundering across all EU states. New categories like environmental crime, cybercrime, and insider trading have been added to reflect modern criminal risks. Businesses must ensure their compliance programs can detect transactions linked to any of these predicate offenses, as the risk landscape has broadened. Corporate Criminal Liability: One of the most impactful changes is that legal persons (companies and partnerships) can now be held criminally liable for money laundering. If a company fails to prevent a “directing mind” (e.g. an executive or person of authority) from engaging in money laundering, the company itself can be prosecuted. Business leaders and those in positions of control may be personally accountable for lapses in supervision or controls that enable laundering. Essentially, the burden of proof is now on the company to show it took sufficient steps to prevent money laundering within the organization. This shift greatly raises the stakes for management to maintain effective AML controls. Tougher Penalties: 6AMLD mandates harsher punishments for money laundering offenses. EU Member States must impose a minimum four-year prison term for individuals convicted of money laundering (up from the previous one-year minimum). Companies convicted of involvement can face steep fines and even sanctions like temporary bans on business, exclusion from public funding, or permanent shutdowns of business operations. These tougher penalties aim to ensure AML violations are met with “effective, proportionate and dissuasive” sanctions across the EU. Criminalizing Aiding and Abetting: The directive broadens the scope of AML offenses to include aiding, abetting, inciting, and attempting to commit money laundering. So-called “enablers” – anyone who helps or tries to help launder money – can now be prosecuted as criminals, even if they didn’t personally benefit financially. For businesses, this means employees, partners, or contractors who facilitate money laundering (even indirectly) expose themselves and the company to liability. Firms must be vigilant that they are not unwittingly assisting clients or associates in illicit schemes. Practical compliance impact of 6AMLD: With 6AMLD in force, businesses have had to tighten their AML compliance programs significantly. The extension of criminal liability to companies and managers has made it imperative to identify and fix any compliance gaps quickly. Companies should update their AML/CFT policies, procedures, and training to cover the expanded list of predicate crimes and the new offense of aiding and abetting. Internal controls and oversight mechanisms (e.g. internal audits, managerial sign-offs) need strengthening to meet the higher bar of accountability. In many cases, firms are upgrading their monitoring systems and deploying specialist RegTech solutions to better detect suspicious activity. (For example, using advanced compliance software like AML Track can help companies continuously monitor transactions and beneficial owners, ensuring no red flags are missed.) Overall, 6AMLD’s message is clear: AML compliance is no longer just a legal formality, but a core corporate responsibility. Business leaders must foster a culture of compliance, as regulators now have more power to punish organizations and individuals for AML failings. The New EU AML Regulation: One Rulebook for All Members While 6AMLD is the last of the EU’s AML directives, it has already been complemented by a far-reaching EU AML Regulation adopted in 2024. In 2024, the EU adopted an AML reform package, including a new regulation that will apply from July 2027. Unlike a directive, an EU regulation is directly applicable in all member states without the need for national legislation, creating a single harmonized rulebook for AML. This regulation (officially Regulation (EU) 2024/1624), adopted in 2024 and applying from July 2027, will replace the existing 4th and 5th AML Directives and any national variations. What does the new AML Regulation introduce? In essence, it elevates and unifies AML requirements across Europe, closing gaps and ensuring consistency. Key changes that businesses should prepare for include: Stricter Customer Due Diligence (CDD): Firms will face enhanced due diligence obligations under the AML Regulation. Companies must more precisely identify and continuously monitor the beneficial owners of their customers and business partners. This means keeping up-to-date information on who ultimately owns or controls client companies, and tracking any changes. In addition, suspicious activity reporting will be under tighter timelines – regulators are imposing a deadline of five working days for obliged entities to respond to Financial Intelligence Unit (FIU) information requests. In practice, businesses need to speed up internal investigations and reporting of suspicious transactions. Even cryptocurrency transactions face greater scrutiny: the regulation explicitly extends enhanced due diligence requirements to crypto-asset service providers, meaning crypto exchanges and similar platforms must follow the same rigorous CDD and monitoring standards as banks. Caps on Cash Transactions: Large cash transactions will be curtailed across the EU to reduce money laundering via cash. The regulation sets an EU-wide upper limit of €10,000 for cash payments in business transactions. Any payment above €10k in cash will be illegal, and member states can opt to enforce even lower national limits. Furthermore, for any cash transaction of €3,000 or more, businesses will be required to verify the customer’s identity and record the details. These measures mean that sectors dealing in high-value goods (e.g. luxury car dealers, jewelers, art sellers) will need to implement strict controls on accepting cash. Companies should update their payment policies and train staff to enforce the new cash caps, where applicable, to ensure all large payments are traceable through banks or other regulated channels. Expanded Scope of Regulated Entities: The new rules bring more businesses under AML obligations. The AML Regulation broadens the definition of “obliged entities” (those legally required to implement AML controls) to include sectors and activities that were previously outside the AML net. Notably, crypto-asset service providers, crowdfunding platforms, real estate and art intermediaries, professional football clubs and agents, and high-value goods dealers (e.g. trade in precious metals or gemstones) are explicitly added to the AML regime. Even some professions like lawyers and accountants were already covered under prior directives; now the net is cast wider to capture emerging risk areas. While there is room for exemptions for very low-risk scenarios, generally more businesses than ever before must establish AML programs. If your company operates in one of these newly included industries, you will need to set up internal procedures for customer due diligence, record-keeping, and suspicious activity reporting, if you haven’t already. Even businesses that remain outside the formal list should be aware that large, unusual transactions could still trigger scrutiny under general criminal laws. Harmonized Beneficial Ownership Rules: The new framework standardizes how companies must identify and report beneficial owners (the persons who ultimately own or control an entity). Across the EU, a beneficial owner will be uniformly defined as anyone owning 25% or more of a company’s shares or voting rights, or otherwise exercising control. Previously, some countries had slightly different thresholds (e.g. “more than 25%”); the new 25% rule is clear-cut and consistent. In high-risk sectors, the European Commission can even lower the threshold to 15%, forcing identification of any owners above that lower limit. For businesses, this means compliance teams must be diligent in collecting ownership information down to these thresholds for all clients and perhaps re-papering some existing client files to meet the new criteria. Moreover, authorities are going to actively verify beneficial ownership data: under the parallel 6th AML Directive in the package, national authorities must continuously check the accuracy of information in beneficial ownership registers and interlink these registers across Europe. A centralized European access point will allow regulators to quickly retrieve ownership info across borders. The practical upshot is that it will be much harder for true owners to hide behind complex corporate structures – and companies must ensure that the ownership information they report to regulators is correct and kept up to date. New EU AML Authority (AMLA): A major institutional change is the creation of a European Anti-Money Laundering Authority (AMLA) based in Frankfurt. From 2025, AMLA will start building its capacity, and by 2026-2027 it will be fully operational. This agency will have direct supervisory powers over certain high-risk, cross-border financial institutions (up to 40 of the largest banks and fintechs in the EU) and will coordinate supervision for the broader financial and non-financial sectors. For most businesses, AMLA’s impact will be indirect but significant: it will set unified regulatory standards (by issuing guidelines, technical standards, etc.) and ensure national regulators enforce the rules consistently. If a national supervisor is too lax, AMLA can step in. The presence of a central authority means that large multinational firms might be overseen at the European level, and even smaller companies will feel the effects of more consistent, rigorous supervision standards across the board. In short, the era of “light-touch” AML oversight in any EU country is coming to an end, leveling the playing field for compliance. International businesses should welcome the consistency – but also be prepared for closer scrutiny. Practical Implications and Next Steps for Businesses A Uniform EU Compliance Framework The new AML Regulation will create a more uniform compliance environment across all member states. For businesses operating in multiple EU countries, this is a positive change – it will simplify compliance by aligning requirements and removing the need to navigate differing national laws. Companies can develop one robust AML program and apply it EU-wide, with confidence that it meets the standard everywhere. Consistency in rules (e.g. the same due diligence standards and cash limits) should enable more efficient group-wide policies and training. As the DLA Piper legal team notes, “more uniform national laws will allow for aligned processes across the EU,” benefiting internationally active companies. Greater Responsibility and Liability On the flip side, the unified regime comes with heightened accountability. Under 6AMLD and the new regulation, regulators have more tools to enforce compliance and less tolerance for failures. Senior management and boards must treat AML as a strategic priority, since they can be held personally liable for serious compliance lapses. Businesses should establish clear lines of responsibility for AML internally – for example, appointing qualified compliance officers, providing regular reports to the board, and fostering a culture where compliance concerns are raised and addressed. The era of “check-the-box” compliance is over; regulators will expect to see that firms proactively prevent money laundering, not just react after the fact. Upgraded Procedures and Training Practically, companies should review and update their AML procedures now, rather than waiting for 2027. Both 6AMLD and the AML Regulation emphasize areas that may require new internal measures. For instance, procedures for verifying beneficial owners need enhancement to meet the continuous monitoring requirement. Employee training programs should be refreshed to cover the expanded list of predicate offenses (like environmental or cybercrime-related red flags) and the new offense of aiding and abetting, so staff know how to spot and report all forms of suspicious activity. Where cash is accepted, policies must be revised to enforce the new €10k limit and ID requirements. If your business falls into a newly obliged category (e.g. a crypto service or a luxury goods trader), you may need to build an AML program from scratch – this includes drafting a risk assessment, client due diligence procedures, record-keeping systems, and reporting protocols to your national FIU. Leverage Technology for Compliance Given the broadened scope of what needs to be monitored (more transactions, more data on ownership, shorter reporting deadlines), manual compliance processes may no longer suffice. Regulatory experts are encouraging firms to upgrade their monitoring systems and consider specialist RegTech tools to handle the increased workload. Automation and data analytics can help flag suspicious transactions across multiple predicate crime categories or detect anomalies in customer behavior more effectively than traditional methods. For example, solutions like AML Track (a dedicated AML compliance platform) can assist businesses in conducting ongoing customer due diligence, screening for risk indicators, and generating required reports efficiently. By investing in technology, companies can not only ensure they meet the new requirements but also reduce the burden on their compliance teams. Stay Ahead of Enforcement It’s worth noting that regulators are not waiting until 2027 to act. The clear direction of EU law is already toward stricter AML enforcement, and national authorities are likely to intensify supervision in the interim. In fact, the EU’s AML package explicitly signals that there will be “stricter control of existing AML obligations… even before the AML Regulation fully applies,” and urges obliged entities to use the lead time to strengthen their processes. Businesses should heed this warning by conducting thorough internal audits of their AML controls now. Remediate any weaknesses – whether it’s outdated customer verification practices, backlogs in reviewing alerts, or insufficient training – as soon as possible. Regulators will view early compliance upgrades as a good-faith effort, whereas waiting until deadlines approach could invite scrutiny or penalties. A New Era of Accountability for EU Businesses In summary, the 6AMLD and the new EU AML Regulation together herald a new era of anti-money laundering compliance in Europe. The practical impact on businesses will be substantial: companies face a broader scope of regulated activities, more stringent due diligence duties, and direct liability for missteps. Yet, these changes also bring benefits in the form of clearer rules and a level playing field across the single market. Businesses that proactively adapt – by reinforcing their compliance frameworks, training their people, and employing smart technological solutions – will not only reduce their risk of penalties but also help foster a safer and more transparent financial environment. The ultimate goal of these reforms is to protect honest enterprises and the economy at large from the harms of money laundering. For business leaders, that means compliance is not just a legal checkbox, but a vital component of corporate integrity and sustainability. Embracing these AML changes today will prepare your organization for the more unified, accountable, and resilient marketplace of tomorrow. AML Track: Supporting Businesses in the New Compliance Era Adapting to 6AMLD and the new EU AML Regulation may seem overwhelming, but technology can ease the burden. AML Track is an advanced compliance platform designed to help companies meet these heightened requirements. It automates customer due diligence, monitors transactions in real time, screens clients against sanctions lists, and generates audit-ready reports. By centralizing AML processes, AML Track not only reduces the risk of human error but also ensures organizations stay aligned with evolving EU standards. For businesses navigating stricter obligations and liability, AML Track offers a reliable way to strengthen defenses and maintain regulatory confidence. How does 6AMLD differ from the previous AML directives? 6AMLD significantly raised the stakes compared to earlier directives by introducing corporate criminal liability, expanding the list of predicate offenses, and harmonizing definitions across the EU. Unlike earlier rules that left more discretion to member states, 6AMLD closed loopholes such as “dual criminality” and required harsher sanctions. This means that both individuals and companies can face tougher penalties, and compliance must be more proactive and comprehensive. What impact will the EU AML Regulation have compared to directives? Directives require transposition into national law, which often leads to variations in implementation. The new AML Regulation, however, is directly applicable in all member states, creating a uniform set of rules across the EU. For businesses, this removes the complexity of adapting compliance programs to different national frameworks. Instead, one harmonized system will apply, which simplifies some aspects but also eliminates flexibility and excuses for non-compliance. Why is beneficial ownership such a focus in the new rules? Beneficial ownership transparency is at the heart of the EU’s fight against money laundering because criminals often hide behind complex corporate structures. The AML Regulation enforces a consistent definition of beneficial owners and requires companies to identify, monitor, and update this information continuously. This not only prevents abuse of shell companies but also increases pressure on businesses to maintain accurate, up-to-date records, which regulators can now easily cross-check through linked registers. How will AMLA change the enforcement landscape in Europe? The creation of the European Anti-Money Laundering Authority (AMLA) marks a turning point in supervision. AMLA will directly oversee the riskiest cross-border financial institutions and set harmonized standards for all obliged entities. While most companies will still report to their national supervisors, AMLA ensures consistency and can intervene if national regulators are too lenient. This means enforcement will be stricter, more uniform, and more predictable across the EU, raising the overall bar for compliance. What should businesses do now to prepare for the new AML Regulation? Companies should not wait until 2027 to start adjusting. Instead, they should review their AML policies, strengthen customer due diligence procedures, and ensure their systems can handle tighter reporting deadlines. Training staff to recognize the expanded range of predicate offenses and implementing technology-driven monitoring tools are also crucial steps. By acting early, businesses reduce the risk of penalties, build trust with regulators, and position themselves as leaders in compliance rather than followers scrambling to catch up.
Czytaj
Ryzyka AML w branży nieruchomości – jak automatyzacja zmniejsza podatność na nadużycia
The real estate sector has long been a target for money laundering with high-value transactions and less oversight than banks. As regulations tighten, property professionals face expanding Anti-Money Laundering (AML) obligations. This article examines key AML requirements under European Union (EU) law, common money laundering risks in real estate, the challenges of manual compliance, and how automation can help firms reduce their exposure. AML Compliance Obligations in Real Estate Under EU law, real estate businesses are considered “obliged entities” subject to AML rules alongside banks. This means real estate professionals involved in property deals must conduct thorough customer due diligence on buyers and sellers. They must verify each client’s identity and determine the ultimate beneficial owner (UBO) for corporate buyers, ensuring the true buyer is known. Clients are also screened against sanctions and politically exposed person (PEP) watchlists to flag any high-risk parties for closer review. In addition, EU regulations mandate ongoing monitoring of the business relationship and reporting of suspicious transactions to the Financial Intelligence Unit (FIU). Real estate firms must report any suspected money laundering to authorities. Regulations also impose strict record-keeping, so firms must document all checks and retain records for years. To curb illicit cash, the EU caps large cash payments (often around €10,000 for property deals). Deals involving high-risk countries or PEPs require enhanced due diligence. Failing to meet these obligations can lead to severe penalties and reputational damage. Common AML Risks in Real Estate Criminals exploit real estate through various money laundering techniques, including: Shell and front companies: Criminals often purchase property via shell companies or complex corporate structures to hide the true owner’s identity. Layers of entities and nominee buyers make it difficult to trace the real source of funds. Large cash transactions: High-value property deals done in cash let criminals inject illicit funds without leaving an obvious audit trail. By avoiding banks, they bypass financial reporting systems, making detection harder. Opaque ownership structures: Trusts and third-party nominees are used to conceal the real owner. Such arrangements hide the ultimate beneficial owner and complicate due diligence. Price manipulation and collusion: Property values can be deliberately over- or under-valued to facilitate laundering. With collusion from complicit insiders, criminals can inflate or deflate prices to disguise illicit money flows. Challenges of Manual AML Compliance For many real estate firms, meeting AML requirements manually is a resource-intensive and error-prone endeavor. Key challenges include: Labor-intensive processes: Performing due diligence for each client means collecting and verifying numerous documents (IDs, proof of funds, etc.) and cross-checking databases. Doing all of this by hand for every transaction is time-consuming and can slow down deals. Risk of human error: Manual processes are prone to oversight and inconsistency. A busy agent might miss a red flag or overlook that a client is on a sanctions list. Such slips can result in compliance violations, regulatory fines, or reputational harm. Keeping up with regulations: AML rules and watchlists change frequently. Without automation, compliance teams must constantly update their knowledge and procedures. Smaller agencies may especially struggle to adjust processes for each new law or directive. Operational delays and costs: Lengthy KYC checks frustrate clients and may even drive them away. Staff hours spent on repetitive checks also raise costs. In short, heavy reliance on manual compliance can hinder business growth while still leaving potential gaps in risk coverage. How Automation Helps Reduce AML Risk Automation can significantly strengthen AML compliance in the real estate sector by addressing many of the above challenges. By leveraging specialized software and data tools, companies can streamline their anti-money laundering efforts. Key benefits of automating AML include: Automated risk assessment: Smart AML platforms automatically risk-rate clients and transactions using predefined criteria. Factors such as a client’s location, profile, and transaction size are analyzed to assign a risk score, flagging high-risk cases for closer review. This ensures attention goes to the areas of highest risk, and the system can continuously monitor for any new suspicious indicators. Digital identity verification: Automation accelerates identity checks by using digital KYC solutions. These tools can scan and authenticate IDs or passports, use biometric verification to confirm the individual, and cross-check clients instantly against sanctions and PEP databases. This not only speeds up onboarding but also reduces the chance of overlooking a high-risk or blacklisted individual. UBO discovery and verification: Modern AML solutions quickly pinpoint ultimate beneficial owners by integrating with global corporate registries. Instead of staff manually untangling complex company ownership, the software reveals who ultimately controls a corporate buyer (for example, any person with over 25% ownership). This makes it much harder for criminals to hide behind layers of companies. Streamlined documentation and reporting: An automated system maintains a complete digital audit trail of all compliance steps. Every ID check, risk score, and ownership verification is logged and stored, making it easy to demonstrate compliance during audits. If a suspicious transaction needs to be reported, the system can help compile the necessary data for regulators, making filings faster and more accurate. Automated AML Solution for Real Estate AMLTrack is software designed for obliged entities such as real estate agencies and property firms. The system automates key AML tasks – from verifying client identities and screening them against sanctions lists and PEP databases, to retrieving data from official registers (KRS – National Court Register, CEIDG – Central Register and Information on Economic Activity, CRBR – Central Register of Beneficial Owners), performing risk assessments, and reporting suspicious transactions. All actions are documented and stored in a secure archive, ready for regulatory inspection. This allows real estate professionals to meet legal requirements more quickly and reliably, reducing the risk of human error and costly compliance breaches. Conclusion Money laundering threats in real estate continue to evolve, but so do the tools to counter them. By embracing automation, property professionals can stay ahead of criminals and meet their AML obligations with greater ease. Ultimately, automated compliance helps firms reduce risk exposure, protect their reputation, avoid hefty fines, and contribute to a more transparent and secure real estate market. Why is real estate considered high-risk for money laundering? The real estate sector is attractive to money launderers because it allows large sums of money to be moved discreetly and converted into stable, long-term assets. Properties—especially in luxury or commercial segments—can be bought with illicit funds and later sold to generate “clean” money. Criminals often use complex structures such as shell companies, nominee buyers, or third parties to mask their identity. Additionally, property valuations can be manipulated to conceal illegal profits. Compared to the banking sector, real estate historically had weaker oversight, making it a soft target for illicit financial activity. Do small real estate agencies also need to comply with AML regulations? Yes. Under EU law, all real estate professionals involved in property transactions are considered “obliged entities.” This includes large commercial developers, small agencies, and even independent brokers who help clients buy or sell real estate. The law does not differentiate based on company size. All entities must conduct customer due diligence, report suspicious activity, and maintain proper compliance documentation. Smaller firms, while often with limited resources, are still subject to the same regulatory scrutiny and risk of penalties for non-compliance. That’s why many turn to automation to streamline their obligations without adding headcount. What is UBO verification and why does it matter in real estate? UBO stands for Ultimate Beneficial Owner — the person who ultimately owns or controls a legal entity. In real estate, it’s crucial to identify the UBO when a property is purchased through a company, trust, or intermediary. Criminals often use multi-layered company structures across jurisdictions to hide the real buyer and the source of funds. By verifying the UBO, real estate firms help prevent anonymous property purchases used to launder money. EU regulations require firms to conduct UBO checks and to apply enhanced due diligence if the ownership structure appears unusually complex or obscured. What are the penalties for non-compliance with AML in real estate? Penalties for AML non-compliance in the real estate sector can be severe. Financial penalties vary by country, but they often reach into the hundreds of thousands or even millions of euros. In some cases, firms may face operational sanctions such as suspension of licenses or exclusion from public contracts. Individuals—such as managing directors or compliance officers—can also be held personally liable if AML failures are found to be due to negligence. Beyond regulatory action, firms risk reputational damage, loss of clients, and negative media coverage. A single lapse in due diligence can have long-term consequences for the business. Can AML automation help with cross-border real estate deals? Yes, AML automation is particularly useful for cross-border transactions, which carry higher risks due to differing legal standards, unfamiliar jurisdictions, and language barriers. Automated platforms can instantly access international databases, perform multilingual identity verification, and screen parties against global sanctions and PEP lists. They can also streamline the collection and validation of documents from foreign clients. This ensures consistency and accuracy while reducing delays, which are common in manual processes. For international property firms and clients, automation provides both operational efficiency and a much stronger compliance posture.
Czytaj
Microsoft Copilot: Jak AI pozwala dużym firmom oszczędzać
Niższe koszty operacyjne: Jak dobrze wdrożony Microsoft Copilot obniża wydatki w dużych firmach Najnowsze analizy pokazują, że firma zatrudniająca 25 tys. pracowników może zaoszczędzić nawet 56,7 mln dolarów w ciągu trzech lat dzięki wdrożeniu rozwiązania Microsoft 365 Copilot. Tak spektakularne obniżenie kosztów operacyjnych – o około 0,7% całkowitych wydatków – dowodzi, że prawidłowo wdrożone i szeroko dostępne „copiloty” AI nie są już tylko technologiczną nowinką, lecz realnym źródłem oszczędności. Pierwsi użytkownicy rozwiązania Microsoft Copilot raportują już teraz o 29% szybszej realizacji kluczowych zadań, takich jak pisanie tekstów czy ich streszczanie, podczas gdy czynności rutynowe (zarządzanie mailami czy przygotowanie raportów) zajmują im ułamek czasu, który wcześniej był potrzebny. Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy wykonują w ciągu godzin to, co wcześniej zajmowało dni – i jak istotny wpływ może to mieć na wynik finansowy firmy. W artykule omawiamy, w jaki sposób Microsoft Copilot, wdrożony w przemyślany sposób w całej organizacji, może znacząco obniżyć koszty operacyjne poprzez automatyzację procesów, oszczędność czasu, wzrost produktywności oraz zmniejszenie zależności od ręcznej pracy i zewnętrznych usługodawców. 1. Czym jest Microsoft Copilot? Microsoft Copilot to asystent wykorzystujący sztuczną inteligencję, zintegrowany z ekosystemem Microsoft 365 i innymi produktami Microsoftu. W praktyce rozszerza znane narzędzia, wykorzystywane codziennie przez pracowników dużych firm, o możliwości sztucznej inteligencji – od Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka, po Teams, Power Platform i wiele innych. Oznacza to, że Copilot potrafi przygotować projekty maili i dokumentów, streszczać spotkania oraz obszerne raporty, generować analizy i wizualizacje w arkuszach kalkulacyjnych, pomagać w budowaniu aplikacji i automatyzacji procesów z wykorzystaniem naturalnego języka, a nawet wspierać w kodowaniu i wykonywaniu zapytań danych. To tak, jakby każdy pracownik otrzymał własnego inteligentnego asystenta. Copilot tworzy zupełnie nowy standard kompetencji w miejscu pracy – nagle każdy zyskuje możliwość pisania, analizowania, projektowania czy kodowania z pomocą AI. Ponieważ rozwiązanie to jest zintegrowane ze znanymi już interfejsami, jest powszechnie dostępne bez dodatkowych komplikacji: użytkownicy mogą po prostu skorzystać z Copilota za pomocą czatu lub poleceń w aplikacjach, które już dobrze znają. Efektem jest bardziej produktywny zespół, który realizuje więcej zadań w krótszym czasie, pozostawiając AI żmudne lub skomplikowane prace. 2. Wysoki koszt manualnych procesów oraz „długu cyfrowego” Każda drobna nieefektywność dnia pracy sumuje się do wysokich kosztów operacyjnych. W wielu przedsiębiorstwach pracownicy są przytłoczeni tym, co badacze Microsoftu nazywają „długiem cyfrowym” – nadmiarem maili, wiadomości na czatach, spotkań i dokumentów, które pochłaniają całe godziny bez generowania porównywalnej wartości. Według badań, pracownicy często spędzają więcej czasu na samym szukaniu informacji (ok. 27% dnia), niż na tworzeniu realnych rezultatów (ok. 24%). Każdego dnia przeszukują setki maili i wiadomości, wielokrotnie kopiują informacje między raportami lub ręcznie zbierają dane do prezentacji. To czas, który nie jest wykorzystywany na strategiczne, generujące przychody działania – innymi słowy jest to koszt, który obciąża efektywność całej organizacji. A cena jest tu podwójna: płacisz za godziny spędzone na zadaniach niskiej wartości oraz ponosisz koszt utraconych szans, gdy talenty w Twojej firmie zamiast na innowacjach, skupiają się na rutynowej pracy. W dużych organizacjach nawet niewielkie, powtarzalne zadania, powielone przez tysiące pracowników i cały rok, generują milionowe koszty pracy. Tutaj właśnie Microsoft Copilot odkrywa swój pełny potencjał. Automatyzując i przyspieszając rutynowe zadania, Copilot uwalnia pracowników od żmudnej ręcznej pracy. Potrafi błyskawicznie wyszukiwać odpowiednie treści lub dane z plików (bez konieczności ręcznego przekopywania folderów), przygotowywać szkice odpowiedzi czy dokumentów od podstaw, a nawet generować streszczenia długich wątków lub spotkań. Co więcej, aż 75% pierwszych użytkowników Copilota twierdzi, że AI oszczędza im czas poprzez błyskawiczne znajdowanie potrzebnych informacji w dokumentach. Eliminując pracę polegającą na „wyszukiwaniu i kompilowaniu”, Copilot usuwa ukryte obciążenia produktywności, które firmy od dawna traktowały jako nieuniknione koszty prowadzenia działalności. 3. Automatyzacja procesów i oszczędność czasu Jednym z najbardziej odczuwalnych efektów wdrożenia Copilota jest automatyzacja procesów – AI przejmuje lub przyspiesza liczne drobne zadania, które wypełniają dzień pracy. Oto kilka przykładów: Tworzenie komunikacji: Copilot potrafi pisać maile, raporty i prezentacje na podstawie prostych komend lub kontekstu, które pracownicy muszą jedynie dopracować. Zadanie, które wcześniej zajmowało godzinę, ogranicza się teraz do kilku minut korekty. Notatki ze spotkań i działania następcze: Zamiast poświęcać czas na notowanie wniosków i zadań do wykonania, Copilot (zintegrowany z Microsoft Teams) niemal natychmiast generuje podsumowania spotkań i listy zadań. Pierwsi użytkownicy zauważyli, że dzięki automatycznie tworzonym przez Copilota streszczeniom mogli nadrobić zaległości z pominiętych spotkań niemal czterokrotnie szybciej. Analiza danych i wprowadzanie informacji: W Excelu i Power BI Copilot analizuje trendy lub nawet buduje modele danych na podstawie zapytań w naturalnym języku. Rutynowe zadania związane z wprowadzaniem lub przetwarzaniem danych może realizować AI, ograniczając godziny manualnej pracy z arkuszami. Wyszukiwanie i generowanie dokumentów: Potrzebujesz znaleźć informacje zakopane w bibliotekach SharePoint lub stworzyć wstępny projekt dokumentu? Copilot świetnie sprawdza się również w tych zadaniach. Przykładowo, przedsiębiorstwo, które połączyło Azure OpenAI z aplikacjami Power Apps (scenariusz podobny do Copilota), umożliwiło pracownikom zadawanie pytań dotyczących dokumentów firmowych na czacie i otrzymywanie natychmiastowych odpowiedzi, co znacząco ograniczyło czas tracony na ręczne poszukiwanie informacji. Te oszczędności czasu nie są jedynie anegdotyczne – są mierzalne. Użytkownicy biorący udział w programie wczesnego dostępu Microsoftu zgłaszają średnią oszczędność na poziomie 1,2 godziny tygodniowo dzięki wsparciu Copilota. Na poziomie pojedynczego pracownika może wydawać się to niewiele, ale w skali dużych organizacji robi ogromne wrażenie: w przypadku 1000 pracowników daje to około 1200 zaoszczędzonych godzin tygodniowo, co odpowiada pracy ponad 30 pełnoetatowych pracowników.. Wielu użytkowników obserwuje nawet większe korzyści: 22% deklaruje oszczędność przekraczającą 30 minut każdego dnia pracy dzięki Copilotowi. Potwierdzają to także realne przykłady: w dużej firmie finansowej Hargreaves Lansdown, po wdrożeniu Microsoft 365 Copilot pracownicy oszczędzają średnio od 2 do 3 godzin tygodniowo, a doradcy finansowi są w stanie czterokrotnie szybciej wypełniać dokumenty dotyczące klientów. Podsumowując, Copilot pozwala realizować zadania znacznie szybciej. Prace, które wcześniej wymagały czekania na specjalistę lub zajmowały całe popołudnie przeglądania danych, teraz można wykonać za pomocą kilku kliknięć lub krótkiego polecenia. Wewnętrzne badania Microsoftu, prowadzone wśród pierwszych użytkowników Copilota, wykazały znaczące oszczędności czasu i wzrost produktywności przy wykonywaniu typowych zadań. Większość użytkowników raportowała, że są bardziej produktywni i poświęcają mniej czasu na rutynowe obowiązki, co pozwala im skupić się na projektach o wysokiej wartości biznesowej. Co istotne, zaoszczędzony czas bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów. Każda godzina pracy pracownika, która jest automatyzowana lub przyspieszana przez AI, oznacza godzinę, za którą firma nie musi płacić nadgodzin lub którą pracownik może przeznaczyć na bardziej dochodowe działania. Dzięki odciążeniu zespołów od niskowartościowych zadań, firmy mogą realizować większe obciążenia bez przeciążenia pracowników czy zwiększania zatrudnienia. W praktyce Copilot umożliwia dotychczasowym zespołom wykonanie większej ilości pracy, bez powiększania kadry. Nawet jeśli każdy pracownik dużej firmy zaoszczędzi tylko 1-2 godziny tygodniowo, organizacja może odzyskać dziesiątki tysięcy godzin roboczych rocznie. Może to oznaczać uniknięcie konieczności zatrudniania dodatkowych osób do nowego projektu – lub możliwość rozwoju biznesu dzięki istniejącym zasobom kadrowym. To bezpośredni wzrost efektywności operacyjnej. 4. Zwiększenie produktywności (i jakości) w całej organizacji Oprócz automatyzacji zadań, akcelerator produktywności, zwiększając produktywność i jakość pracy zespołu. Przejmując rutynowe zadania, pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej kreatywnych, strategicznych czy relacyjnych obowiązkach, które mają rzeczywistą wartość biznesową. Pierwsze dane pokazują, że ponad 70% użytkowników czuje się bardziej produktywnych dzięki Copilotowi, a niemal równie wielu twierdzi, że poprawia on jakość ich pracy. Ten podwójny efekt – szybsze wykonywanie zadań bez poświęcania jakości – jest kluczowy dla redukcji kosztów. Przykładowo, jeśli handlowiec może szybko wygenerować profesjonalny projekt oferty dzięki Copilotowi, nie tylko oszczędza czas, lecz także zwiększa swoje szanse na pozyskanie klienta. Większa skuteczność i mniej koniecznych poprawek oznacza mniej zmarnowanego wysiłku (i pieniędzy). Sugestie AI w Copilocie pomagają również ograniczać błędy i potrzebę poprawek. Maszyny nie ulegają zmęczeniu ani rozkojarzeniu – wiernie generują treści na podstawie przyswojonych danych i wzorców. Choć wciąż niezbędny jest nadzór człowieka, Copilot może wcześnie wychwycić ewentualne błędy. Automatyzacja procesów oznacza mniej pomyłek przy manualnym wprowadzaniu danych lub przeoczonych działań, co przekłada się na mniejsze koszty związane z późniejszymi korektami i działaniami naprawczymi. Jedna z firm raportowała, że dzięki wykorzystaniu Copilota do automatyzacji kontroli zgodności, udało się zredukować kary regulacyjne aż o 15%, tylko przez uniknięcie ludzkich błędów. W sektorze produkcyjnym wdrożenie Copilota opartego na AI umożliwiło z kolei 15% redukcję marnowania materiałów dzięki optymalizacji harmonogramów produkcji – co stanowi bezpośrednią oszczędność w kosztach operacyjnych. Takie ulepszenia podkreślają, że produktywność to nie tylko tempo, ale również robienie rzeczy prawidłowo za pierwszym razem oraz podejmowanie inteligentnych decyzji, co pozwala uniknąć niepotrzebnych wydatków. Inną subtelną, lecz ważną korzyścią jest skrócenie czasu wdrażania i spłaszczanie krzywej uczenia się nowych pracowników dzięki Copilotowi. Nowi pracownicy mogą szybciej poznawać firmę i płynniej wdrażać się w obowiązki – analitycy szacują nawet o 30% krótszy czas onboardingu dzięki wsparciu Microsoft 365 Copilot, co oznacza, że nowi pracownicy zaczynają szybciej generować wartość dla firmy. Gdy organizacja skraca czas potrzebny na wdrożenie nowego pracownika, bezpośrednio obniża koszty tego procesu. Podobnie, jeśli pracownik może polegać na Copilocie przy realizacji zadań wykraczających poza jego specjalizację (np. menedżer marketingu używa Copilota do analizy finansowej w Excelu czy pisania zapytań SQL), firma zyskuje większą wszechstronność i produktywność od każdej osoby, bez konieczności zatrudniania dodatkowych specjalistów do każdego zadania. Copilot dostarcza zespołom „kompetencje na żądanie”, zwiększając zwrot z inwestycji (ROI) w zatrudnienie każdego pracownika i zmniejszając konieczność zatrudniania lub zlecania zewnętrznym wykonawcom wyspecjalizowanych usług. 5. Mniejsza zależność od outsourcingu i zewnętrznych narzędzi Każda duża firma korzysta z wielu narzędzi software’owych oraz zewnętrznych dostawców usług, aby zaspokoić swoje potrzeby operacyjne – od konsultantów i kontraktorów, po aplikacje firm trzecich służące do tworzenia treści czy analizy danych. Przemyślana strategia wdrożenia Copilota pozwala uprościć tę strukturę, prowadząc bezpośrednio do oszczędności na kontraktach z dostawcami oraz na zewnętrznych usługach. Jak to możliwe? Wszechstronność Copilota sprawia, że przedsiębiorstwa mogą zrezygnować z pojedynczych, dedykowanych rozwiązań (i kosztów ich subskrypcji) związanych np. z transkrypcją, prostym projektowaniem graficznym, copywritingiem czy wizualizacją danych – ponieważ AI wbudowane w środowisko Microsoft 365 jest w stanie przejąć wiele z tych zadań. Analiza ekonomiczna Forrester pokazała, że organizacje przewidują znaczną redukcję kosztów licencji na inne narzędzia AI dzięki zastąpieniu ich wszechstronnym rozwiązaniem Microsoft 365 Copilot. Zamiast opłacać wiele osobnych aplikacji AI czy automatyzacji, firmy mogą inwestować w jedną, zintegrowaną platformę Copilot. Podobnie Copilot pozwala ograniczyć zależność od zewnętrznych kontraktorów czy outsourcingu rutynowych zadań. Na przykład, zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników tymczasowych lub korzystać z usług BPO do analizy danych czy tworzenia pierwszych wersji dokumentów, przedsiębiorstwo może wykorzystać Copilota do przygotowania wstępnych materiałów, które następnie będą tylko dopracowywane przez zespoły wewnętrzne. Analiza Forrestera pokazała spodziewany spadek kosztów zewnętrznych kontraktorów IT po wdrożeniu Copilota, ponieważ wewnętrzne zespoły – dzięki wzrostowi swojej produktywności – mogą przejąć prace wcześniej zlecane na zewnątrz. Podobny efekt jest widoczny w przypadku tworzenia treści – firmy, które wcześniej zlecały copywriting techniczny lub marketingowy freelancerom, teraz mogą angażować własnych ekspertów do generowania treści przy wsparciu Copilota, obniżając wydatki na zewnętrzne usługi. Dodatkową korzyścią jest fakt, że wykorzystując Copilota w środowisku Microsoft, wszystkie działania wspierane przez AI pozostają w bezpiecznym, kontrolowanym ekosystemie firmowym. Pomaga to uniknąć ryzyka naruszenia przepisów i potencjalnych kosztów związanych z sytuacją, gdy pracownicy używają nieautoryzowanych zewnętrznych narzędzi AI. Wiele firm obawia się wycieków danych lub problemów prawnych związanych z wykorzystywaniem przez pracowników przypadkowych, internetowych aplikacji AI. Copilot ogranicza to ryzyko poprzez wewnętrzne i zarządzane przetwarzanie danych. W efekcie przedsiębiorstwo nie tylko oszczędza pieniądze, rezygnując z zewnętrznych usług i narzędzi, ale także unika kosztownych konsekwencji nieprawidłowego zarządzania danymi. To jednocześnie oszczędność kosztów i zwycięstwo w zarządzaniu ryzykiem. Dla zobrazowania skali tych oszczędności warto przywołać analizę jednego złożonego przypadku dużej firmy, który wykazał, że Copilot dzięki połączeniu wzrostu produktywności oraz ograniczenia wydatków na usługi zewnętrzne, może obniżyć ogólne koszty operacyjne nawet o wspomniane już dziesiątki milionów dolarów w ciągu trzech lat. Obejmuje to m.in. oszczędności związane z rezygnacją z niektórych usług zewnętrznych oraz konsolidacją oprogramowania. Uwzględniając te redukcje, inwestycja w Copilota (która wiąże się oczywiście z kosztami licencyjnymi) zwraca się wielokrotnie. Scenariusze analizowane przez ekspertów wskazują na zwrot z inwestycji (ROI) od ponad 100% w konserwatywnym podejściu do niemal 450% w scenariuszu o dużym oddziaływaniu. Upraszczając – każdy 1 dolar wydany na dobrze wdrożonego Copilota może przynieść nawet 4,5 dolara wartości dzięki oszczędnościom kosztów i zwiększonej efektywności. 6. Jak maksymalizować korzyści? Kluczowe znaczenie wdrożenia Warto pamiętać, że te korzyści nie pojawiają się automatycznie, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Osiągnięcie realnych oszczędności kosztów dzięki Microsoft Copilot wymaga prawidłowego wdrożenia oraz skutecznego zarządzania zmianą. „Prawidłowe wdrożenie” oznacza, że rozwiązanie jest udostępniane w taki sposób, by pracownicy mogli i chcieli z niego szeroko korzystać. Oto kilka najlepszych praktyk wdrożenia, które pomogą maksymalizować efekty Copilota: Kompleksowe szkolenia i adopcja: Pracownicy powinni jasno rozumieć, jak efektywnie wykorzystywać Copilota w codziennej pracy. Wstępne szkolenia oraz bieżące możliwości nauki pomagają odkrywać potencjał narzędzia i włączać je do rutynowych zadań. Firmy, które inwestują w edukację użytkowników, zauważają, że pracownicy osiągają biegłość w obsłudze Copilota już po kilku godzinach praktyki. Ten początkowy wysiłek zapewnia, że narzędzie nie pozostanie niewykorzystane. Integracja Copilota z różnymi procesami: Im więcej obszarów działalności firmy korzysta z Copilota, tym większe są kumulatywne oszczędności. Warto zachęcać wszystkie działy – od HR przygotowującego opisy stanowisk, przez IT zarządzające dokumentacją zmian, aż po sprzedaż tworzącą oferty – do jak najszerszego używania Copilota. Powszechność użycia eliminuje ryzyko powstawania punktowych nieefektywności. Według badań 67% użytkowników Copilota oszczędza czas, który może przeznaczyć na ważniejsze zadania – wyobraźmy sobie, co by się działo, gdyby narzędzia używało 100% pracowników. Dostosowanie Copilota do firmowej wiedzy: Integrując Copilota z danymi firmowymi (pliki, bazy wiedzy, SharePoint itd.), można zwielokrotnić jego użyteczność. Na przykład zasilenie go wewnętrznymi procedurami operacyjnymi lub raportami z poprzednich projektów umożliwia szybkie odpowiadanie na pytania pracowników oraz generowanie specyficznych dla organizacji treści, ograniczając czas na szukanie informacji czy tworzenie dokumentów od zera. Im szybciej pracownik otrzymuje kontekstową odpowiedź lub szkic dokumentu zgodnego ze wzorcami firmy, tym więcej czasu i pieniędzy oszczędza się na standaryzacji i szybkości działania. Monitorowanie użycia i rezultatów: Wdrożenie Copilota należy traktować jak każdą inną strategiczną inicjatywę – monitorować wskaźniki takie jak czas oszczędzony przez zespoły, skrócenie cykli kluczowych procesów, poziom adopcji wśród pracowników czy nawet ich opinie na temat obciążenia pracą. Te dane pomogą zidentyfikować obszary, w których AI przynosi największe korzyści lub gdzie należy wprowadzić zmiany. Być może okaże się, że któryś dział korzysta z Copilota słabo – to znak, że warto zaoferować dodatkowe szkolenia lub integrację, a tym samym odzyskać więcej potencjalnych oszczędności. Wsparcie liderów i zmiana kultury pracy: Kierownictwo powinno podkreślać, że Copilot to wsparcie dla pracowników, a nie zagrożenie dla ich stanowisk. Jeśli pracownicy mają świadomość, że celem jest zdjęcie z nich żmudnej pracy, by mogli poświęcić się bardziej wartościowym zadaniom (a nie ich zastąpienie), tym chętniej będą z niego korzystać. Kultura pracy nastawiona na efektywność i rozwój umiejętności zapewnia najlepsze rezultaty. Zadowoleni, zmotywowani pracownicy są bardziej produktywni – a dzięki zmniejszeniu uciążliwej pracy ich satysfakcja może wzrosnąć, co długoterminowo przekłada się na niższą rotację i mniejsze koszty rekrutacji. Stosując te praktyki wdrożeniowe, przedsiębiorstwa mogą uniknąć scenariuszy, w których Copilot pozostaje niewykorzystany lub stosowany w niewłaściwy sposób, i zagwarantować, że rozwiązanie AI przyniesie pełnię oczekiwanych korzyści. Firmy, które już dziś odnoszą sukcesy z Copilotem, pokazują, że gdy technologia ta jest odpowiednio wkomponowana w codzienną pracę, organizacja staje się bardziej zwinna, efektywna i oszczędna. 7. Wnioski Liderzy dużych firm nieustannie szukają sposobów, by ograniczać koszty operacyjne, nie osłabiając jednocześnie kluczowych zasobów organizacji. Microsoft Copilot stwarza wyjątkową okazję, aby to osiągnąć – eliminuje zbędny czas i wysiłek w codziennych procesach, wzmacniając przy tym potencjał pracowników, którzy mogą skoncentrować się na zadaniach bardziej kreatywnych i strategicznych. Od automatyzacji rutynowych czynności po wspomaganie decyzji dzięki trafnym sugestiom AI – Copilot pomaga przedsiębiorstwom osiągać więcej dzięki zasobom, które już posiadają. Kluczem jest przemyślane, szerokie wdrożenie, tak aby korzyści skumulowały się w całej firmie. Przy odpowiednim podejściu rezultaty są jednoznaczne: niższe wydatki operacyjne, krótsze cykle procesów biznesowych oraz zespół, który zamiast zajmować się żmudną pracą, koncentruje się na zadaniach o wysokiej wartości biznesowej. W czasach, gdy już niemal 43% firm deklaruje znaczne obniżenie kosztów po wdrożeniu narzędzi AI takich jak Copilot, pytanie nie brzmi, czy Twoją firmę stać na wdrożenie sztucznej inteligencji – ale czy stać Cię, by tego nie robić. Firmy, które już teraz wykorzystują Copilota, przekonują się, że efektywność kosztowa i innowacyjność idą w parze. Nie chodzi tu jedynie o oszczędzanie pieniędzy, lecz także o możliwość reinwestowania tych oszczędności w dalszy rozwój i wzmacnianie swojej przewagi konkurencyjnej. Chcesz zacząć tworzyć oszczędności oraz zwiększać produktywność w swojej firmie? Poznaj przyszłość pracy wspieraną przez AI i rozwiązania Copilot. Skontaktuj się z TTMS, aby dowiedzieć się, jak nasz zespół może pomóc Ci strategicznie i efektywnie wdrożyć Microsoft Copilot. Odwiedź naszą stronę poświęconą rozwiązaniom AI i Copilot i już dziś rozpocznij transformację operacji swojej firmy. 🚀 FAQ: Microsoft Copilot a redukcja kosztów operacyjnych W jaki sposób Microsoft Copilot obniża koszty operacyjne w firmie? Microsoft Copilot pomaga obniżyć koszty operacyjne przede wszystkim dzięki oszczędności czasu pracy i automatyzacji zadań wykonywanych dotąd ręcznie. Przygotowując projekty maili, raportów czy innych dokumentów, Copilot znacząco redukuje czas potrzebny na realizację tych czynności. Dzięki integracji z narzędziami takimi jak Teams czy Excel, potrafi natychmiast streszczać informacje oraz analizować dane, co pozwala pracownikom ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne działania. Tego rodzaju poprawa efektywności oznacza, że zespół jest w stanie wykonać więcej zadań bez konieczności wydłużania godzin pracy lub zwiększania zatrudnienia, co bezpośrednio obniża koszty pracy przypadające na każde zadanie. Badania pokazują, że firmy korzystające z Copilota notują wyraźny spadek wydatków operacyjnych – przykładowo, jedna z analiz wykazała możliwą redukcję całkowitych kosztów operacyjnych nawet o 0,7% po wdrożeniu Copilota w całej organizacji. W przypadku dużej firmy tego rodzaju oszczędności mogą sięgać milionów dolarów. Jakie zadania i procesy może automatyzować Copilot, aby zaoszczędzić czas? Copilot może automatyzować lub wspierać szeroki zakres rutynowych zadań, takich jak: Komunikacja: Przygotowywanie projektów maili, odpowiedzi na wiadomości, podsumowań spotkań, a nawet slajdów do prezentacji. Tworzenie dokumentów: Przygotowywanie pierwszych wersji raportów, ofert czy dokumentów firmowych na podstawie dostarczonych danych lub wskazówek, które następnie można szybko dopracować. Analiza danych: Szybkie wyciąganie wniosków z arkuszy kalkulacyjnych, generowanie wykresów i podsumowywanie trendów bez konieczności ręcznej pracy analityka. Podsumowania spotkań i działania następcze: Automatyczne wychwytywanie ustaleń, wniosków i list zadań ze spotkań, dzięki czemu pracownicy nie tracą czasu na ich ręczne spisywanie. Wyszukiwanie wiedzy: Udzielanie odpowiedzi na pytania pracowników poprzez automatyczne znajdowanie informacji w dokumentach lub bazach wiedzy firmy (oszczędzając czas na przeszukiwanie wielu źródeł). Dzięki automatyzacji tych powtarzalnych i czasochłonnych czynności, Copilot znacząco przyspiesza realizację procesów. Pracownicy uwalniają się od wielu godzin administracyjnej pracy każdego tygodnia, co przekłada się bezpośrednio na niższe koszty operacyjne. Pierwsi użytkownicy rozwiązania podkreślają, że Copilot znacząco skraca czas poświęcany na czynności takie jak obsługa maili czy sporządzanie notatek, umożliwiając im skoncentrowanie się na ważniejszych, bardziej strategicznych zadaniach. Czy wdrożenie Microsoft Copilot pozwala zmniejszyć zależność od outsourcingu lub usług zewnętrznych? Tak, wdrożenie Copilota pozwala ograniczyć potrzebę zlecania niektórych zadań na zewnątrz oraz redukuje konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi i usług. Ponieważ Copilot potrafi generować treści, analizować dane i dostarczać informacje wewnętrznie, możliwe jest ograniczenie angażowania zewnętrznych kontraktorów do takich działań jak pisanie raportów, podstawowe analizy danych czy transkrypcje. Przykładowo, zamiast zlecać na zewnątrz tworzenie treści na media społecznościowe czy wstępne analizy rynku, Twój wewnętrzny zespół może wykorzystać Copilota do stworzenia pierwszych wersji materiałów, które następnie wystarczy dopracować, unikając kosztów usług freelancerów. Podobnie, dzięki szerokim możliwościom Copilota możliwe jest rezygnowanie z subskrypcji niektórych programów firm trzecich (np. aplikacji do generowania tekstów czy transkrypcji spotkań), ponieważ te funkcje są dostępne bezpośrednio w pakiecie Microsoft 365. Z czasem takie zastępowanie narzędzi może prowadzić do istotnych oszczędności finansowych. Firmy potwierdzają, że dzięki wdrożeniu Copilota udało się im znacząco ograniczyć wydatki na zewnętrznych specjalistów IT, a także zrezygnować z innych płatnych narzędzi AI, jednocześnie zachowując realizację zadań wewnątrz firmy, co zwiększa bezpieczeństwo danych oraz spójność działań. Czy inwestycja w Microsoft Copilot opłaca się dużym firmom? W większości dużych firm wzrost produktywności i efektywności osiągnięty dzięki Copilotowi wielokrotnie uzasadnia poniesioną inwestycję. Koszt Microsoft 365 Copilot jest zazwyczaj kalkulowany na użytkownika (np. około 30 dolarów miesięcznie za użytkownika w przypadku wielu klientów), jednak zwrot z takiej inwestycji może być istotny, szczególnie jeśli każdy użytkownik zyskuje dzięki temu kilka dodatkowych godzin miesięcznie. W dużych organizacjach te godziny przekładają się bezpośrednio na realne oszczędności finansowe. Przykładowo, wczesne analizy ekonomiczne wskazują na zwrot z inwestycji (ROI) od około 200% do nawet 450%, w zależności od skali i zakresu wykorzystania Copilota. Oznacza to, że korzyści finansowe mogą przewyższyć poniesione koszty nawet od dwóch do ponad czterech razy. Dodatkowo Copilot przynosi mniej uchwytne, lecz równie istotne korzyści, takie jak szybsza realizacja projektów, trafniejsze decyzje dzięki wsparciu AI, a także wyższa motywacja i satysfakcja pracowników, którzy mogą uniknąć żmudnych, rutynowych zadań. Wszystkie te elementy mają pozytywne przełożenie na wyniki finansowe firmy. Choć wdrożenie Copilota wiąże się z kosztami, wiele dużych przedsiębiorstw uważa, że inwestycja ta zdecydowanie się opłaca, ponieważ zwiększa efektywność kosztową i w wielu przypadkach bardzo szybko zwraca się dzięki oszczędnościom i większej produktywności. Jak upewnić się, że wdrożenie Copilota faktycznie przyniesie oszczędności? Aby wdrożenie Copilota przyniosło realne oszczędności kosztowe, kluczowe jest przemyślane wprowadzenie rozwiązania oraz skuteczne wspieranie jego użycia. Po pierwsze, należy zapewnić odpowiednie szkolenia i zarządzanie zmianą, aby pracownicy wiedzieli, jak efektywnie wykorzystać Copilota w codziennej pracy – każde narzędzie przynosi korzyści tylko wtedy, gdy ludzie faktycznie z niego korzystają. Wiele firm prowadzi pilotażowe projekty lub warsztaty pokazujące szybkie efekty (np. jak Copilot w kilka minut pomaga stworzyć cotygodniowy raport), co zwiększa zaangażowanie zespołu i buduje nawyk regularnego stosowania narzędzia. Po drugie, warto zintegrować Copilota z kluczowymi procesami oraz systemami używanymi w firmie (np. zapewniając mu dostęp do repozytoriów wiedzy czy baz danych), aby narzędzie mogło dostarczać pracownikom precyzyjne, dopasowane do kontekstu wsparcie. Po trzecie, należy jasno określić cele i wskaźniki mierzące sukces wdrożenia – na przykład monitorując czas realizacji wybranych procesów przed i po wdrożeniu Copilota lub regularnie badając opinie pracowników na temat zaoszczędzonego czasu. Takie podejście pozwoli określić, gdzie Copilot przynosi największe korzyści i gdzie warto wprowadzić ewentualne usprawnienia. Dobrą praktyką jest również rozpoczynanie wdrożenia od procesów o dużym wpływie na efektywność organizacji, np. w działach poświęcających dużo czasu na dokumentację lub przetwarzanie danych, co pozwala szybko usunąć „wąskie gardła”. Wreszcie, warto regularnie zbierać opinie od użytkowników i nieustannie ulepszać sposób korzystania z Copilota. Pracownicy często sami odkrywają nowe funkcjonalności lub najlepsze praktyki, które można następnie wdrożyć w całej firmie. Dzięki tym działaniom wiele przedsiębiorstw przekonało się, że wdrożenie Copilota przynosi mierzalne oszczędności czasu oraz realne obniżenie kosztów. Podsumowując: traktuj wdrożenie Copilota jako inicjatywę strategiczną – dobrze je zaplanuj, wspieraj i monitoruj efekty, a oszczędności kosztowe pojawią się jako naturalny rezultat tych działań. Zapytaj ChatGPT
Czytaj
Procedury AML w biurach rachunkowych – jak automatyzacja gwarantuje zgodność z regulacjami
Biura rachunkowe każdej wielkości – od lokalnych praktyk po globalne sieci audytorskie – znajdują się pod rosnącą presją, aby spełniać wymogi związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy (AML). Regulatorzy w Unii Europejskiej rozszerzyli i zaostrzyli przepisy AML poprzez dyrektywy takie jak Piąta Dyrektywa AML (5AMLD) i Szósta Dyrektywa AML (6AMLD). Zgodnie z nimi księgowi, audytorzy i doradcy podatkowi są traktowani jako „instytucje obowiązane”, co oznacza, że muszą wdrożyć kompleksowe procedury AML albo liczyć się z wysokimi karami i ryzykiem utraty reputacji. W tym otoczeniu szczególnie duże biura rachunkowe mierzą się z ogromną liczbą klientów i złożonymi procesami, które sprawiają, że manualne podejście do zgodności staje się niepraktyczne. W efekcie coraz więcej firm sięga po automatyzację, aby efektywnie realizować obowiązki AML i zapewnić pełną zgodność z regulacjami. Regulacje AML UE dla biur rachunkowych Unijny system przeciwdziałania praniu pieniędzy – w szczególności Czwarta, Piąta i Szósta Dyrektywa AML (4AMLD, 5AMLD, 6AMLD) – nakłada rygorystyczne obowiązki na biura rachunkowe i firmy świadczące usługi profesjonalne. Dyrektywa 5AMLD (Dyrektywa UE 2018/843), wdrożona w 2020 roku, rozszerzyła zakres przepisów AML, obejmując nimi szerszą grupę podmiotów i kładąc większy nacisk na przejrzystość oraz należytą staranność. Wzmocniła obowiązki dotyczące badania klienta (Know Your Customer – KYC), weryfikacji beneficjentów rzeczywistych, bieżącego monitorowania aktywności klientów oraz niezwłocznego raportowania podejrzanych działań. Kolejna, 6AMLD, obowiązująca od 2021 roku, ujednoliciła definicję przestępstw związanych z praniem pieniędzy i rozszerzyła odpowiedzialność na firmy oraz ich kierownictwo, wprowadzając surowsze sankcje za naruszenia zgodności. W praktyce system ten wymaga od biur rachunkowych wdrożenia kompleksowych programów AML, niezależnie od ich wielkości. W przeciwnym razie narażają się na sankcje. Nawet duże, międzynarodowe sieci audytorskie ponosiły już konsekwencje za uchybienia w tym zakresie, co podkreśla, że nikt nie jest z tych wymogów zwolniony. Aby zachować zgodność, biura muszą działać proaktywnie, wdrażając odpowiednie mechanizmy kontrolne i na bieżąco dostosowując się do zmieniających się regulacji (UE planuje nawet nową, bezpośrednio obowiązującą regulację AML i centralny organ nadzorczy w najbliższych latach). Kluczowe obowiązki AML dla biur rachunkowych Zgodnie z dyrektywami UE i przepisami krajowymi biura rachunkowe muszą realizować kilka podstawowych obowiązków AML w swojej codziennej działalności. Należą do nich m.in.: Customer Due Diligence (KYC): biura muszą zweryfikować tożsamość każdego klienta i rozumieć, z kim współpracują. Obejmuje to pozyskanie i sprawdzenie oficjalnych dokumentów identyfikacyjnych, ustalenie beneficjentów rzeczywistych w przypadku klientów korporacyjnych oraz weryfikację klientów względem list sankcyjnych i baz PEP. Skuteczne procedury KYC gwarantują, że firma „zna swojego klienta” i potrafi ocenić potencjalne czynniki ryzyka już na etapie rozpoczęcia współpracy. Ocena ryzyka klienta: biura rachunkowe są zobowiązane do przyjęcia podejścia opartego na analizie ryzyka, oceniając profil każdego klienta pod kątem ryzyka prania pieniędzy. Oznacza to uwzględnienie m.in. branży klienta, ekspozycji geograficznej, złożoności struktury właścicielskiej czy innych czynników wysokiego ryzyka (np. klient z jurysdykcji wysokiego ryzyka lub klient będący PEP). Biuro musi przypisać klientowi odpowiednią kategorię ryzyka (np. niskie, średnie, wysokie) i zastosować pogłębione procedury dla przypadków wysokiego ryzyka. Obowiązek ten obejmuje także regularną ponowną ocenę profilu ryzyka klienta. Monitoring transakcji: szczególnie w większych biurach lub tam, gdzie obsługiwane są środki klientów, oczekuje się monitorowania transakcji finansowych i aktywności kont w poszukiwaniu nietypowych lub podejrzanych wzorców. Może to obejmować analizę wyjątkowo dużych transakcji, nieregularnych transferów niepasujących do profilu klienta czy złożonych łańcuchów płatności. Bieżący monitoring transakcji pomaga w czasie rzeczywistym wykrywać potencjalne schematy prania pieniędzy i stanowi kluczowy mechanizm obronny obok początkowej weryfikacji. Zgłaszanie podejrzanych transakcji: jeśli księgowy lub biuro rachunkowe podejrzewa, że transakcja lub zachowanie klienta mogą być powiązane z działalnością przestępczą, istnieje prawny obowiązek złożenia raportu o podejrzanej transakcji (Suspicious Activity Report – SAR) do krajowej jednostki analityki finansowej. Należy to zrobić bez informowania klienta. Terminowe raportowanie podejrzeń ma kluczowe znaczenie – umożliwia organom wszczęcie dochodzenia i jednocześnie chroni biuro przed odpowiedzialnością, potwierdzając zgodność z przepisami. Biura rachunkowe powinny mieć jasne wewnętrzne procedury eskalacji, aby pracownicy mogli szybko sygnalizować i zgłaszać czerwone flagi. Prowadzenie dokumentacji: przepisy AML nakazują przechowywanie szczegółowych zapisów wszystkich działań związanych z due diligence i transakcji klientów przez określony czas (zwykle co najmniej pięć lat po zakończeniu relacji biznesowej lub transakcji). Obejmuje to kopie dokumentów tożsamości, zapisy ocen ryzyka, rejestry transakcji oraz korespondencję związaną z ustaleniami. Prawidłowe prowadzenie dokumentacji gwarantuje, że biuro będzie mogło na żądanie przedstawić dowody zgodności regulatorom i audytorom, a także pomoże w ewentualnych przyszłych dochodzeniach. Najczęstsze wyzwania AML w biurach rachunkowych Wdrożenie powyższych procedur AML nie jest pozbawione trudności. Wiele biur rachunkowych – nawet tych dobrze wyposażonych – zmaga się z nieefektywnościami i lukami, które mogą podważać skuteczność działań compliance. Do najczęstszych wyzwań należą: Rozproszone procesy i silosy danych: informacje i czynności potrzebne do spełnienia wymogów AML często są podzielone pomiędzy różne systemy lub działy. Na przykład dokumenty identyfikacyjne klientów mogą być przechowywane w papierowych teczkach lub różnych bazach danych, a rejestry transakcji i oceny ryzyka – w jeszcze innym miejscu. Takie rozproszenie utrudnia uzyskanie pełnego obrazu zgodności dla danego klienta. Prowadzi też do niespójnych praktyk w całej organizacji, zwłaszcza w dużych biurach z wieloma oddziałami. Silosy danych i niepołączone procesy zwiększają ryzyko przeoczeń, bo brak jest jednego źródła prawdy o statusie AML klienta. Manualny onboarding i weryfikacja: bez odpowiednich narzędzi due diligence przy onboardingu klienta staje się pracochłonnym, ręcznym procesem. Pracownicy muszą zbierać paszporty czy dokumenty firmowe przez e-mail lub w wersji papierowej, ręcznie sprawdzać rejestry państwowe czy listy sankcyjne oraz własnoręcznie wypełniać formularze. Takie podejście jest nie tylko wolne – opóźniając przyjęcie klienta – ale też podatne na błędy ludzkie. Kluczowe kroki mogą zostać pominięte albo źle udokumentowane. Niespójność weryfikacji manualnych oznacza również, że jakość KYC różni się w zależności od przypadku, co jest problematyczne w kontekście zgodności. Dla dużego biura, które przyjmuje wielu klientów, czysto manualne podejście staje się nie do utrzymania. Brak ciągłego monitoringu: wiele biur rachunkowych przeprowadza due diligence na początku relacji z klientem, ale nie monitoruje aktywnie jego profilu ani transakcji w dalszym ciągu współpracy. Bez ciągłego monitoringu zmiany w profilu ryzyka klienta mogą pozostać niezauważone – np. jeśli klient zostanie wpisany na listę sankcyjną lub zacznie uczestniczyć w podejrzanych transakcjach po onboardingu, biuro może przeoczyć te czerwone flagi. Okresowe przeglądy (np. raz w roku czy ad hoc) mogą być zbyt późne. Taka luka naraża biura na ryzyko pomiędzy kolejnymi formalnymi przeglądami. Regulatorzy oczekują „ciągłego due diligence”, więc brak monitoringu w czasie rzeczywistym może prowadzić do naruszeń i utraty szansy na terminowe raportowanie podejrzeń. Jak automatyzacja wspiera zgodność AML w biurach rachunkowych Automatyzacja AML bezpośrednio odpowiada na powyższe wyzwania i pomaga biurom rachunkowym w bardziej niezawodnym spełnianiu wymogów regulacyjnych. Dzięki specjalistycznym platformom compliance i nowoczesnym technologiom biura mogą usprawnić swoje procedury AML w następujący sposób: Zintegrowane i efektywne procesy: automatyzacja łączy wszystkie działania AML w jednym systemie – od onboardingu i weryfikacji tożsamości po scoring ryzyka, monitorowanie transakcji i raportowanie. Dzięki temu eliminowane są rozproszone procesy. Wszystkie dane klientów i działania compliance są przechowywane centralnie, co daje osobom odpowiedzialnym pełny obraz w jednym miejscu. Jeden system zarządzający end-to-end due diligence ogranicza luki i dublowanie czynności. Poprawia to spójność w całym biurze (każdy oddział czy zespół działa według tych samych procedur), a także ułatwia audyty wewnętrzne i zewnętrzne, bo informacje są uporządkowane i łatwo dostępne. Szybsze i dokładniejsze KYC: zautomatyzowane rozwiązania usprawniają proces KYC dzięki digitalizacji weryfikacji tożsamości i gromadzenia dokumentów. Klienci mogą przesyłać dane przez bezpieczne portale online, a system automatycznie weryfikuje dokumenty i wyciąga potrzebne informacje. Automatyzacja pozwala też na błyskawiczne sprawdzanie klientów na listach sankcyjnych, PEP i innych listach obserwacyjnych – w kilka sekund, podczas gdy pracownik potrzebowałby znacznie więcej czasu. Dzięki wykorzystaniu AI lub integracji API do weryfikacji danych o beneficjentach rzeczywistych i pobierania informacji z rejestrów firmowych, platforma automatyczna znacząco ogranicza ręczne zadania. Efekt to szybszy onboarding bez utraty jakości, a także jednolite kontrole dla każdego klienta, co zmniejsza ryzyko przeoczeń czy błędów ludzkich. Ciągły monitoring i alerty w czasie rzeczywistym: jedną z największych zalet automatyzacji AML jest możliwość ciągłego monitorowania klientów i transakcji. Oprogramowanie działa w tle, analizując aktywność w poszukiwaniu anomalii i regularnie ponownie sprawdzając klientów w bazach sankcyjnych/PEP. Jeśli profil ryzyka klienta się zmieni – np. jego nazwisko pojawi się w negatywnych wiadomościach lub w nowej wersji listy sankcyjnej – system natychmiast powiadomi zespół compliance. Podobnie nietypowe wzorce transakcji (np. nagłe duże przelewy lub wiele wpłat gotówkowych odstających od zwykłej aktywności klienta) mogą być automatycznie oznaczane. Taka ciągła czujność jest praktycznie niemożliwa do osiągnięcia ręcznie. Monitoring w czasie rzeczywistym gwarantuje szybkie wychwytywanie i obsługę podejrzanych działań, utrzymując biuro w zgodzie z oczekiwaniami regulatorów dotyczącymi „ciągłego due diligence”. Mniej błędów i większa spójność: automatyzacja rutynowych zadań compliance minimalizuje ryzyko błędów ludzkich – np. pominiętych kontroli czy źle zarchiwizowanych dokumentów. Oprogramowanie może wymuszać wypełnianie obowiązkowych pól i checklist (np. konieczność ukończenia oceny ryzyka przed pełnym otwarciem konta), co gwarantuje, że nic nie zostanie pominięte. Każdy klient przechodzi tę samą, ustandaryzowaną ścieżkę. Spójność nie tylko wspiera zgodność, ale też ułatwia szkolenie pracowników, bo proces jest jasno zdefiniowany w systemie. Kiedy regulatorzy sprawdzają program AML biura, widzą jednolite, dobrze udokumentowane podejście spełniające wymagane standardy. Usprawnione raportowanie i archiwizacja: automatyzacja ułatwia tworzenie raportów i ścieżek audytowych niezbędnych do spełnienia wymogów regulacyjnych. Gdy transakcja zostanie oznaczona jako podejrzana, wiele platform AML wspiera przygotowanie raportu SAR, nawet automatycznie uzupełniając część danych, co oszczędza czas w kluczowych momentach. Wszystkie działania AML – od weryfikacji paszportu po aktualizację scoringu ryzyka – są rejestrowane w systemie. Powstaje w ten sposób pełna ścieżka audytowa. Jeśli chodzi o przechowywanie dokumentacji, system elektroniczny bezpiecznie gromadzi dokumenty KYC, formularze ocen ryzyka i rejestry transakcji, automatycznie oznaczane datą i indeksowane. Odnalezienie danych na potrzeby kontroli regulacyjnej czy audytu wewnętrznego staje się szybkie i niezawodne. Ponieważ dokumenty są cyfrowe i tworzone są ich kopie zapasowe, biura są lepiej chronione przed utratą danych (w przeciwieństwie do czasochłonnego przeszukiwania segregatorów z dokumentami). Ogólnie rzecz biorąc, automatyczna archiwizacja sprawia, że biuro może łatwo udowodnić zgodność i spełnić wymóg przechowywania dokumentacji przez pięć (lub więcej) lat bez obaw o brakujące pliki. Automatyzacja AML jako fundament zgodności Dla biur rachunkowych – szczególnie tych większych, obsługujących tysiące klientów i złożone projekty – wdrożenie rozwiązania do automatyzacji AML staje się szybko koniecznością. Automatyzacja nie tylko rozwiązuje problemy operacyjne związane z compliance, ale też daje pewność, że biuro spełnia zarówno literę, jak i ducha prawa. Ponieważ regulatorzy stale podnoszą poprzeczkę, inwestycja w odpowiednią technologię to inwestycja w przyszłą stabilność biura. Wdrażając nowoczesną platformę AML, biura mogą zapewnić, że wszystkie wymagane kontrole (od KYC po monitoring transakcji) są realizowane spójnie i efektywnie. Pracownicy compliance mogą wtedy skupić się na analizie rzeczywiście podejrzanych przypadków, zamiast tonąć w papierkowej robocie. Co więcej, zautomatyzowane systemy są regularnie aktualizowane, aby odzwierciedlać najnowsze zmiany regulacyjne – dzięki czemu procedury biura są zgodne z nowymi zasadami (np. aktualizacjami dyrektyw UE czy reżimów sankcyjnych) bez konieczności czasochłonnych modyfikacji ręcznych. Krótko mówiąc, automatyzacja pozwala biurom rachunkowym skutecznie skalować swoje zabezpieczenia AML w sposób opłacalny, przekształcając compliance z obciążenia w efektywnie zarządzany proces biznesowy. AMLTrack – inteligentne AML compliance dla biur rachunkowych AMLTrack to platforma compliance oparta na sztucznej inteligencji, zaprojektowana z myślą o specyfice biur rachunkowych, audytorów i doradców podatkowych. Automatyzuje każdy etap procesu AML – od cyfrowego onboardingu klientów i weryfikacji beneficjentów rzeczywistych po ciągły monitoring i zgłaszanie podejrzanych transakcji. Zintegrowany z listami sankcyjnymi UE i międzynarodowymi, bazami PEP oraz rejestrami firm, AMLTrack zapewnia, że weryfikacja klientów przebiega w kilka sekund i jest stosowana spójnie w całym biurze. Monitoring w czasie rzeczywistym wychwytuje nietypowe transakcje lub zmiany w profilu ryzyka klienta, a wbudowane modele scoringowe standaryzują ocenę ryzyka we wszystkich oddziałach i zespołach. System tworzy również kompletną, gotową do audytu dokumentację wszystkich działań AML, co ułatwia wykazanie zgodności przed regulatorami i audytorami wewnętrznymi. Skalowalny i gotowy do wdrożenia w chmurze, AMLTrack wspiera zarówno małe biura, jak i globalne sieci, pomagając redukować koszty compliance, eliminować manualne nieefektywności i koncentrować zasoby na faktycznie wysokim ryzyku. Czy małe biura rachunkowe muszą wdrażać procedury AML? Tak. Zgodnie z przepisami UE, takimi jak Piąta Dyrektywa AML (5AMLD), wszystkie biura rachunkowe – niezależnie od wielkości – są klasyfikowane jako „instytucje obowiązane” i muszą wdrożyć procedury AML. Choć większe firmy zwykle podlegają bardziej szczegółowej kontroli ze względu na dużą liczbę klientów i transakcji, nawet małe biura mają obowiązek przeprowadzać prawidłową identyfikację klientów, oceniać ryzyko oraz zgłaszać podejrzane działania. Jakie jest największe wyzwanie związane z compliance AML w biurach rachunkowych? Jednym z największych wyzwań jest zarządzanie rozproszonymi i ręcznymi procesami compliance. Wiele biur wciąż opiera się na arkuszach kalkulacyjnych, dokumentach papierowych i manualnych kontrolach, co prowadzi do niespójnej weryfikacji klientów oraz zwiększa ryzyko błędów lub przeoczenia sygnałów ostrzegawczych. Brak scentralizowanych systemów sprawia, że biurom trudno jest skutecznie i efektywnie sprostać oczekiwaniom regulatorów. Jak często biura rachunkowe powinny aktualizować profile ryzyka AML swoich klientów? Unijne przepisy AML wymagają ciągłego monitorowania klientów, a nie jednorazowej weryfikacji przy onboardingu. Najlepszą praktyką jest ponowna ocena ryzyka klienta w regularnych odstępach czasu – zazwyczaj co najmniej raz w roku lub za każdym razem, gdy nastąpi istotna zmiana w aktywności klienta bądź w czynnikach zewnętrznych (np. nowe listy sankcyjne czy negatywne doniesienia w mediach). Automatyzacja znacząco upraszcza bieżące monitorowanie i zmniejsza nakład pracy związany z tymi okresowymi przeglądami. Czy automatyzacja rzeczywiście może obniżyć koszty związane z compliance AML w biurach rachunkowych? Tak, automatyzacja znacząco obniża koszty compliance, usprawniając procesy due diligence, weryfikację tożsamości i monitoring transakcji. Zmniejsza ilość pracy ręcznej, przyspiesza onboarding klientów i zapewnia stałą zgodność z regulacjami bez konieczności zatrudniania dodatkowych pracowników ds. compliance. W dłuższej perspektywie pozwala biurom oszczędzać, zapobiegając karom regulacyjnym i podnosząc efektywność operacyjną. Czy biura rachunkowe ponoszą odpowiedzialność za podejrzane transakcje swoich klientów? Biura rachunkowe mają ustawowy obowiązek zgłaszania wszelkich podejrzanych działań wykrytych w toku swojej pracy zawodowej. Nie ponoszą odpowiedzialności za same działania klienta, ale muszą wdrożyć procedury pozwalające na wykrywanie, ocenę i szybkie raportowanie podejrzanych transakcji. Zaniedbanie w zakresie raportowania lub niewłaściwa ocena ryzyka mogą skutkować dotkliwymi karami regulacyjnymi oraz poważnymi konsekwencjami dla reputacji biura.
Czytaj
Automatyzacja AML w branżach opartych na gotówce – prostsza droga do zgodności z przepisami
W 2017 roku śledczy ujawnili, że pewien kartel narkotykowy stworzył całe sieci salonów samochodowych wyłącznie w celu prania brudnych pieniędzy. W innym przypadku pozornie zwyczajny dealer samochodowy w Wielkiej Brytanii został oskarżony i zmuszony do przepadku majątku o wartości ponad 1 miliona funtów po tym, jak nieświadomie wyprał pieniądze pochodzące z przestępstw, przeprowadzając transakcje w swoim salonie. Te przykłady z życia wzięte pokazują brutalną rzeczywistość: jeśli Twój biznes regularnie obsługuje duże transakcje gotówkowe – niezależnie od tego, czy prowadzisz salon samochodowy, sklep jubilerski, butik z luksusową odzieżą, firmę budowlaną czy hotel – możesz stać się celem przestępców jako kanał do prania brudnych pieniędzy. Rządy doskonale zdają sobie sprawę z tego ryzyka, dlatego firmy o wysokim udziale transakcji gotówkowych podlegają obecnie rygorystycznym wymogom AML (Anti-Money Laundering). Przepisy AML w Europie i próg 10 000 € w gotówce (5AMLD) Jednym z kluczowych zapisów europejskich regulacji AML, w szczególności Piątej Dyrektywy AML UE (5AMLD), jest prawny obowiązek monitorowania i raportowania dużych płatności gotówkowych. Zgodnie z prawem UE każda osoba lub firma handlująca towarami, która przyjmuje płatność gotówką powyżej 10 000 €, musi stosować się do dyrektyw AML. W praktyce oznacza to obowiązek przeprowadzenia weryfikacji tożsamości klienta i due diligence przy dużych transakcjach gotówkowych, a często również zgłoszenia takich transakcji przekraczających próg 10 000 € do właściwych organów. Dyrektywa 5AMLD, wdrożona w 2020 roku, rozszerzyła katalog podmiotów objętych regulacjami o kolejnych sprzedawców dóbr luksusowych i wysokiej wartości – w tym sprzedawców dzieł sztuki i towarów luksusowych – w przypadku, gdy pojedyncza transakcja (lub seria powiązanych transakcji) wynosi 10 000 € lub więcej. Mówiąc prościej: jeśli ktoś wchodzi do Twojego salonu z torbą pełną gotówki, masz prawny obowiązek zweryfikować jego tożsamość, ustalić źródło środków i zwrócić uwagę na wszelkie podejrzane sygnały. Dlaczego firmy gotówkowe są wysokiego ryzyka w kontekście prania pieniędzy Gotówka wciąż jest ulubionym narzędziem przestępców – z prostego powodu: jest anonimowa i trudna do prześledzenia. Możliwość zakupu luksusowego samochodu czy drogiego diamentu za gotówkę pozwala w jednej transakcji zalegalizować ogromne kwoty nielegalnych środków. Branże o dużym udziale transakcji gotówkowych historycznie podlegały też mniejszemu nadzorowi niż banki, co czyniło je łatwiejszym celem dla działań przestępczych. Co więcej, wielu sprzedawców i pracowników tych sektorów ma niską świadomość przepisów AML – badania pokazują, że sprzedawcy dóbr luksusowych i wysokiej wartości rzadko składają raporty nawet wtedy, gdy podejrzewają nieprawidłowości. Wszystkie te czynniki istotnie zwiększają ryzyko prania pieniędzy. Regulatorzy klasyfikują biznesy gotówkowe jako „wysokiego ryzyka”, ponieważ przestępcy mogą stosunkowo łatwo wykorzystać je do wprowadzenia nielegalnych środków do legalnego obiegu finansowego. Kluczowe obowiązki AML dla firm gotówkowych Co dokładnie musi zrobić dealer samochodowy, jubiler lub inna firma o wysokim udziale gotówki, aby zachować zgodność z prawem? Dyrektywy UE i przepisy krajowe nakładają na te podmioty – określane w ustawie jako „instytucje obowiązane” – kilka podstawowych obowiązków AML w przypadku obsługi dużych płatności gotówkowych: Customer Due Diligence (CDD) – identyfikacja klienta: musisz zweryfikować tożsamość swojego klienta, a w razie potrzeby także beneficjenta rzeczywistego dokonującego zakupu. Oznacza to zebranie oficjalnych dokumentów tożsamości (paszportów, prawa jazdy itp.) i potwierdzenie, że dana osoba jest tym, za kogo się podaje, zanim sfinalizujesz sprzedaż wysokiej wartości. CDD obejmuje również ocenę profilu ryzyka klienta (czy jest osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, czy mieszka w kraju wysokiego ryzyka). Raportowanie podejrzanych transakcji: jeśli cokolwiek w zachowaniu klienta lub przebiegu transakcji wzbudzi Twoje podejrzenia, masz prawny obowiązek złożenia raportu o podejrzanej transakcji (Suspicious Activity Report – SAR) do krajowej jednostki analityki finansowej. Przykłady to np. próba dokonania kilku wpłat gotówkowych tuż poniżej progu 10 000 €, czy unikanie odpowiedzi na pytania o pochodzenie środków. Szybkie zgłoszenie chroni Twój biznes przed odpowiedzialnością i pomaga organom ścigania powstrzymać przepływ nielegalnych funduszy. Weryfikacja źródła środków: W przypadku dużych lub nietypowych transakcji należy dokładniej sprawdzić, skąd pochodzą pieniądze klienta. Przepisy AML określają to jako „pogłębioną analizę due diligence” (Enhanced Due Diligence). Może to obejmować prośbę o przedstawienie dokumentów potwierdzających źródło środków lub majątku, np. wyciągów bankowych czy dowodów uzyskania dochodu. Jeśli klient wchodzi z 50 000 € w gotówce, musisz mieć uzasadnioną pewność, że środki te nie pochodzą z działalności przestępczej. Przechowywanie dokumentacji: Firmy muszą prowadzić dokładną dokumentację wszystkich transakcji powyżej ustalonego progu oraz kopie wszystkich danych CDD (dokumentów tożsamości, formularzy, potwierdzeń adresu itp.) przez co najmniej pięć lat. Taka ścieżka audytowa (coraz częściej w formie cyfrowej) powinna zawierać opis wykonanych czynności kontrolnych i będzie kluczowa w razie kontroli lub audytu. Prawidłowe przechowywanie dokumentacji oznacza również, że w przypadku dochodzenia w sprawie podejrzanej transakcji, nawet po kilku latach, szczegóły można łatwo odtworzyć. Wyzwania w spełnianiu wymogów AML Przestrzeganie tych zasad bywa trudne dla firm gotówkowych, z których wiele to małe lub średnie przedsiębiorstwa bez dedykowanych działów compliance. Do najczęstszych problemów należą: Brak wiedzy i szkoleń: Zawiłości prawa AML – od identyfikacji osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne po rozpoznawanie złożonych sygnałów ostrzegawczych dotyczących prania pieniędzy – nie są proste. Właściciele firm i pracownicy często nie są ekspertami AML, a nadążanie za zmianami w regulacjach wymaga regularnych szkoleń. Błędy lub przeoczenia wynikające z ograniczonej wiedzy mogą prowadzić do luk w zgodności. Czasochłonność procesów: Ręczne sprawdzanie dokumentów tożsamości, wypełnianie formularzy i rejestrowanie szczegółów transakcji może znacznie opóźniać sprzedaż. Na przykład weryfikacja tożsamości klienta i zapisanie jego danych może wydłużyć finalizację zakupu o dużej wartości, co frustruje zarówno klientów, jak i personel. Formalności i procedury due diligence wymagają czasu, co jest sprzeczne z szybkim tempem sprzedaży. Błędy ludzkie i brak spójności: Poleganie wyłącznie na ręcznych procedurach compliance oznacza, że zawsze istnieje ryzyko przeoczenia. Pracownik przeciążony obowiązkami może nie zauważyć, że ta sama osoba wpłaciła dwie kwoty po 9 500 € (tuż poniżej progu) w krótkim odstępie czasu. Niespójne stosowanie procedur – np. jeden sprzedawca skrupulatnie kseruje dokumenty tożsamości, a inny zapomina – tworzy luki, które mogą wykorzystać przestępcy. Obciążenie operacyjne i kosztowe: Wdrożenie kontroli AML nie jest darmowe. Dealerzy dóbr luksusowych mogą być zobowiązani do rejestracji w rejestrach regulatorów oraz inwestycji w systemy lub zewnętrzne doradztwo, aby spełnić wymogi. W przypadku małej firmy przeznaczenie zasobów na compliance (zatrudnienie specjalistów, bezpieczne przechowywanie dokumentów, weryfikacje w tle) może nadwyrężyć budżet. Wiele firm czuje się rozdartych między koniecznością przestrzegania przepisów a brakiem infrastruktury na poziomie dużych przedsiębiorstw. Jak automatyzacja upraszcza zgodność z AML Na szczęście technologia zmienia sposób, w jaki firmy podchodzą do zgodności z przepisami AML. Automatyzacja i narzędzia cyfrowe (często określane w świecie compliance jako „RegTech”) mogą znacząco zmniejszyć ciężar spełniania wymogów AML. Oto, w jaki sposób wykorzystanie automatyzacji może pomóc firmom gotówkowym działać zgodnie z prawem, oszczędzając jednocześnie czas i wysiłek: Cyfrowe KYC (Know Your Customer): Zamiast kopiowania paszportów i ręcznego sprawdzania dokumentów, firmy mogą korzystać z cyfrowych rozwiązań KYC, które weryfikują tożsamość klientów w kilka minut. Zautomatyzowane platformy mogą skanować dokumenty tożsamości, potwierdzać ich autentyczność i porównywać dane klientów z bazami osób objętych sankcjami lub zajmujących eksponowane stanowiska polityczne – wszystko w czasie rzeczywistym. Dzięki temu każdy klient przechodzi wymaganą procedurę CDD bez spowalniania procesu sprzedaży. Automatyczne flagowanie transakcji: Oprogramowanie AML może automatycznie monitorować i oznaczać transakcje spełniające określone kryteria ryzyka. Na przykład, jeśli płatność gotówką przekracza 10 000 €, system może natychmiast powiadomić kierownictwo i uruchomić wymaganą procedurę raportowania. Co więcej, jeśli wiele mniejszych płatności wygląda na „rozbite” w celu uniknięcia wykrycia, system automatyczny może rozpoznać taki wzorzec i wysłać alert. Dzięki wczesnemu wychwyceniu takich sygnałów automatyzacja zapewnia, że podejrzane działania nie zostaną przeoczone. Zintegrowane systemy monitorowania: Dzięki zintegrowanej platformie compliance wszystkie działania AML – weryfikacja klientów, rejestry transakcji, ocena ryzyka i raportowanie – działają w spójny sposób. Takie systemy oferują centralny panel, na którym można w jednym miejscu zobaczyć pełny obraz aktywności i poziomu ryzyka klienta. To całościowe spojrzenie ułatwia wykrywanie sygnałów ostrzegawczych, które mogłyby zostać przeoczone przy rozproszonych informacjach. Upraszcza to także audyty compliance, ponieważ wszystkie dane i kontrole są zapisane w jednym miejscu i można je łatwo zebrać w wymagane raporty. Bezpieczne przechowywanie dokumentacji: Automatyzacja pomaga utrzymać uporządkowaną i bezpieczną ścieżkę audytową wszystkich działań AML. Dokumenty tożsamości klientów, formularze due diligence i zapisy transakcji mogą być przechowywane cyfrowo, z szyfrowaniem i kopiami zapasowymi, co eliminuje ryzyko utraty papierów czy ich uszkodzenia. Gdy regulator poprosi o dowody zgodności (np. dane klienta i szczegóły transakcji sprzed trzech lat), można je odnaleźć w kilka sekund, bez przeszukiwania szaf z dokumentami. System automatycznie dba o prawidłowe przechowywanie danych, dzięki czemu zawsze jesteś gotowy na kontrolę. AMLTrack – inteligentne AML compliance dla firm gotówkowych AMLTrack to platforma compliance oparta na sztucznej inteligencji, która automatyzuje każdy etap procesu przeciwdziałania praniu pieniędzy w firmach gotówkowych – od natychmiastowej cyfrowej weryfikacji klientów po ciągły monitoring transakcji. Zintegrowany z międzynarodowymi listami sankcyjnymi i bazami PEP, AMLTrack weryfikuje klientów w kilka sekund i stosuje spójne modele oceny ryzyka do każdej transakcji. Monitoring w czasie rzeczywistym wychwytuje duże płatności gotówkowe, podejrzane wzorce (np. wiele transakcji tuż poniżej progu) oraz inne sygnały ostrzegawcze charakterystyczne dla obrotu towarami i usługami wysokiej wartości. Wszystkie działania compliance są rejestrowane w bezpiecznym środowisku gotowym do audytu, co pozwala szybko udostępniać dokumentację organom nadzoru lub w ramach przeglądów wewnętrznych. Centralny panel AMLTrack zapewnia właścicielom firm pełny wgląd w aktywność i poziom ryzyka klientów, a automatyczne raportowanie gwarantuje dotrzymanie terminów bez ręcznej papierkowej roboty. Skalowalny i gotowy do wdrożenia w chmurze AMLTrack obniża koszty compliance, przyspiesza proces sprzedaży i wzmacnia ochronę przed wykorzystywaniem transakcji gotówkowych do celów przestępczych. Dzięki automatyzacji AML firmy gotówkowe mogą przekształcić compliance z uciążliwego obowiązku w szybki i rutynowy proces. Efekt to nie tylko mniejsze ryzyko kar czy problemów prawnych, ale też spokój właścicieli – mogą skupić się na rozwoju biznesu, wiedząc, że solidne mechanizmy czuwają w tle, by blokować napływ przestępczych środków. Dlaczego firmy przyjmujące duże płatności gotówkowe są uznawane za wysokiego ryzyka w kontekście prania pieniędzy? Transakcje gotówkowe są atrakcyjne dla przestępców, ponieważ są anonimowe i trudne do prześledzenia, co czyni je idealnym sposobem na wprowadzanie nielegalnych środków do legalnej gospodarki. Firmy, które często obsługują duże kwoty gotówki – takie jak salony samochodowe, sklepy jubilerskie czy butiki z dobrami luksusowymi – są szczególnie narażone, ponieważ towary o wysokiej wartości pozwalają łatwo przekształcić pieniądze pochodzące z przestępstw w legalne aktywa. Regulatorzy uważnie monitorują te sektory właśnie dlatego, że w przeszłości przestępcy wielokrotnie wykorzystywali takie transakcje do ukrywania lub legalizowania nielegalnych zysków. Co dokładnie musi zrobić moja firma przy przyjmowaniu płatności gotówkowych powyżej 10 000 € w UE? Zgodnie z prawem UE (w szczególności Piątą Dyrektywą AML – 5AMLD), jeśli Twoja firma przyjmuje płatność gotówką w wysokości 10 000 € lub więcej, masz obowiązek przeprowadzenia procedury Customer Due Diligence (CDD). Obejmuje to weryfikację tożsamości klienta, zebranie dokumentów identyfikacyjnych oraz ustalenie źródła pochodzenia gotówki. Musisz także przechowywać szczegółową dokumentację takich transakcji przez co najmniej pięć lat oraz niezwłocznie zgłaszać wszelkie podejrzane działania do lokalnej jednostki analityki finansowej. W jaki sposób automatyzacja może ułatwić mojej firmie spełnianie wymogów AML? Automatyzacja AML ułatwia proces zgodności, digitalizując i usprawniając go w całości, co pozwala zaoszczędzić firmie znaczną ilość czasu i wysiłku. Zautomatyzowane rozwiązania realizują weryfikację tożsamości w formie elektronicznej, natychmiast sprawdzając klientów w bazach sankcyjnych lub rejestrach PEP, co znacząco ogranicza pracę ręczną. Systemy te stale monitorują transakcje, automatycznie oznaczając nietypowe wzorce lub płatności gotówkowe przekraczające progi regulacyjne, dzięki czemu od razu wiesz o potencjalnych sygnałach ostrzegawczych bez konieczności ręcznego nadzoru. Takie proaktywne podejście zmniejsza ryzyko błędów i zapewnia spójną zgodność w całej organizacji. Jakie są konsekwencje nieprzestrzegania przepisów AML dla firm o wysokim udziale transakcji gotówkowych? Kary za nieprzestrzeganie przepisów AML mogą być dotkliwe i obejmować wysokie grzywny, postępowania prowadzone przez organy nadzoru, a w przypadku poważnych zaniedbań lub działań celowych – nawet zarzuty karne. Poza bezpośrednimi sankcjami finansowymi, firma naraża się na poważne szkody wizerunkowe, jeśli zostanie publicznie powiązana z praniem pieniędzy lub innymi przestępstwami finansowymi. Utrata zaufania klientów oraz możliwość wykluczenia z rynku mogą spowodować długotrwałe szkody dla reputacji i rentowności przedsiębiorstwa. Czy małe firmy przyjmujące płatności gotówką również muszą martwić się o zgodność z przepisami AML, czy dotyczy to głównie dużych przedsiębiorstw? Przepisy AML obowiązują firmy każdej wielkości, jeśli wartość transakcji osiąga lub przekracza próg 10 000 €. Nawet małe przedsiębiorstwa mają prawny obowiązek wdrożenia odpowiednich procedur AML, takich jak weryfikacja tożsamości klientów, przeprowadzanie oceny ryzyka czy raportowanie podejrzanych transakcji. Choć większe firmy dysponują zwykle bardziej rozbudowanymi zasobami compliance, mniejsze podmioty mogą w dużym stopniu skorzystać z narzędzi automatyzujących AML, co upraszcza cały proces, zmniejsza obciążenie związane z obowiązkami i chroni przed potencjalnymi konsekwencjami prawnymi oraz regulacyjnymi.
CzytajThe world’s largest corporations trust us
Transition Technologies MS świadczy usługi informatyczne terminowo, o wysokiej jakości i zgodnie z podpisaną umową. Polecamy firmę TTMS jako godnego zaufania i rzetelnego dostawcę usług IT oraz partnera wdrożeniowego Salesforce.
TTMS od lat pomaga nam w zakresie konfiguracji i zarządzania urządzeniami zabezpieczającymi z wykorzystaniem różnych technologii. Ueługi świadczone przez TTMS są realizowane terminowo, i zgodnie z umową.
Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć
Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes
Monika Radomska
Sales Manager