Nie, ale… potrafi tyle samo przy odrobinie pracy. A może i więcej.
System ERP (ang. Enterprise Resource Planning) to dla wielu przedsiębiorców panaceum na wszelkie problemy związane z logistyką, zamówieniami, sprzedażą i statystyką utrzymania np. stanów magazynowych. Posiadają wiele funkcji, które pomagają współczesnym firmom w realizowaniu codziennych zadań. Nie są jednak dedykowane dla każdego. Przykładów systemów ERP można podać wiele. Obecnie najpopularniejsze na rynku to MS Dynamics, SAP ERP, Enova, CDN XL. System ERP nie jest jednak wystarczający, jeśli w grę wchodzi potrzeba obiegu dokumentów wewnątrz firmy. Ten problem rozwiązują systemy klasy ECM (ang. Enterprise Content Management) lub BPM (ang. Business Process Management)), które w łatwy i prosty sposób zapewniają płynność informacji w krótkim czasie. Potrafią także zidentyfikować tzw. wąskie gardła procesów biznesowych firmy.
Jednym z systemów klasy ECM jest Webcon BPS. Jego nadrzędną funkcją jest standaryzacja procesów i upowszechnianie ich w strukturze organizacji.
Bez wątpienia systemy klasy ERP posiadają szereg zalet takich jak:
- realna szansa na obniżenie kosztów pracy,
- większa kontrola nad przebiegiem procesów biznesowych w firmie,
- szybki dostęp do archiwalnych danych,
- porządek w dokumentach (przynajmniej pozorny ),
- prostszy dostęp do informacji biznesowych,
- aktualność bazy danych.
Wszystkie te zalety sprawiają, że menadżerowie bardzo chętnie wdrażają narzędzia tego typu. Optymistycznie myślą o poprawieniu produktywności oraz wzroście zysków czy zaoszczędzonym czasie.
Jednak w trakcie uruchomienia systemu do zarządzania zasobami okazuje się, że zaczyna brakować realizacji mniejszych funkcjonalności lub nie określonych wcześniej wymagań, które nie są wbudowane w narzędzie lub nie zgadzają się z wybranym modelem wdrożeniowym. W takim przypadku często stajemy przed dylematem: czy napisać dodatkowe rozszerzenie realizujące daną potrzebę? Czy wybrać jeszcze dodatkowe rozwiązania realizujące nasze założenia?
Pisanie każdej dodatkowej linijki kodu jest czasochłonne i kosztowne. Wie o tym każdy kto choć raz uczestniczył w projekcie budowania takich rozwiązań. Zazwyczaj firmy nie chcą już inwestować w rozszerzenia ani w nowe oprogramowanie. Wiąże się to nie tylko z dodatkowymi kosztami, ale także czasem, który dodatkowo będzie potrzebny na kolejne wdrożenia. Ta patowa sytuacja powoduje, że procesy potrafią utknąć w jednym miejscu generując masę problemów biznesowych. Warto wtedy zastanowić się nad trzecią opcją, czyli narzędziem, które wypełni luki i tym samym upłynni dany proces.
Czy jednym z systemów ERP jest Webcon BPS? Bardziej jednym z narzędzi, uzupełniających nieudane wdrożenia systemów ERP. Pozwala nam on wykorzystać w pełni dane produkowane bezpośrednio lub pośrednio w procesach biznesowych. Oznacza to, że wbudowane w nim funkcje umożliwiają wykorzystanie posiadanych danych w lepszy sposób oraz uzupełnienie ich o brakujące informacje. Mowa tutaj m.in. o:
- generowaniu dokumentów,
- komunikacji z systemami zewnętrznymi,
- wykorzystaniu skrzynek pocztowych do wysyłania oraz odbierania poczty,
- wymaganiu odpowiednich danych na wskazanych krokach procesu.
Oczywiście tych funkcji jest więcej i możemy je wykorzystać, aby rozbudować nasze procesy oraz realizację założeń biznesowych. Jednak myślę, że najlepiej to pokażemy na dwóch wybranych przykładach, które opisaliśmy poniżej.
Przejdźmy do pierwszego praktycznego wykorzystania połączenia tych rozwiązań. Przypadkiem, który chcemy poruszyć jest potrzeba rozdzielenia dostępu do systemów dla różnych grup użytkowników.
W sytuacji, gdy do systemu ERP nie mogą mieć dostępu pewne grupy pracowników, ale jednak posiadają one informacje wymagane do procedowania poprawnie zasobów, zbieranie takich informacji poprzez maila lub telefonów bez automatyzacji byłoby bardzo czasochłonne i nieefektywne. Takie dane powinny być zbierane automatycznie poprzez odpowiednie procesy oraz być przesyłane do systemu ERP zwrotnie, co jednocześnie pozwoliłoby na wgląd do danych archiwalnych, bo “nic w przyrodzie nie ginie”.
Wyobraźmy sobie, że firma ma 5 oddziałów (3 w Polsce i 2 w Niemczech). Każdy z nich posiada swój magazyn ze sprzętem oraz dostępnymi materiałami eksploatacyjnymi. Do systemu ma dostęp tylko zespół zarządzania magazynami, jednak pracownicy powinni mieć możliwość składania wniosków o sprzęt czy materiały eksploatacyjne.
Sam taki wniosek można by zaprojektować w systemie, jednak proces zamówienia wymaga obsłużenia:
- Akceptacji zgodnie ze strukturą działów – nie koresponduje ona z relacjami AD
- Weryfikacji dostępności elementów zamówienia:
- Brak na magazynie –> wywołanie wniosku zakupowego
- Dostępny w innym magazynie -> wniosek o przesunięcie pomiędzy odpowiednimi magazynami
- Dostępny w siedzibie -> przekazanie do przygotowania i wydania
- Aktualizacja informacji w ERP o:
- przesłaniu między magazynami
- wydaniu z magazynu
- przypisaniu do pracownika
Jak widać, samo zarządzanie stanem magazynowym oraz możliwością rozliczania faktur zakupowych w tym przypadku nie pokrywa nam w pełni wymagania w systemie „as is”.
Tutaj przychodzi nam z pomocą platforma Webcon BPS, dzięki której możemy zaprojektować proces złożenia zapotrzebowania i dla każdego z jego elementów wykonać szereg czynności weryfikacyjnych, a ich wyniki przekazać do systemu ERP celem aktualizacji danych. Zapewniamy w ten sposób spójność danych oraz wygodę pracy użytkownika redukując czas poświęcany na aktualizacje manualne zmian czy wystawianie zamówień.
Opisany przypadek można byłoby przedstawić na uproszczonym schemacie, który zakłada optymistyczną wersję bez uwzględnienia powrotów, zwrotów itp., ale jest wystarczającą do pokazania, jak możemy uzupełnić pewne brakujące elementy procesu w innych systemach poprzez Webcon BPS.
Kroki oznaczone kolorem zielonym są miejscem komunikacji z ERP, a pozostałe są krokami procesu realizowanego w Webcon.
Proces daje możliwość uzupełnienia brakujących akcji komunikacji w prosty i przejrzysty sposób. Dodatkowo zmiany w procesie, dodanie kolejnych kroków jest szybkie do wdrożenia, gdzie w przypadku ERP często należy wykonać znaczną modyfikację, czy też nawet „customizację” do systemu, co jest bardzo czasochłonne oraz kosztowne. Dlatego tutaj sprawdza się Webcon BPS, który jest zorientowany na procesy biznesowe, ale nadal dający pełnie możliwości wymiany danych z innymi systemami.
Przykładem takiego działania i współpracy Webcon – system ERP jest np. proces pobrania z magazynu np. sprzętu na potrzeby pracownika. W celu realizacji wydania materiałów, przesunięcia magazynowego lub zatwierdzenia przedmiotów na magazynie zawsze generowane/wydawane są dokumenty o specjalistycznych nazwach jak np. Przyjęcie z zewnątrz (PZ), Wydanie zewnętrzne (WZ), Przesunięcie międzymagazynowe (MM) oraz Zamówienie (ZM). Wypełnianie takich wniosków w systemie ERP może sprawiać trudności ze względu na (częste) skomplikowanie funkcji jak i całego systemu. Integracja z systemem klasy DMS lub BPM jak Webcon BPS może to znacząco uprościć.
A teraz wyobraźmy sobie sytuację, gdzie do pracy zatrudniana jest nowa osoba. Od samego początku musi wypełniać konkretne dokumenty magazynowe, nie umiejąc poruszać się jeszcze po systemie ERP, z którego korzysta dane przedsiębiorstwo. Webcon rozwiązuje ten problem. Dzięki poprawnie skonfigurowanej aplikacji możemy znacząco ułatwić pracę takim nowym jak i uprzednio zatrudnionym pracownikom. Zamiast szukać w systemie ERP konkretnej zakładki z konkretnymi dokumentami, jak ma to miejsce w innych systemach, można w Webconie zaprojektować dashboard, który będzie odpowiadał jedynie wskazanym dokumentom. W środku takiego panelu może znajdować się “kafelek” startowy dla konkretnego wydania oraz raporty z już przeprocesowanych dokumentów.
Formatki dla każdego dokumentu mogą być oddzielnie skonfigurowane, co pozwala na elastyczność rozwiązania, a nie narzucony przez system ERP jeden konkretny format. Finalnie po uzyskaniu wszystkich niezbędnych informacji mogą zostać wykonane zdarzenia (akcje) systemowe, które za pomocą API systemu ERP prześlą dane do systemu dziedzinowego.
Webcon w takim rozrachunku jest narzędziem do procesowania wniosków oraz sprawdzania ich oraz gromadzenia w raportach (w celach archiwalnych), natomiast ERP pełni rolę kontenera, w którym takie dokumenty się znajdują.
Podczas pisania tego akapitu przyszedł mi do głowy jeszcze jeden pomysł – w kontekście połączenia magazynowego ERP – Webcon, a mianowicie SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI czy ILOŚCI dokumentów. Mogą zdarzyć się sytuacje, gdzie w jednym systemie (np. w tym docelowym – ERP) mogą zniknąć dane. Skutkiem jest problem na magazynie, ponieważ ilość na regałach nie zgadza się z ilością systemową. Na próżno szukać winnego, a najłatwiej jest to zrzucić na… System. Winowajcą jest chwilowe przywieszenie serwisu, błędy przy wywołaniu API, błędy sieciowe etc. Pomocnym rozwiązaniem może być konkretne powiadomienie do użytkownika wystawiającego dokument o poprawnym zaksięgowaniu w systemie ERP oraz dodatkowa weryfikacja na podstawie ilości dokumentów w systemie A i systemie B.
Wracając do kroku „Wystawienie zamówienia w ERP”, możemy oczywiście zaadresować sobie kolejny etap naszego połączenia ERP i Webcona. Po wykonaniu wpisu o potrzebie zamówienia danego sprzętu czy też materiałów eksploatacyjnych, na podstawie tych informacji określa się ilości, które trzeba zakupić. Na poziomie ERP zostałyby one przez pracownika pogrupowane w odpowiednie grupy zakupowe, które zostałyby przekazane do procesu zakupowego po stronie Webcon. Na podstawie grupy, w jaką zostały one włożone, zostałaby automatycznie wygenerowane oferta zamówieniowa dla magazynu do uzupełnienia i przesłana do wybranych firm, z którymi są podpisane umowy. Następnie proces oczekiwałby na odesłanie oferty na przesłanego maila, zaś po jej otrzymaniu ruszyłby dalej. Takie działanie dla większości systemów klasy ERP jest zwykle poza standardem, za to dla Webcon jest to jedna z natywnych funkcji. Po zgodzie na realizację zakupu zostałaby dodana informacja o planowanym koszcie, a po otrzymaniu faktury zostałaby ona podłączona do systemu w ramach odczytanych danych z dokumentu. Oczywiście stany magazynowe zostałyby zaktualizowane, zgodnie z potrzebami zakupowymi.
Jak widać na powyższych przykładach, Webcon jest świetnym uzupełnieniem dla systemów klasy ERP, gdzie wdrożenie tychże w ramach zaprojektowanych modeli czy dostępnych funkcjonalności jest dość bezproblemowe. Jednak w przypadku, kiedy musimy rozszerzyć ich możliwości, często okazuje się to dość skomplikowane. A co ważniejsze, przy praktycznie każdej aktualizacji systemu trzeba mieć na uwadze weryfikację a nawet przepisanie tego rozszerzenia od nowa.
Webcon jako narzędzie do tworzenia procesów, szybkich zmian, rozszerzeń, dostosowań sprawdza się dużo lepiej. Gównie dlatego, że tworzenie aplikacji biznesowych na tej platformie może być bardziej elastyczne niż tradycyjnie. Może być również rozszerzany o nowe dodatki i zbudowane przez nas rozszerzenia. Jednak w większości przypadków jest on w stanie pokryć większość wymagań na wbudowanych i natywnych jego elementach.
Powyżej opisane przykłady są jedynie modelami użycia powiązania pomiędzy systemami oraz funkcjonalnego wykorzystania systemu Webcon BPS w połączeniach. Takich przykładów jesteśmy w stanie mnożyć w nieskończoność. Do powyższych opisów możemy dołączyć przykłady z integracją ERP – Webcon BPS na podstawie np. wniosków urlopowych, ale o tym w następnym artykule. Webcon BPS jest bardzo elastycznym narzędziem, które potrafi współgrać z różnego typu systemami – jeśli tylko „powiemy” mu jak. Czyli odpowiednio skonfigurujemy źródła danych i ustawimy akcje wyzwalane przez triggery (np. czas, zdarzenie, sygnał). Tego typu system może stanowić bardzo dobre uzupełnienie zaplecza IT przedsiębiorstwa. Nie trzeba zatrudniać nowych developerów, tworzyć skomplikowanych systemów, co realnie wpłynie na oszczędność czasu i pieniędzy. Pracownicy będą za to bardziej efektywni, bo powstałe rozwiązanie, które automatyzuje procesy, znacznie ułatwi im pracę. I co najważniejsze, nie musimy się martwić o to, że jakiś ważny dokument zniknie lub przeoczymy ważne biznesowe informacje.
Napisz do autorów:
Hubert.Chadaj (at) ttms.com
Cezary.Rzucidlo (at) ttms.com
Podobne artykuły:
Co mają wspólnego Webcon i budowanie z klocków? – Transition Technologies MS S.A. (ttms.com)
Low-code – co się za tym kryje? – Transition Technologies MS S.A. (ttms.com)
Czy Webcon jest systemem ERP?
Nie, Webcon nie jest systemem ERP. Jednak przy odpowiedniej implementacji może wykonywać podobne funkcje, a nawet więcej. Webcon BPS koncentruje się na automatyzacji procesów biznesowych i zarządzaniu dokumentami, uzupełniając systemy ERP poprzez zwiększenie efektywności przepływu pracy i wypełnienie luk funkcjonalnych, które systemy ERP mogą nie obejmować.
Jakie są zalety systemów ERP?
Systemy ERP oferują liczne korzyści, w tym potencjał do zmniejszenia kosztów pracy, lepszą kontrolę nad procesami biznesowymi, szybki dostęp do zarchiwizowanych danych, uporządkowane zarządzanie dokumentami, łatwiejszy dostęp do informacji biznesowych i utrzymanie aktualnej bazy danych. Te zalety sprawiają, że systemy ERP są atrakcyjne dla menedżerów, którzy chcą zwiększyć produktywność, zyski i zaoszczędzić czas.
Jak Webcon BPS uzupełnia systemy ERP?
Webcon BPS uzupełnia systemy ERP, oferując zaawansowane możliwości zarządzania dokumentami i modelowania procesów biznesowych. Odpowiada na specyficzne potrzeby, których systemy ERP mogą nie spełniać, takie jak obieg dokumentów w firmie i automatyzacja mniejszych funkcji. Webcon BPS może automatyzować zbieranie danych, integrować się z systemami zewnętrznymi i usprawniać komunikację, zwiększając tym samym ogólną efektywność i skuteczność operacji biznesowych.
Jakie są wyzwania związane z wdrażaniem systemów ERP?
Wdrażanie systemów ERP może być wyzwaniem ze względu na złożoność i koszty związane z dodawaniem rozszerzeń lub nowych funkcji. Dostosowywanie systemów ERP do specyficznych potrzeb biznesowych często wymaga znacznego nakładu czasu i inwestycji. Dodatkowo, przy każdej aktualizacji systemu, te dostosowania mogą wymagać weryfikacji lub przepisania, co dodatkowo zwiększa złożoność i koszty utrzymania systemu.