“Wiesz, co jeszcze wszyscy lubią? kremówki. Znasz kogoś, co jak mu powiesz: „Ej, chodźmy na kremówki”, to mówi „Nie, stary, nie lubię kremówek”? Kremówki są pycha!” – mówił głosem Jerzego Stuhra osioł ze “Shreka”. Czy Webcon jest jak kremówki?
Uważam, że nie ma narzędzia, które jest dla każdego – tak jak, mimo doskonałości kremówek – nie ma i ciastka dla każdego. Istnieją jednak narzędzia, które możemy wykorzystać w szerokim wachlarzu potrzeb, w skali prowadzonych biznesów, czy też na poziomie działów w firmie.
Mając na uwadze wyżej wymieniony wachlarz, trzeba dodać, że mówiąc o nim mam na myśli procesy, jakie mają miejsce, zależności między nimi oraz wpływające na nie potrzeby lub wynikające z nich konsekwencje. Zwłaszcza ważne jest, aby można było je realizować szybko, dostosowywać pod nowo pojawiające się wymagania, czy też relacje oraz by był responsywny na nagłe zmiany w logice biznesowej. Tak jak my dostosowujemy się do nowych wyzwań, czy zmian w naszym życiu.
Bardzo dobrym przykładem jest pojawienie się małego człowieka w rodzinie. Takie wydarzenie wpływa na wszystkich członków rodziny, bliskich oraz przyjaciół, nie licząc rodziców. Dla tych ostatnich jest to rewolucja zmian wszelkich utartych schematów, zarządzania w czasie, dołożenie nowych obowiązków. Sam wiem o tym z najlepszego źródła, ponieważ mam dwie cudowne córeczki. Jednak wiem jak bardzo zmieniły moje myślenie, planowanie, reagowanie na szybkie codzienne zmiany oraz panowanie nad emocjami.
Popatrzmy w takim razie, kiedy mały człowiek pojawia się w naszym życiu i pierwszą największa zmianą jest jego karmienie. Oczywiście w większości przypadków głównie spada to na mamę, jednak tata wspomagany wcześniej przygotowaną porcją lub sztucznym mlekiem również będzie miał udział w naszym przykładzie. Skoro już mamy życiowy przykład, narysujmy go! Moim zdaniem wyglądałby mniej więcej tak:
Już na samym początku naszego procesu widzimy, że czynności, które go startują, są powtarzalne mniej bądź bardziej w równych odstępach czasu. Jednak powodują brak pełnego przespania nocy, jak było to dotychczas. Dodatkowo już na początku widać różnicę w naszej reakcji, gdzie oczywiście po pewnym czasie w przypadku budzika będziemy działali zgodnie z jakimś schematem/automatycznie nawet, będąc w pełni zaspanymi. Jednak w przypadku nagłego krzyku/płaczu nasze działanie będzie instynktowne, nagłe, będzie też i na pewno wymagało dłuższego czasu nauki/przyzwyczajenia. Ale pomimo to będzie ono wymagało stałego dopasowania do nowych zmian, problemów, czy sytuacji, w jakich to nastąpi.
Oczywiście jest wiele zmiennych w prawdziwym życiu, których nie da się zaprezentować na takim przykładzie, stąd też nie wszystko jesteśmy wstanie zamodelować, czy też przewidzieć. Dlatego potrzebujemy narzędzi jak najbardziej elastycznych i zdolnych do dostosowania w naszej dynamicznie zmieniającej się pracy, do naszych specyficznych potrzeb.
Uważam, że Webcon przy swoich zaletach oraz wadach to narzędzie, które w szerokim wachlarzu różnych naszych potrzeb jest w stanie nas wesprzeć, realizować po części nasze zadania. Wykonać czynności na jasno przedstawionych zasadach, ale wcale nie prostych założeniach. Jest narzędziem elastycznym, które łatwo pozwala dostosować się do nowych potrzeb, czy nagłych zmian pojawiających się w procesie. Wymusza na nas dodanie nowego kroku (np. przebranie dziecka), zmiany parametrów, czy też warunków startu procesu (zmiana czasu powtórzenia budzika).
Tak jak w życiu karmienie to jeden proces, jednak w jego skład wchodzi wiele czynności, ale również można na nie popatrzeć jako podprocesy. Choćby np. „przebranie dziecka” czy „Usypianie dziecka”, jednak nadal te procesy są powiązane z naszym głównym. Tak samo narzędzie w sposób przejrzysty i prosty powinno umożliwić powiązanie ze sobą wielu procesów, słowników, czynności jakie wykonujemy. Tutaj też Webcon pozwala w pełni pokryć takie potrzeby, pozwala nam powiązać nasze procesy, wymienić pomiędzy nimi dane, zarządzić ich startowanie lub też oczekiwanie na ich wzajemne zakończenie. Bardzo elastycznie pozwala nim zarządzać, a wdrażanie ich nie stanowi problemu oraz nie jest czasochłonne. Dzięki czemu szybko możemy rozbudować nasz proces o kolejne zależności, czy też dołożyć kolejny podproces tak, aby nadmiernie nie ingerować w nasz główny proces.
Kolejną ważną w mojej ocenie cechą Webcona jest możliwość automatyzacji czynności i podejmowania na jasno określonych zasadach decyzji za nas. Wyobraźmy sobie system, który jest połączony ze światłem w dziecka pokoju, budzikiem i podgrzewaczem do mleka (mleko w nim już czeka). Kiedy dzwoni budzik, automatyczne uruchamia się podgrzewanie mleka, a rodzic w tym czasie się dobudza i rusza do pokoju dziecka. W pokoju dziecka zapala się lampka przypodłogowa, aby rodzic widział, gdzie idzie i mógł naszą pociechę przebrać. Potem idzie po już ciepłe mleko. Nie musi się on zastanawiać, co pierwsze zrobić, a czynność, którą mógł zautomatyzować została za niego wykonana. Podobnie możemy postąpić z procesem w aplikacji Webcon. Możemy go powiązać z wieloma systemami zewnętrznymi i zebrać z nich dane. Na ich podstawie podjąć decyzje i wybrać określone ścieżki/kroki w procesie, uruchomić czynności wysłania maila, umowy, zaakceptować wnioski kosztowe. Te zautomatyzowane czynności znacząco skrócą czas oczekiwania na decyzje innych użytkowników, ale również zmniejszą nakład naszej uwagi, co pozwoli nam się skupić na tych bardziej skomplikowanych przypadkach oraz tych trudnych, które wymagają nieszablonowego działania.
Oczywiście powyższe kwestie są wielką zaletą Webcona, ale jak każde narzędzie posiada on również słabsze strony, które nie umknęły krytykom i warto o nich mówić otwarcie. Jednak przy ich ocenie należy uwzględnić, że mamy tutaj do czynienia z produktem typu low-code, a nie rozwiązaniem klasy Enterprise posiadającym wiele modułów i oczywiście kosztujące odpowiednio więcej (nie tylko licencje i software assurance, ale przede wszystkim wdrożenie). Trzeba również uwzględnić kwestię, że Webcon nie próbuje każdej funkcjonalności wbudować w swoje rozwiązanie, tak jak często jest w przypadku narzędzi Enterprise (te znowuż są zwykle toporne i trudne do zmiany). Dostarcza za to gotowe rozszerzenia umożliwiające np. dodatkową komunikację z zewnętrznymi dostawcami.
Webcon jest narzędziem do procesowania danych oraz budowania procesów, dlatego też sam silnik OCR (ang. Optical Character Recognition) ma średnie możliwości pracy z dokumentami tekstowymi. Jednak dostał on specjalnie napisane oraz ciągle ulepszane rozszerzenie do odczytywania danych z faktur. Tutaj naprawdę bardzo dobrze radzi on sobie z danymi na dokumentach, dodatkowo wielką zaletą jest możliwość uczenia wskazanego modułu różnego rozłożenia danych dla poszczególnych dostawców np. na podstawie ich NIP. Taka możliwość zapewnia możliwość dostarczania różnych wzorów faktur od naszych partnerów, a nadal ich automatyczne poprawne obsłużenie, po małej nauce
Obecnie w większości rozwiązań mówi się o szumnie rozumianym pojęciu AI (ang. Artificial Intellingence), oczywiście w Webcon też mamy taki możliwy do użycia moduł. Nie jest może on aż tak rozbudowany jak w przypadku narzędzi klasy Enterprise, jednak w mojej ocenie jest bardzo dobrze dopasowany do założeń Webcon. Moduł pozwala nam analizować dane na podstawie większego wolumenu danych, podejmować decyzję na podstawie wypełnionych danych na formularzu w kontekście innych przeanalizowanych przypadków. Pozwala nam wykryć anomalie: czy procesowane dane przeszły proces inaczej niż większość obsługiwanych zadań. Takie wykorzystanie pozwala na szybką weryfikację, dostosowanie procesu czy skorygowanie instrukcji stanowiskowych.
Myślę, że czas na podsumowanie. W mojej ocenie Webcon jest bardzo dobrym narzędziem do zarządzania i tworzenia procesów biznesowych, do szybkiego adresowania potrzeb biznesowych, nawet tych ze skomplikowanymi regułami czy logiką. Jednak pierwszym i najważniejszym ogranicznikiem jest stwierdzenie, że mamy proces, który ma swoje stany, kroki, może nawet jakieś powroty. A nie chcemy tworzyć pliku Excel w narzędziu procesowym, w którym będzie wszędzie można wszystko kliknąć – w takim przypadku Webcon nie jest odpowiednim narzędziem dla Ciebie. Tak więc Webcon nie jest dla każdego. W mojej ocenie nadaje się on dla osób/zespołów, które chcą zautomatyzować swoje procesy, chcą móc łatwo na nie wpływać, dostosowywać do zmieniającego się świata. Ich zadaniem jest usprawnienie swoich działań, a nie ich przeniesienie 1:1 ze starych narzędzi, gdzie wymagane jest ich odświeżenie. Jeszcze jedną ważną kwestią jest to, że Webcon nie jest jako projekt planowany do migrowania do niego danych, raczej założeniem jest tworzenie nowych instancji, a pozostawienie starych historycznie (w starych systemach) do wglądu.
Webcon jak każde narzędzie posiada swoje mocne i słabe strony. Jednak patrząc na całość dostarczonych funkcjonalności narzędzia, rozszerzeń, dodatkowych modułów (AI, OCR) oraz możliwość rozszerzenia narzędzia o własne komponenty (SDK) wpływające na źródła danych, działanie pól, to w mojej ocenie jest to świetny produkt do automatyzowania i dostosowywania procesów do zmieniających się wymagań i nowych czasów.
Również dużym plusem w mojej ocenie jest dostarczanie w rozwiązaniu nowych funkcjonalności na podstawie głosów przekazywanych przez partnerów (m.in. TTMS), czy użytkowników.
Poniżej małe podsumowanie tych bardzo mocnych elementów oraz tych, które są dostosowane pod kątem wykorzystania, a nie zawsze dający pełne spektrum możliwości:
Mocne strony
- Szybkie dostarczenie procesów, łatwość wprowadzania zmian, elastyczne dostosowanie do potrzeb
- Stałe dostarczanie nowych funkcjonalności
- Dostarczanie gotowych komponentów rozszerzających funkcjonalności narzędzia np. Zbieranie podpisów elektronicznych
- Wsłuchiwanie się w głos użytkowników i dostawców pod kątem rozwoju narzędzia
- Bardzo dobry moduł OCR dla faktur oraz nauka różnego szablonów tych dokumentów
Z potencjałem rozwoju:
- OCR dedykowany do odczytywania danych z faktur
- AI dostosowane pod kątem procesów i ich analizy
Podsumowując wszelkie za i przeciw, widać, że mocne strony górują, a w słabszych drzemie dużo potencjału do uwolnienia, co Webcon pokazał na swojej drodze rozwoju. Czekamy na kolejne wersje, updaty i wydania nowych funkcji, które jeszcze bardziej podniosą atrakcyjność produktu rodem z Ziemi Kraka.
A czy Webcon smakuje jak kremówka? To już pozostawiam indywidualnej ocenie konsumenta.
Hubert Chadaj, Cezary Rzucidło – Transition Technologies MS
