Time & Material (T&M) to model współpracy, w którym rozliczenie opiera się na faktycznie przepracowanym czasie specjalistów i zużytych zasobach. W przeciwieństwie do sztywnej umowy Fixed Price z góry określającej zakres i koszt, T&M zapewnia elastyczność – zakres prac może ewoluować wraz z potrzebami projektu, a klient płaci za realnie wykonane zadania. Taki model zyskuje na popularności wśród firm stawiających na transformację cyfrową, które potrzebują szybkiego dostępu do kompetencji i możliwości bieżącego dostosowania się do zmian. Poniżej wyjaśniamy, dlaczego liderzy transformacji cyfrowej wybierają model T&M, w jakich sytuacjach sprawdza się on najlepiej, oraz przedstawiamy przykłady z praktyki (m.in. case study współpracy TTMS z ADA). Na koniec zapraszamy do kontaktu, by omówić, jak T&M może wesprzeć również Twój projekt.
1. Czym jest model Time & Material w IT?
Model Time & Material polega na tym, że klient płaci za godziny pracy i materiały wykorzystane przy projekcie IT. Nie ma sztywno ustalonego końcowego kosztu ani dokładnie zamrożonego zakresu – projekt jest realizowany iteracyjnie, a szczegóły mogą być doprecyzowywane w trakcie prac. Taka formuła jest w pełni spójna z metodykami Agile i podejściem iteracyjnym do wytwarzania oprogramowania. Zespół projektowy rejestruje czas pracy, regularnie raportuje postępy, a rozliczenia odbywają się np. w cyklu miesięcznym lub za etapy. Klient zyskuje pełną transparentność – dokładnie widzi, za co płaci, i może na bieżąco korygować kierunek prac.
W praktyce umowa T&M ustala stawki (np. godzinowe czy dzienne) dla poszczególnych ról w projekcie (programista, tester, analityk itp.) oraz ogólne zasady współpracy, ale pozostawia przestrzeń na zmiany zakresu. Jeśli w trakcie projektu pojawią się nowe wymagania lub konieczne modyfikacje, nie ma potrzeby renegocjowania całej umowy – zespół po prostu kontynuuje prace w rozszerzonym zakresie, a klient płaci za dodatkowy czas według ustalonych stawek. To podejście znacząco skraca czas startu projektu (nie trzeba na początku tworzyć 100% dokładnej specyfikacji) i redukuje ryzyko niedoszacowania lub pominięcia istotnych elementów. W modelu T&M zarówno dostawca, jak i klient, współpracują jak partnerzy dzielący odpowiedzialność za sukces projektu.
2. Elastyczność przede wszystkim – dlaczego liderzy stawiają na T&M?
Dzisiejsze otoczenie biznesowe cechuje się ogromną dynamiką. Firmy będące liderami transformacji cyfrowej doskonale wiedzą, że w ambitnych projektach IT zmiany to norma – pojawiają się nowe pomysły, zmieniają się oczekiwania użytkowników, a technologia ciągle ewoluuje. Klasyczne modele rozliczeń (np. stała cena za projekt) często okazują się zbyt mało elastyczne w takich warunkach. Dlatego właśnie przodujące organizacje coraz częściej wybierają Time & Material, aby zapewnić sobie możliwość szybkiego reagowania na zmiany i utrzymania tempa innowacji.
Model T&M oferuje szereg korzyści istotnych z perspektywy dużych przedsiębiorstw i programów cyfrowych transformacji:
- Szybkie rozpoczęcie projektu i dostarczanie rezultatów etapami: Nie trzeba czekać na idealnie dopracowany zakres – prace mogą ruszyć szybko, a rozwiązania dostarczane są w krótkich iteracjach. Pozwala to osiągać pierwsze efekty biznesowe wcześniej i na bieżąco je weryfikować.
- Elastyczność wprowadzania zmian: Gdy pojawią się nowe wyzwania, feedback od rynku lub innowacyjne pomysły, zespół może bez zwłoki dostosować zakres prac. Nie ma potrzeby pisania aneksów do umowy przy każdej zmianie – plan działania ewoluuje w ramach ustalonej współpracy.
- Transparentność kosztów: Na bieżąco wiadomo, ile czasu zostało przepracowane i na co przeznaczono budżet. Klient otrzymuje regularne raporty z godzinami i zadaniami, dokładnie wie, za co płaci i może kontrolować budżet na każdym etapie. Dzięki temu nie ma ukrytych kosztów – wszystko jest jawne i rozliczane według ustalonych stawek.
- Pełna kontrola i zaangażowanie po stronie klienta: Klient jest aktywnym uczestnikiem projektu – może priorytetyzować zadania, decydować o kolejności realizacji funkcjonalności, a także szybko podejmować decyzje, gdy konieczna jest zmiana kierunku. Daje to poczucie kontroli nad projektem i pewność, że powstający produkt spełni rzeczywiste potrzeby biznesowe.
- Dostęp do potrzebnych kompetencji dokładnie wtedy, gdy są potrzebne: W modelu T&M można elastycznie skalować zespół – zwiększać jego liczebność lub włączać dodatkowych specjalistów, gdy projekt wchodzi w nową fazę. Liderzy cyfrowi często potrzebują unikalnych kompetencji (np. eksperta od AI, administratora Salesforce, itp.) na określony czas. T&M pozwala “wypożyczyć” eksperta na wymagany okres bez długotrwałych procesów rekrutacyjnych.
- Lepsza jakość poprzez ciągłe usprawnienia: Ponieważ projekt jest prowadzony iteracyjnie, jakość produktu końcowego może być wyższa – ciągłe testowanie, feedback i usprawnienia na bieżąco podnoszą wartość rozwiązania. Dostawca usług IT (taki jak TTMS) i klient działają wspólnie, żeby osiągnąć jak najlepszy efekt, zamiast kurczowo trzymać się przestarzałych założeń. Ryzyko niepowodzenia jest mniejsze, bo problemy wychwytywane są wcześnie i można je od razu korygować.
Warto zauważyć, że model T&M zdejmuje też konieczność płacenia za “nadmiarowe” założenia. W modelu Fixed Price dostawcy często wliczają rezerwę na ryzyko – klient płaci więc na zapas, nawet za ewentualne nieprzewidziane trudności. W T&M tego nie ma – płacisz za to, co faktycznie zrobiono. Jeśli pewne prace okażą się zbędne lub uproszczone dzięki np. nowym technologiom, budżet na nie może zostać przesunięty na inne priorytety zamiast przepadać.

3. Kiedy model T&M sprawdza się najlepiej?
Model Time & Material nie jest panaceum na każdy projekt – są sytuacje, gdzie sprawdzi się idealnie, a są takie, gdzie lepszy będzie model stałej ceny. Poniżej przedstawiamy typowe scenariusze, w których T&M działa najlepiej:
- Długoterminowe, złożone projekty – jeśli przedsięwzięcie jest rozciągnięte w czasie i składa się z wielu etapów (np. rozwój dużego systemu korporacyjnego, platformy e-commerce czy wdrożenie rozwiązania dla wielu oddziałów firmy), z góry wiadomo, że trudno przewidzieć wszystkie wymagania na starcie. T&M pozwala sukcesywnie dostosowywać zakres prac do aktualnej sytuacji, co jest kluczowe przy dużej skali projektu.
- Niejasno zdefiniowane wymagania na początku – gdy klient ma ogólną wizję i cele biznesowe, ale nie pełną listę wymagań funkcjonalnych. Często zdarza się to przy innowacyjnych inicjatywach, gdzie dopiero w trakcie prac krystalizuje się ostateczny kształt produktu. Model T&M umożliwia zaczęcie od MVP, a następnie iteracyjne rozwijanie systemu zgodnie z tym, czego uczymy się po drodze.
- Dynamiczne środowisko biznesowe lub technologiczne – w branżach takich jak fintech, e-commerce, telekomunikacja czy marketing cyfrowy zmiany zachodzą błyskawicznie. Jeśli działasz na rynku, gdzie potrzeby użytkowników szybko ewoluują, regulacje się zmieniają albo pojawia się presja konkurencji, to sztywno określony kontrakt może hamować Twoją reakcję. T&M daje swobodę wprowadzania korekt na bieżąco, dzięki czemu projekt nadąża za rynkiem.
- Potrzeba kontroli budżetu w trakcie projektu – paradoksalnie, choć T&M nie ma z góry ustalonej ostatecznej kwoty, daje dużym firmom narzędzia do ścisłej kontroli wydatków. Gdy chcesz monitorować ROI w trakcie przedsięwzięcia, decydować o dofinansowaniu kolejnych etapów na podstawie rezultatów poprzednich – model T&M to umożliwia. Masz wgląd w postęp i koszty i możesz w każdym momencie podjąć decyzję o skalowaniu, przyspieszeniu lub wstrzymaniu prac, minimalizując ryzyko strat.
- Outsourcing i projekty wymagające specjalistycznego know-how – jeżeli zamierzasz skorzystać z outsourcingu IT lub team augmentation (rozszerzenia własnego zespołu o zewnętrznych specjalistów), T&M jest naturalnym wyborem. Pozwala wynająć ekspertów na tyle godzin i miesięcy, ile faktycznie potrzeba, zamiast próbować z góry “wykuć w kamieniu” cały kontrakt. Dla klienta oznacza to dostęp do wiedzy i umiejętności dostawcy na bardzo elastycznych zasadach, co jest nieocenione np. przy utrzymaniu i rozwoju systemów w fazie po wdrożeniu.
Oczywiście, model T&M wymaga zaufania i dojrzałego podejścia po obu stronach – klient musi być gotów na bieżącą współpracę i nadzór nad projektem, a dostawca zapewnić pełną transparentność i efektywność. W przypadku doświadczonych partnerów, takich jak TTMS, wprowadza się mechanizmy kontrolne (raportowanie godzin, budżetów cząstkowych, kamienie milowe), które zabezpieczają projekt przed niekontrolowanym rozrostem kosztów. Dzięki temu ryzyka T&M (np. możliwość przekroczenia wstępnych założeń budżetowych) są minimalizowane, a klient zyskuje to, co najważniejsze – produkty wysokiej jakości, dostarczone na czas, zgodnie z realnymi potrzebami.
4. Przykład: TTMS i ADA – partnerstwo w modelu T&M
Realnym przykładem elastyczności modelu T&M jest najnowsza współpraca TTMS w regionie Azji. W maju 2025 roku malezyjski oddział TTMS (spółka TTMS Software Sdn Bhd z Kuala Lumpur) rozpoczął partnerstwo z firmą ADA, wiodącym dostawcą usług transformacji cyfrowej w Azji Południowo-Wschodniej. ADA specjalizuje się m.in. w analizie danych, sztucznej inteligencji i marketingu cyfrowym, obsługuje ponad 1500 klientów na 12 rynkach azjatyckich i jest wspierana przez inwestorów takich jak SoftBank czy Axiata Group. Współpraca TTMS–ADA od początku oparta jest na modelu Time & Material – TTMS deleguje do ADA doświadczonego administratora Salesforce na początkowy okres trzech miesięcy, rozliczając się za przepracowany czas. Taka forma umożliwia ADA korzystanie z ekspertyzy TTMS dokładnie wtedy, gdy jest to potrzebne, bez zbędnych przestojów, a jednocześnie stanowi fundament pod ewentualne poszerzenie zakresu prac w przyszłości.
5. Inne przypadki zastosowania modelu T&M w TTMS
W TTMS od lat realizujemy projekty w modelu Time & Material lub podobnych elastycznych modelach. Większość naszych studiów przypadków to historie długoterminowej współpracy, iteracyjnego ulepszania systemów i podejścia partnerskiego – to właśnie umożliwia T&M. Na przykład:
- W sektorze energetycznym stworzyliśmy skalowalną i elastyczną aplikację integrującą wiele systemów – tak złożone przedsięwzięcie było możliwe do zrealizowania właśnie dzięki stopniowemu rozszerzaniu zakresu i ścisłej kooperacji z klientem.
- W branży farmaceutycznej wspieraliśmy międzynarodową firmę w budowie systemu CRM – tu również zakres rozwijał się w trakcie prac, a nasz zespół działał ramię w ramię z klientem, dostosowując funkcjonalności do wymogów rynku zdrowia.
Nasze doświadczenia pokazują, że model T&M sprawdza się w różnych sektorach – od przemysłu, przez finansowy, po high-tech. Wielu naszych klientów, takich jak m.in. Schneider Electric (światowy lider automatyki przemysłowej i zarządzania energią), ceni sobie długoterminową współpracę z TTMS w formule outsourcingu specjalistów. Pozwala im to szybko zwiększać zasoby przy nowych inicjatywach i zachować ciągłość usług, przy równoczesnym utrzymaniu najwyższej jakości i terminowości. Innymi słowy, mogą polegać na nas jako zaufanym partnerze technologicznym, który zawsze dostarczy właściwych ludzi i kompetencji we właściwym czasie.

6. T&M w Azji – rosnący trend
Warto dodać, że także na rynku azjatyckim obserwujemy rosnące zainteresowanie elastycznymi kontraktami. Przedsiębiorstwa z tego regionu, znane z dynamicznego rozwoju, często wskazują model T&M jako klucz do skutecznego prowadzenia projektów transformacyjnych. Na przykład jeden z wiodących operatorów telekomunikacyjnych w Azji Południowo-Wschodniej zdecydował się na kontrakt w modelu T&M przy wdrażaniu nowej platformy cyfrowej – dzięki temu mógł na bieżąco dostosowywać zakres i harmonogram prac do zmieniających się wymagań rynku, unikając opóźnień, które pojawiłyby się przy sztywnym podejściu. Również w sektorze e-commerce zdarzają się projekty, gdzie początkowe założenia ulegają znaczącym modyfikacjom w trakcie realizacji. W jednym z takich przypadków zastosowanie modelu T&M i bliska współpraca zespołu deweloperskiego z klientem zaowocowały stworzeniem platformy perfekcyjnie dopasowanej do ewoluujących potrzeb biznesowych – klient docenił transparentność i możliwość kształtowania produktu w toku prac. To wszystko potwierdza, że w nowoczesnych projektach IT elastyczność = skuteczność.
7. Postaw na dopasowany model współpracy
Time & Material to sprawdzony sposób realizacji projektów IT tam, gdzie liczy się szybkość działania, elastyczność i dostęp do specjalistycznych kompetencji. Liderzy decydują się na ten model, ponieważ pozwala im skupić się na celach biznesowych zamiast na ciągłym renegocjowaniu warunków współpracy. Odpowiednio zastosowany model T&M zapewnia:
- Swobodę działania
- Przejrzystość kosztów
- Jakość i rezultaty
Jeśli Twoja firma planuje wdrożenie nowego systemu lub rozwój istniejącego rozwiązania i potrzebuje elastycznego, doświadczonego partnera IT, model T&M może być właściwym wyborem. TTMS od lat wspiera klientów właśnie w tym modelu – dostarczając najwyższej klasy specjalistów i zespoły oraz budując długofalowe relacje oparte na zaufaniu i wspólnych celach.
Porozmawiajmy – dopasujemy model współpracy do Twojego projektu. Skontaktuj się z nami.
Czym różni się model Time & Material od staff augmentation?
Choć oba podejścia zapewniają elastyczność, Time & Material odnosi się do rozliczania pracy na podstawie przepracowanego czasu i wykorzystanych zasobów, często w kontekście całego projektu. Staff augmentation to forma uzupełnienia zespołu klienta o zewnętrznych specjalistów. T&M obejmuje często również dostarczanie zespołu, harmonogramów i wspólnych celów projektowych.
Czy model T&M jest droższy niż Fixed Price?
Niekoniecznie. Choć nie zakłada stałej ceny z góry, często pozwala uniknąć nadpłat dzięki rozliczaniu tylko realnie wykonanej pracy. W modelu Fixed Price dostawcy często uwzględniają „bufor ryzyka”, przez co klient płaci więcej na zapas.
Jak kontrolować zakres i budżet w projekcie Time & Material?
Kluczowe są jasne zasady zarządzania projektem – raportowanie czasu, cykliczne przeglądy sprintów, dokumentacja i bieżąca komunikacja. Klient aktywnie uczestniczy w planowaniu, nadaje priorytety i monitoruje postęp, co pozwala na realną kontrolę budżetu.
Czy model T&M nadaje się do branż regulowanych, np. farmacji czy finansów?
Tak – pod warunkiem zastosowania odpowiednich standardów jakości, dokumentacji i walidacji. T&M bardzo dobrze sprawdza się tam, gdzie wymagania zmieniają się w toku realizacji, a jednocześnie trzeba spełnić konkretne normy branżowe.
Czy można zacząć w modelu Time & Material, a później przejść na Fixed Price?
Jak najbardziej. Wiele firm zaczyna współpracę w modelu T&M – szczególnie na etapie analizy lub budowy MVP – a po doprecyzowaniu zakresu przechodzi do modelu stałej ceny lub hybrydowego.