...

Salesforce NPSP: rewolucja w zarządzaniu organizacją humanitarną

W dzisiejszym dynamicznie zmieniającym się świecie, organizacje non-profit stają przed wyzwaniem nie tylko realizacji swoich szczytnych misji, ale również efektywnego zarządzania zasobami, w tym kluczowymi relacjami z darczyńcami. W tym kontekście, przykład Fundacji Polska Misja Medyczna, rzuca światło na kluczowe wyzwania operacyjne, z jakimi mierzą się podobne instytucje.

Problematyka centralizacji danych, zarządzania informacjami o darczyńcach oraz efektywności promowania celów fundacji stanowi istotny punkt wyjścia dla analizy skuteczności narzędzi zarządzania w fundacjach. Rozwiązanie, jakim okazało się wdrożenie Salesforce NPSP przez firmę Transition Technologies MS, stanowi przykład odpowiedzi na potrzeby nowoczesnych organizacji non-profit, poszukujących skutecznych rozwiązań w dziedzinie zarządzania relacjami i danymi. Prezentowane tu rozszerzone case study ma za zadanie nie tylko przedstawić proces wdrożenia, ale również ukazać, jak technologia może wspierać realizację misji humanitarnych, jednocześnie zwiększając efektywność operacyjną i strategiczną organizacji.

  1. Wyzwanie: jak usprawnić procesy i dobrze zarządzać danymi?
  2. Problem: jak brak centralizacji i trudności w zarządzaniu danymi ograniczały efektywność Fundacji?
  3. Rozwiązanie: usprawnienie procesów
  4. Zakres świadczonych usług
  5. Rezultat: przełom w zarządzaniu danymi
  6. Wnioski
  7. FAQ

1. Wyzwanie: jak usprawnić procesy i dobrze zarządzać danymi?

Fundacja Polska Misja Medyczna to polska organizacja humanitarna, niosąca pomoc medyczną w najbardziej potrzebujących krajach świata. Otacza opieką medyczną kobiety w ciąży i małe dzieci, organizuje szkolenia w afrykańskich i azjatyckich szpitalach oraz pomaga uchodźcom w obozach na Bliskim Wschodzie. Od jakiegoś czasu Fundacja poszukiwała skutecznego narzędzia do zarządzania wpłatami od darczyńców i tworzenia analiz oraz raportów. Fundacja zdecydowała się wybrać na partnera wdrożeniowego firmę Transition Technologies MS. W wyborze zadecydowały takie przewagi konkurencyjne TTMS jak: wieloletnie doświadczenie, przystępność cenowa, umiejętność dopasowania rozwiązania do indywidualnych potrzeb klienta, a także krótki czas wdrożenia.

 

2. Problem: jak brak centralizacji i trudności w zarządzaniu danymi ograniczały efektywność Fundacji?

Przed wdrożeniem Salesforce, Fundacja zmagała się z wyzwaniami związanymi z centralizacją danych i zarządzaniem informacjami o darczyńcach. Brak jednolitego systemu utrudniał szybką analizę danych i podejmowanie decyzji, co obniżało efektywność promowania celów fundacji. Organizacja borykała się m.in. z:

  • Brakiem możliwości identyfikacji przelewów od darczyńców oraz automatycznego ich kojarzenia z konkretnymi kampaniami, a także możliwości analizy i pracy na otrzymanych danych; 
  • Problemem niepełnej informacji o darczyńcach, w tym rozróżnienia na firmy/osoby fizyczne; 
  • Brakiem możliwości sprawnego kontrolowania celów zbiórek. Graficzna reprezentacja danych (wykresy) musiały być tworzone ręcznie, poprzez pisanie formuł w Excelu; 
  • Brakiem możliwości szybkiej weryfikacji kampanii (źródeł wpłat), brak możliwości badania skuteczności poszczególnych kampanii; 
  • Brakiem wsparcia integracji z pocztą elektroniczną; 
  • Brakiem możliwości pełnej kontroli budżetu reklamowego. Pracownicy nie mieli dostępu do bieżącej informacji, jaka część budżetu reklamowego pozostała do dyspozycji i może być wykorzystana do kolejnych kampanii; 
  • Brakiem jednego środowiska, które mogłoby w łatwy sposób obsługiwać import danych. Zewnętrzne podmioty (urzędy, banki, portale zbiórkowe) dostarczały pliki o różnej strukturze, co tworzyło ryzyko błędów oraz uniemożliwiało uzyskanie spójnych danych. Tworzące się duplikaty trzeba było wykrywać ręcznie; 
  • Utrudnionym dostępem do bazy danych – plik Excel, w którym były wszystkie informacje, otwierał się ok. 20 minut. 
  • Ryzykiem uszkodzenia bądź kradzieży danych, z uwagi na rozproszone zarządzanie plikami. 

3. Rozwiązanie: usprawnienie procesów

TTMS zaimplementowało system Salesforce NPSP (Nonprofit Success Pack), zestaw rozszerzeń, specjalnie zaprojektowany dla organizacji NGO. NPSP dostosowuje standardowe funkcjonalności Salesforce do specyficznych potrzeb organizacji charytatywnych i non-profit, ułatwiając im zarządzanie relacjami z darczyńcami, śledzenie skuteczności kampanii, zarządzanie wolontariuszami, darowiznami, grantami oraz inne zadania związane z działalnością non-profit. Wdrożenie obejmowało m.in. regularne spotkania robocze, które pomogły dogłębnie poznać specyfikę i problemy klienta, co przełożyło się bezpośrednio na sukces projektu. TTMS zapewniało bieżące wsparcie i szybką reakcję na wszelkie pytania czy wątpliwości klienta. Komunikacja oraz narzucony przez TTMS rytm pracy pozwolił na sprawne przeprowadzenie procesu wdrożenia. Status NGO uprawniał klienta do otrzymania bezpłatnych licencji Salesforce NPSP, co znacząco obniżyło koszt całej inwestycji w nowy system. 

Wdrożenie Salesforce NPSP znacząco usprawniło procesy w fundacji. Klient zyskał narzędzie umożliwiające błyskawiczną analizę danych, co poprawiło jego działania operacyjne i strategiczne. Dodatkowo, dzięki efektywnej współpracy z TTMS, fundacja planuje rozwijać raportowanie i wykorzystywać inne funkcjonalności Salesforce. 

 

4. Zakres świadczonych usług

W ramach projektu zrealizowano: 

  • analizę potrzeb – zebranie wymagań, rozpisanie etapów wdrożenia i harmonogramu spotkań, utworzenie kanału komunikacji z klientem,
  • implementację procesu przechowywania informacji o darczyńcach zgodnie z wymaganiami klienta,
  • implementację procesu dodawania darowizn z różnych źródeł,
  • konfigurację identyfikacji darowizn poprzez mechanizm Campaign (implementacja procesu tworzenia grup odbiorców, którzy wyrazili zgodę na otrzymywanie listu w formie papierowej),
  • implementację procesu przypisywania wielu celów zbiórek do jednej kampanii zgodnie z wymaganiami klienta (stworzenie niestandardowego procesu wspierającego przypisywanie dotacji do określonej kampanii),
  • mechanizm konwersji i mapowania danych na potrzeby importu historycznej bazy danych,
  • konfigurację dostępu i widoczności dla użytkownika końcowego – klienta,
  • konfigurację integracji Salesforce z programem MS Outlook,
  • stworzenie raportów oraz dashboardów (graficzna prezentacja raportów) na potrzeby klienta,
  • stworzenie dokumentacji projektowej dla klienta w formie prezentacji video,
  • implementację procesu manualnej integracji z bankiem oraz stworzenie instrukcji w formie dokumentu pdf,
  • wsparcie poprojektowe. 

 Wdrożenie podzieliliśmy na etapy, na bieżąco testowane przez klienta. 

Salesforce for humanitarian organizations NGOs

5. Rezultat: przełom w zarządzaniu danymi

Wdrożenie Salesforce NPSP dla Fundacji Polska Misja Medyczna przyniosło następujące korzyści: 

  • Zbudowano proces na potrzeby identyfikacji darowizn – teraz Fundacja ma pełną informację kto (włącznie z informacją, czy jest to firma, czy osoba fizyczna), ile i na jaki cel (i w ramach której konkretnie kampanii) wpłacił środki. 
  • Fundacja uzyskała dostęp do pełnej analizy informacji. Poprzez skonfigurowane filtry pracownicy mogą intuicyjnie segregować i analizować dostępne dane, zestawiając je w formie danych w tabeli, jak i reprezentacji graficznej (wykresy), dostępnych z poziomu kokpitu managerskiego. 
  • Fundacja ma szerokie możliwości personalizacji systemu – może łączyć ze sobą struktury danych oraz dowolnie je zestawiać w jednym raporcie. 
  • System zarządzania zbiórkami jest zintegrowany z pocztą elektroniczną – istnieje możliwość wysyłania wiadomości bez konieczności opuszczania środowiska Salesforce a także przypisać je do określonych kont oraz zbiórek. 
  • W ramach pakietu Salesforce NPSP Fundacja otrzymała środowisko do zarządzania zadaniami – można je tworzyć i przypisywać określonym pracownikom.
  • Szybki, działający kontakt ze współpracownikami – dzięki aplikacji Chatter. Zarówno w Czacie, jak i w programie pocztowym zintegrowanym z Salesforce można włączyć powiadomienia. Pozwalają one użytkownikom być na bieżąco z ważnymi aktualizacjami projektu.
  • Grupy raportów, posegregowane wg. określonych kryteriów (po darczyńcach/donacjach lub po okresie) są teraz łatwe do wyszukania i zaimportowania.
  • Ograniczenia dostępowe na podstawie hierarchii organizacji (dostępy).
  • Fundacja otrzymała odpowiednio przeprocesowany przez TTMS mechanizm, który wykrywa duplikaty (zdublowane informacje o tej samej wpłacie). 
  • Wszystkie dane są zabezpieczone w ramach wewnętrznej struktury bezpieczeństwa, którą zapewnia środowisko Salesforce. 

6. Wnioski

Im większa skala działalności organizacji, tym trudniej organizować pracę z danymi przestarzałymi sposobami – na przykład gromadząc dane w arkuszach kalkulacyjnych oraz próbując je analizować i interpretować ręcznie. Wtedy pojawia się potrzeba współpracy z partnerem wdrożeniowym, który wdroży i odpowiednio dostosuje system, automatyzujący zarządzanie danymi i zbiórkami. 

TTMS, dzięki zrozumieniu specyficznych potrzeb organizacji non-profit, z powodzeniem dostosował system Salesforce do wymagań Fundacji. Rozwiązanie, które TTMS zaproponował klientowi, sprawdzi się w innych NGO, zapewniając centralizację i automatyzację procesów (wielokrotnie zwiększając wydajność pracy), a także umożliwiając efektywne wykorzystanie zasobów i skoncentrowanie się na realizacji misji. Ponadto, przydatne dla tego typu organizacji mogą być również następujące funkcjonalności: 

  • zarządzanie grantami: NPSP ułatwia śledzenie wniosków grantowych i zarządzanie cyklem życia grantów; 
  • zarządzanie wolontariuszami: narzędzia do rekrutacji, koordynacji i śledzenia aktywności wolontariuszy; 
  • scoring – funkcjonalność, podpowiadająca interakcje (np. podziękowania) z wpłacającymi, na podstawie analizy wpłat oraz zgód (zgód na otrzymywanie e-maili, sms-ów, czy połączeń telefonicznych); 
  • Recurring Donations (cykliczne darowizny): pozwala na śledzenie regularnych wpłat od darczyńców, automatyzując proces i zapewniając łatwe zarządzanie płatnościami, które są dokonywane w ustalonych odstępach czasu (np. miesięcznie, kwartalnie, rocznie). Ułatwia to prognozowanie przyszłych dochodów i pozwala na lepsze planowanie działań organizacji; 
  • Relationships (relacje): NPSP oferuje rozbudowane możliwości śledzenia i zarządzania różnymi typami relacji między osobami i organizacjami w bazie danych. Pozwala to na identyfikację i dokumentowanie powiązań między darczyńcami, beneficjentami, wolontariuszami i innymi osobami związanymi z organizacją. Funkcja ta jest kluczowa w budowaniu efektywnej strategii komunikacji i utrzymywaniu silnych relacji; 
  • Affiliations (przynależności): pozwala na śledzenie i zarządzanie przynależnościami osób do różnych organizacji i grup. Przykładem może być przynależność darczyńcy do zarządu innej organizacji non-profit. Pozwala to na lepsze zrozumienie sieci powiązań i potencjalnych konfliktów interesów, a także na identyfikowanie możliwości współpracy i wsparcia; 
  • Households (gospodarstwa domowe): grupuje osoby w jednostki rodzinne lub gospodarstwa domowe. Dzięki temu organizacje mogą lepiej zrozumieć dynamikę rodzin i zarządzać komunikacją oraz działaniami w sposób, który uwzględnia relacje rodzinne. Na przykład, jeśli dwie osoby z tego samego gospodarstwa domowego dokonują darowizn, NPSP pozwala na zrozumienie ich łącznego wkładu i lepsze dostosowanie komunikacji do potrzeb całego gospodarstwa.

FAQ

  • Czym jest Salesforce NPSP i jak może przekształcić działalność organizacji non-profit?

    Salesforce NPSP (Nonprofit Success Pack) to zestaw rozszerzeń platformy Salesforce zaprojektowany specjalnie dla sektora non-profit. Dostosowuje sprawdzone funkcjonalności Salesforce do specyficznych potrzeb organizacji NGO, oferując narzędzia do zarządzania relacjami z darczyńcami, śledzenia efektywności kampanii, automatyzacji procesów i zarządzania wolontariuszami. Pomaga w zwiększeniu efektywności operacyjnej i realizacji misji społecznych i humanitarnych.

  • Jakie główne wyzwania organizacji non-profit może rozwiązać Salesforce NPSP?

    Salesforce NPSP pomaga rozwiązać szereg wyzwań, takich jak trudności w centralizacji danych, zarządzaniu informacjami o darczyńcach, identyfikacji przelewów, kontroli budżetu, braku zintegrowanych narzędzi do analizy danych i raportowania, oraz problemach z integracją systemów poczty elektronicznej i kontrolą nad budżetem reklamowym.

  • Jak Salesforce NPSP ułatwia zarządzanie relacjami z darczyńcami?

    Salesforce NPSP oferuje zaawansowane funkcje do zarządzania relacjami z darczyńcami, umożliwiając organizacjom dokładne śledzenie i zarządzanie interakcjami. Pozwala to na budowanie trwałych relacji, efektywne pozyskiwanie funduszy i personalizację komunikacji, co jest kluczowe dla sukcesu organizacji non-profit.

  • Jak NPSP wspomaga zarządzanie wolontariuszami?

    NPSP oferuje narzędzia do rekrutacji, koordynacji i śledzenia aktywności wolontariuszy, co jest kluczowe dla organizacji non-profit opierających się na pracy wolontariuszy. Umożliwia to efektywne zarządzanie zasobami wolontariackimi, zwiększając zaangażowanie i maksymalizując wpływ działań organizacji.

  • W jaki sposób Salesforce NPSP pomaga w automatyzacji procesów w organizacjach non-profit?

    Salesforce NPSP automatyzuje wiele procesów w organizacjach non-profit, od zarządzania cyklem życia grantów po rejestrowanie cyklicznych darowizn. Dzięki temu organizacje mogą zmniejszyć obciążenie administracyjne, zwiększyć efektywność operacyjną i skupić się na realizacji swoich głównych celów i misji.

  • Jakie korzyści przynosi integracja Salesforce NPSP z istniejącymi systemami?

    Integracja Salesforce NPSP z popularnymi narzędziami, takimi jak MS Outlook, ułatwia codzienną pracę i poprawia efektywność komunikacji w organizacjach non-profit. Pozwala to na łatwiejsze zarządzanie danymi, zwiększenie przejrzystości operacji i lepsze wykorzystanie zasobów.

  • Jakie funkcje personalizacji i raportowania oferuje Salesforce NPSP?

    Salesforce NPSP umożliwia tworzenie spersonalizowanych raportów i dashboardów, co pomaga organizacjom non-profit lepiej zrozumieć wpływ ich działań. Dzięki zaawansowanym funkcjom analizy, organizacje mogą optymalizować strategie, alokować zasoby bardziej efektywnie i dokładnie mierzyć skuteczność swoich kampanii.


Marcin Kapuściński – Transition Technologies MS

Wiktor Janicki Poland

Transition Technologies MS świadczy usługi informatyczne terminowo, o wysokiej jakości i zgodnie z podpisaną umową. Polecamy firmę TTMS jako godnego zaufania i rzetelnego dostawcę usług IT oraz partnera wdrożeniowego Salesforce.

Czytaj więcej
Julien Guillot Schneider Electric

TTMS od lat pomaga nam w zakresie konfiguracji i zarządzania urządzeniami zabezpieczającymi z wykorzystaniem różnych technologii. Ueługi świadczone przez TTMS są realizowane terminowo, i zgodnie z umową.

Czytaj więcej

Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć

Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes

TTMC Contact person
Monika Radomska

Sales Manager