Ryzyka AML w branży nieruchomości – jak automatyzacja zmniejsza podatność na nadużycia

Spis treści

    Sektor nieruchomości od dawna stanowi atrakcyjny cel dla procederu prania pieniędzy – głównie ze względu na wysoką wartość transakcji i mniejszy nadzór niż w bankach. Wraz z zaostrzaniem regulacji profesjonaliści rynku nieruchomości muszą sprostać rosnącym obowiązkom w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy (AML). W tym artykule przyglądamy się kluczowym wymogom AML w prawie Unii Europejskiej, najczęstszym ryzykom związanym z praniem pieniędzy w branży nieruchomości, wyzwaniom manualnej zgodności oraz temu, w jaki sposób automatyzacja może pomóc firmom ograniczyć zagrożenia.

    Obowiązki AML w sektorze nieruchomości

    Zgodnie z prawem UE firmy działające w branży nieruchomości są traktowane jako „instytucje obowiązane” i podlegają tym samym przepisom AML co banki. Oznacza to, że profesjonaliści obsługujący transakcje nieruchomościowe muszą prowadzić dokładne procedury Customer Due Diligence (CDD) wobec kupujących i sprzedających. Powinni zweryfikować tożsamość każdego klienta oraz ustalić beneficjenta rzeczywistego (UBO) w przypadku nabywców korporacyjnych, aby ustalić, kto faktycznie stoi za zakupem. Klienci muszą być również weryfikowani pod kątem list sankcyjnych oraz list PEP (osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne), aby zidentyfikować podmioty wysokiego ryzyka wymagające dokładniejszej analizy.

    Dodatkowo przepisy UE nakładają obowiązek bieżącego monitorowania relacji biznesowych oraz raportowania podejrzanych transakcji do krajowych jednostek analityki finansowej (FIU). Firmy działające na rynku nieruchomości mają obowiązek zgłaszać wszelkie podejrzenia dotyczące prania pieniędzy właściwym organom. Regulacje wprowadzają także rygorystyczne zasady prowadzenia dokumentacji – biura muszą dokumentować wszystkie czynności i przechowywać zapisy przez lata. Aby ograniczyć użycie gotówki, w UE obowiązują limity dużych płatności gotówkowych (zazwyczaj ok. 10 000 € przy transakcjach nieruchomościowych). Umowy z udziałem krajów wysokiego ryzyka lub osób z list PEP wymagają stosowania pogłębionych procedur due diligence. Niewywiązanie się z tych obowiązków grozi poważnymi karami finansowymi i utratą reputacji.

    Najczęstsze ryzyka AML w sektorze nieruchomości

    Przestępcy wykorzystują rynek nieruchomości na wiele sposobów, m.in.:

    • Spółki fasadowe i przykrywkowe: Nabywanie nieruchomości poprzez spółki-wydmuszki lub złożone struktury korporacyjne pozwala ukryć prawdziwą tożsamość właściciela. Wielowarstwowe powiązania i podstawieni nabywcy utrudniają prześledzenie źródła środków.
    • Duże transakcje gotówkowe: Zakup nieruchomości za gotówkę umożliwia przestępcom wprowadzenie nielegalnych środków bez wyraźnego śladu audytowego. Omijając banki, unikają systemów raportowania finansowego, co utrudnia wykrycie.
    • Nieprzejrzyste struktury własności: Wykorzystanie trustów lub osób trzecich jako nominalnych właścicieli pozwala ukryć beneficjenta rzeczywistego i komplikuje proces due diligence.
    • Manipulacja ceną i zmowy: Nieruchomości mogą być celowo zawyżane lub zaniżane, aby ułatwić pranie pieniędzy. Przy współudziale nieuczciwych insiderów można manipulować wartością transakcji, maskując przepływy nielegalnych środków.
    Ryzyka AML w sektorze nieruchomości

    Wyzwania manualnej zgodności AML

    Dla wielu firm działających na rynku nieruchomości spełnianie wymogów AML w sposób manualny jest zadaniem czasochłonnym i obarczonym dużym ryzykiem błędów. Do kluczowych wyzwań należą:

    • Pracochłonność procesów: Due diligence wobec każdego klienta oznacza konieczność zebrania i weryfikacji wielu dokumentów (dowody tożsamości, potwierdzenia źródła środków itp.) oraz sprawdzania baz danych. Wykonywanie tego ręcznie dla każdej transakcji pochłania dużo czasu i spowalnia procesy sprzedażowe.
    • Ryzyko błędów ludzkich: Manualne procedury są podatne na przeoczenia i niespójności. Zajęty pośrednik może przeoczyć sygnał ostrzegawczy lub nie zauważyć, że klient widnieje na liście sankcyjnej. Takie pomyłki mogą prowadzić do naruszeń zgodności, kar regulacyjnych czy strat reputacyjnych.
    • Nadążanie za regulacjami: Przepisy AML i listy sankcyjne zmieniają się często. Bez automatyzacji zespoły ds. compliance muszą na bieżąco aktualizować wiedzę i procedury. Szczególnie mniejsze agencje mogą mieć problem z dostosowaniem się do każdej nowej ustawy lub dyrektywy.
    • Opóźnienia i koszty operacyjne: Długotrwałe procedury KYC zniechęcają klientów i mogą sprawić, że zrezygnują z transakcji. Godziny pracy personelu poświęcone na powtarzalne kontrole zwiększają też koszty. Podsumowując – nadmierne poleganie na ręcznych procedurach może utrudniać rozwój biznesu, a mimo to pozostawiać luki w pokryciu ryzyk.
    Wyzwania manualnej zgodności AML

    Jak automatyzacja pomaga ograniczyć ryzyko AML

    Automatyzacja może znacząco wzmocnić zgodność z AML w sektorze nieruchomości, odpowiadając na wiele z powyższych wyzwań. Dzięki wykorzystaniu specjalistycznego oprogramowania i narzędzi danych firmy mogą usprawnić działania związane z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy. Do kluczowych korzyści z automatyzacji AML należą:

    • Zautomatyzowana ocena ryzyka: inteligentne platformy AML automatycznie nadają klientom i transakcjom ocenę ryzyka, opierając się na zdefiniowanych kryteriach. Analizowane są takie czynniki jak lokalizacja klienta, jego profil czy wielkość transakcji, a następnie przypisywany jest wynik ryzyka. Przypadki wysokiego ryzyka są kierowane do dokładniejszej analizy. Dzięki temu uwaga skupia się na najbardziej narażonych obszarach, a system może na bieżąco monitorować nowe sygnały ostrzegawcze.
    • Cyfrowa weryfikacja tożsamości: automatyzacja przyspiesza proces weryfikacji, wykorzystując cyfrowe rozwiązania KYC. Narzędzia te skanują i uwierzytelniają dowody tożsamości czy paszporty, mogą korzystać z biometrii do potwierdzenia osoby oraz natychmiast sprawdzają klientów w bazach sankcyjnych i PEP. Przyspiesza to onboarding, a jednocześnie zmniejsza ryzyko przeoczenia klienta wysokiego ryzyka czy osoby znajdującej się na czarnej liście.
    • Identyfikacja beneficjentów rzeczywistych (UBO): nowoczesne rozwiązania AML szybko ustalają beneficjentów rzeczywistych dzięki integracji z globalnymi rejestrami korporacyjnymi. Zamiast ręcznie rozplątywać złożone struktury własności, oprogramowanie wskazuje osobę faktycznie kontrolującą nabywcę korporacyjnego (np. każdą z udziałem powyżej 25%). Utrudnia to przestępcom ukrywanie się za wieloma warstwami spółek.
    • Usprawniona dokumentacja i raportowanie: zautomatyzowany system tworzy pełną cyfrową ścieżkę audytową wszystkich działań compliance. Każda weryfikacja tożsamości, ocena ryzyka czy ustalenie beneficjenta rzeczywistego jest rejestrowane i przechowywane, co ułatwia wykazanie zgodności podczas kontroli. W przypadku konieczności zgłoszenia podejrzanej transakcji system pomaga w szybkim przygotowaniu danych dla regulatorów, dzięki czemu zgłoszenia są szybsze i bardziej precyzyjne.

    Zautomatyzowane rozwiązanie AML dla rynku nieruchomości

    AMLTrack to oprogramowanie stworzone dla instytucji obowiązanych, takich jak agencje nieruchomości czy firmy obsługujące transakcje na rynku. System automatyzuje kluczowe obowiązki AML – od weryfikacji tożsamości klientów i sprawdzania ich na listach sankcyjnych oraz w bazach PEP, przez pozyskiwanie danych z oficjalnych rejestrów (KRS, CEIDG, CRBR), aż po ocenę ryzyka i raportowanie podejrzanych transakcji. Wszystkie działania są dokumentowane i przechowywane w bezpiecznym archiwum, gotowym na kontrolę regulatora. Dzięki temu profesjonaliści rynku nieruchomości mogą szybciej i pewniej realizować wymogi prawa, minimalizując ryzyko błędów ludzkich oraz kosztownych naruszeń.

    Podsumowanie

    Zagrożenia związane z praniem pieniędzy w sektorze nieruchomości stale ewoluują, ale równolegle rozwijają się narzędzia pozwalające im przeciwdziałać. Wdrażając automatyzację, profesjonaliści rynku nieruchomości mogą wyprzedzać działania przestępców i łatwiej wypełniać swoje obowiązki AML. Ostatecznie zautomatyzowane rozwiązania compliance pomagają ograniczyć ryzyko, chronić reputację, unikać wysokich kar finansowych oraz wspierać budowę bardziej przejrzystego i bezpiecznego rynku nieruchomości.

    Dlaczego sektor nieruchomości jest uznawany za obszar wysokiego ryzyka w kontekście prania pieniędzy?

    Sektor nieruchomości jest atrakcyjny dla osób zajmujących się praniem pieniędzy, ponieważ umożliwia dyskretne przenoszenie dużych kwot i zamianę ich w stabilne, długoterminowe aktywa. Nieruchomości – zwłaszcza w segmencie luksusowym czy komercyjnym – mogą być kupowane za nielegalne środki, a następnie sprzedawane w celu wygenerowania „czystych” pieniędzy. Przestępcy często wykorzystują złożone struktury, takie jak spółki fasadowe, podstawieni nabywcy czy osoby trzecie, aby ukryć swoją tożsamość. Dodatkowo wartości nieruchomości mogą być manipulowane w celu zamaskowania nielegalnych zysków. W porównaniu z sektorem bankowym rynek nieruchomości historycznie podlegał słabszemu nadzorowi, co czyniło go łatwym celem dla nielegalnej działalności finansowej.

    Czy małe agencje nieruchomości również muszą przestrzegać przepisów AML?

    Tak. Zgodnie z prawem UE wszyscy profesjonaliści rynku nieruchomości zaangażowani w transakcje są traktowani jako „instytucje obowiązane”. Dotyczy to zarówno dużych deweloperów komercyjnych, jak i małych agencji czy nawet niezależnych pośredników pomagających klientom w zakupie lub sprzedaży nieruchomości. Przepisy nie różnicują obowiązków w zależności od wielkości firmy. Każdy podmiot musi prowadzić procedury Customer Due Diligence, raportować podejrzane działania oraz prowadzić odpowiednią dokumentację compliance. Mniejsze firmy, mimo ograniczonych zasobów, również podlegają takiemu samemu nadzorowi regulacyjnemu i ryzyku sankcji za brak zgodności. Dlatego wiele z nich sięga po automatyzację, aby usprawnić realizację obowiązków bez konieczności zwiększania zatrudnienia.

    Czym jest weryfikacja beneficjenta rzeczywistego (UBO) i dlaczego ma znaczenie w sektorze nieruchomości?

    UBO to skrót od Ultimate Beneficial Owner – czyli osoby, która ostatecznie posiada lub kontroluje dany podmiot prawny. W sektorze nieruchomości kluczowe jest ustalenie beneficjenta rzeczywistego w sytuacji, gdy nieruchomość kupowana jest za pośrednictwem spółki, trustu czy innego pośrednika. Przestępcy często wykorzystują wielowarstwowe struktury spółek działających w różnych jurysdykcjach, aby ukryć prawdziwego nabywcę i źródło środków. Weryfikacja UBO pozwala firmom z branży nieruchomości zapobiegać anonimowym zakupom nieruchomości wykorzystywanym do prania pieniędzy. Przepisy UE nakładają obowiązek sprawdzania beneficjentów rzeczywistych oraz stosowania pogłębionych procedur due diligence, jeśli struktura własności jest nietypowo złożona lub nieprzejrzysta.

    Jakie są kary za nieprzestrzeganie przepisów AML w sektorze nieruchomości?

    Kary za nieprzestrzeganie przepisów AML w sektorze nieruchomości mogą być bardzo dotkliwe. Sankcje finansowe różnią się w zależności od kraju, ale często sięgają setek tysięcy, a nawet milionów euro. W niektórych przypadkach firmom grożą sankcje operacyjne, takie jak zawieszenie licencji czy wykluczenie z udziału w przetargach publicznych. Odpowiedzialność mogą ponosić również osoby fizyczne – np. członkowie zarządu czy oficerowie ds. compliance – jeśli uchybienia AML wynikają z ich zaniedbania. Poza działaniami regulatorów firmy ryzykują także utratę reputacji, odpływ klientów i negatywne publikacje medialne. Nawet jedno niedopatrzenie w zakresie należytej staranności może mieć długofalowe konsekwencje dla działalności.

    Czy automatyzacja AML może pomóc w transakcjach nieruchomościowych o charakterze transgranicznym?

    Tak, automatyzacja AML jest szczególnie przydatna w transakcjach transgranicznych, które niosą ze sobą wyższe ryzyko ze względu na różnice w przepisach prawnych, nieznajomość lokalnych jurysdykcji czy bariery językowe. Zautomatyzowane platformy mogą natychmiast uzyskiwać dostęp do międzynarodowych baz danych, przeprowadzać wielojęzyczną weryfikację tożsamości oraz sprawdzać strony transakcji w globalnych listach sankcyjnych i rejestrach PEP. Ułatwiają także gromadzenie i weryfikację dokumentów od zagranicznych klientów. Dzięki temu proces jest spójny i dokładny, a jednocześnie ograniczane są opóźnienia typowe dla manualnych procedur. Dla międzynarodowych firm nieruchomościowych i ich klientów automatyzacja oznacza zarówno większą efektywność operacyjną, jak i znacznie silniejszą pozycję w zakresie zgodności z regulacjami.

    Wiktor Janicki

    Transition Technologies MS świadczy usługi informatyczne terminowo, o wysokiej jakości i zgodnie z podpisaną umową. Polecamy firmę TTMS jako godnego zaufania i rzetelnego dostawcę usług IT oraz partnera wdrożeniowego Salesforce.

    Czytaj więcej
    Julien Guillot Schneider Electric

    TTMS od lat pomaga nam w zakresie konfiguracji i zarządzania urządzeniami zabezpieczającymi z wykorzystaniem różnych technologii. Ueługi świadczone przez TTMS są realizowane terminowo, i zgodnie z umową.

    Czytaj więcej

    Już dziś możemy pomóc Ci rosnąć

    Porozmawiajmy, jak możemy wesprzeć Twój biznes

    TTMC Contact person
    Monika Radomska

    Sales Manager