Niższe koszty operacyjne: Jak dobrze wdrożony Microsoft Copilot obniża wydatki w dużych firmach
Najnowsze analizy pokazują, że firma zatrudniająca 25 tys. pracowników może zaoszczędzić nawet 56,7 mln dolarów w ciągu trzech lat dzięki wdrożeniu rozwiązania Microsoft 365 Copilot. Tak spektakularne obniżenie kosztów operacyjnych – o około 0,7% całkowitych wydatków – dowodzi, że prawidłowo wdrożone i szeroko dostępne „copiloty” AI nie są już tylko technologiczną nowinką, lecz realnym źródłem oszczędności. Pierwsi użytkownicy rozwiązania Microsoft Copilot raportują już teraz o 29% szybszej realizacji kluczowych zadań, takich jak pisanie tekstów czy ich streszczanie, podczas gdy czynności rutynowe (zarządzanie mailami czy przygotowanie raportów) zajmują im ułamek czasu, który wcześniej był potrzebny. Wyobraź sobie, że Twoi pracownicy wykonują w ciągu godzin to, co wcześniej zajmowało dni – i jak istotny wpływ może to mieć na wynik finansowy firmy. W artykule omawiamy, w jaki sposób Microsoft Copilot, wdrożony w przemyślany sposób w całej organizacji, może znacząco obniżyć koszty operacyjne poprzez automatyzację procesów, oszczędność czasu, wzrost produktywności oraz zmniejszenie zależności od ręcznej pracy i zewnętrznych usługodawców.
1. Czym jest Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot to asystent wykorzystujący sztuczną inteligencję, zintegrowany z ekosystemem Microsoft 365 i innymi produktami Microsoftu. W praktyce rozszerza znane narzędzia, wykorzystywane codziennie przez pracowników dużych firm, o możliwości sztucznej inteligencji – od Worda, Excela, PowerPointa i Outlooka, po Teams, Power Platform i wiele innych. Oznacza to, że Copilot potrafi przygotować projekty maili i dokumentów, streszczać spotkania oraz obszerne raporty, generować analizy i wizualizacje w arkuszach kalkulacyjnych, pomagać w budowaniu aplikacji i automatyzacji procesów z wykorzystaniem naturalnego języka, a nawet wspierać w kodowaniu i wykonywaniu zapytań danych. To tak, jakby każdy pracownik otrzymał własnego inteligentnego asystenta. Copilot tworzy zupełnie nowy standard kompetencji w miejscu pracy – nagle każdy zyskuje możliwość pisania, analizowania, projektowania czy kodowania z pomocą AI. Ponieważ rozwiązanie to jest zintegrowane ze znanymi już interfejsami, jest powszechnie dostępne bez dodatkowych komplikacji: użytkownicy mogą po prostu skorzystać z Copilota za pomocą czatu lub poleceń w aplikacjach, które już dobrze znają. Efektem jest bardziej produktywny zespół, który realizuje więcej zadań w krótszym czasie, pozostawiając AI żmudne lub skomplikowane prace.
2. Wysoki koszt manualnych procesów oraz „długu cyfrowego”
Każda drobna nieefektywność dnia pracy sumuje się do wysokich kosztów operacyjnych. W wielu przedsiębiorstwach pracownicy są przytłoczeni tym, co badacze Microsoftu nazywają „długiem cyfrowym” – nadmiarem maili, wiadomości na czatach, spotkań i dokumentów, które pochłaniają całe godziny bez generowania porównywalnej wartości. Według badań, pracownicy często spędzają więcej czasu na samym szukaniu informacji (ok. 27% dnia), niż na tworzeniu realnych rezultatów (ok. 24%). Każdego dnia przeszukują setki maili i wiadomości, wielokrotnie kopiują informacje między raportami lub ręcznie zbierają dane do prezentacji. To czas, który nie jest wykorzystywany na strategiczne, generujące przychody działania – innymi słowy jest to koszt, który obciąża efektywność całej organizacji. A cena jest tu podwójna: płacisz za godziny spędzone na zadaniach niskiej wartości oraz ponosisz koszt utraconych szans, gdy talenty w Twojej firmie zamiast na innowacjach, skupiają się na rutynowej pracy. W dużych organizacjach nawet niewielkie, powtarzalne zadania, powielone przez tysiące pracowników i cały rok, generują milionowe koszty pracy.
Tutaj właśnie Microsoft Copilot odkrywa swój pełny potencjał. Automatyzując i przyspieszając rutynowe zadania, Copilot uwalnia pracowników od żmudnej ręcznej pracy. Potrafi błyskawicznie wyszukiwać odpowiednie treści lub dane z plików (bez konieczności ręcznego przekopywania folderów), przygotowywać szkice odpowiedzi czy dokumentów od podstaw, a nawet generować streszczenia długich wątków lub spotkań. Co więcej, aż 75% pierwszych użytkowników Copilota twierdzi, że AI oszczędza im czas poprzez błyskawiczne znajdowanie potrzebnych informacji w dokumentach. Eliminując pracę polegającą na „wyszukiwaniu i kompilowaniu”, Copilot usuwa ukryte obciążenia produktywności, które firmy od dawna traktowały jako nieuniknione koszty prowadzenia działalności.
3. Automatyzacja procesów i oszczędność czasu
Jednym z najbardziej odczuwalnych efektów wdrożenia Copilota jest automatyzacja procesów – AI przejmuje lub przyspiesza liczne drobne zadania, które wypełniają dzień pracy. Oto kilka przykładów:
Tworzenie komunikacji: Copilot potrafi pisać maile, raporty i prezentacje na podstawie prostych komend lub kontekstu, które pracownicy muszą jedynie dopracować. Zadanie, które wcześniej zajmowało godzinę, ogranicza się teraz do kilku minut korekty.
Notatki ze spotkań i działania następcze: Zamiast poświęcać czas na notowanie wniosków i zadań do wykonania, Copilot (zintegrowany z Microsoft Teams) niemal natychmiast generuje podsumowania spotkań i listy zadań. Pierwsi użytkownicy zauważyli, że dzięki automatycznie tworzonym przez Copilota streszczeniom mogli nadrobić zaległości z pominiętych spotkań niemal czterokrotnie szybciej.
Analiza danych i wprowadzanie informacji: W Excelu i Power BI Copilot analizuje trendy lub nawet buduje modele danych na podstawie zapytań w naturalnym języku. Rutynowe zadania związane z wprowadzaniem lub przetwarzaniem danych może realizować AI, ograniczając godziny manualnej pracy z arkuszami.
Wyszukiwanie i generowanie dokumentów: Potrzebujesz znaleźć informacje zakopane w bibliotekach SharePoint lub stworzyć wstępny projekt dokumentu? Copilot świetnie sprawdza się również w tych zadaniach. Przykładowo, przedsiębiorstwo, które połączyło Azure OpenAI z aplikacjami Power Apps (scenariusz podobny do Copilota), umożliwiło pracownikom zadawanie pytań dotyczących dokumentów firmowych na czacie i otrzymywanie natychmiastowych odpowiedzi, co znacząco ograniczyło czas tracony na ręczne poszukiwanie informacji.
Te oszczędności czasu nie są jedynie anegdotyczne – są mierzalne. Użytkownicy biorący udział w programie wczesnego dostępu Microsoftu zgłaszają średnią oszczędność na poziomie 1,2 godziny tygodniowo dzięki wsparciu Copilota. Na poziomie pojedynczego pracownika może wydawać się to niewiele, ale w skali dużych organizacji robi ogromne wrażenie: w przypadku 1000 pracowników daje to około 1200 zaoszczędzonych godzin tygodniowo, co odpowiada pracy ponad 30 pełnoetatowych pracowników.. Wielu użytkowników obserwuje nawet większe korzyści: 22% deklaruje oszczędność przekraczającą 30 minut każdego dnia pracy dzięki Copilotowi. Potwierdzają to także realne przykłady: w dużej firmie finansowej Hargreaves Lansdown, po wdrożeniu Microsoft 365 Copilot pracownicy oszczędzają średnio od 2 do 3 godzin tygodniowo, a doradcy finansowi są w stanie czterokrotnie szybciej wypełniać dokumenty dotyczące klientów. Podsumowując, Copilot pozwala realizować zadania znacznie szybciej. Prace, które wcześniej wymagały czekania na specjalistę lub zajmowały całe popołudnie przeglądania danych, teraz można wykonać za pomocą kilku kliknięć lub krótkiego polecenia.
Wewnętrzne badania Microsoftu, prowadzone wśród pierwszych użytkowników Copilota, wykazały znaczące oszczędności czasu i wzrost produktywności przy wykonywaniu typowych zadań. Większość użytkowników raportowała, że są bardziej produktywni i poświęcają mniej czasu na rutynowe obowiązki, co pozwala im skupić się na projektach o wysokiej wartości biznesowej.
Co istotne, zaoszczędzony czas bezpośrednio przekłada się na redukcję kosztów. Każda godzina pracy pracownika, która jest automatyzowana lub przyspieszana przez AI, oznacza godzinę, za którą firma nie musi płacić nadgodzin lub którą pracownik może przeznaczyć na bardziej dochodowe działania. Dzięki odciążeniu zespołów od niskowartościowych zadań, firmy mogą realizować większe obciążenia bez przeciążenia pracowników czy zwiększania zatrudnienia. W praktyce Copilot umożliwia dotychczasowym zespołom wykonanie większej ilości pracy, bez powiększania kadry. Nawet jeśli każdy pracownik dużej firmy zaoszczędzi tylko 1-2 godziny tygodniowo, organizacja może odzyskać dziesiątki tysięcy godzin roboczych rocznie. Może to oznaczać uniknięcie konieczności zatrudniania dodatkowych osób do nowego projektu – lub możliwość rozwoju biznesu dzięki istniejącym zasobom kadrowym. To bezpośredni wzrost efektywności operacyjnej.
4. Zwiększenie produktywności (i jakości) w całej organizacji
Oprócz automatyzacji zadań, akcelerator produktywności, zwiększając produktywność i jakość pracy zespołu. Przejmując rutynowe zadania, pozwala pracownikom skoncentrować się na bardziej kreatywnych, strategicznych czy relacyjnych obowiązkach, które mają rzeczywistą wartość biznesową. Pierwsze dane pokazują, że ponad 70% użytkowników czuje się bardziej produktywnych dzięki Copilotowi, a niemal równie wielu twierdzi, że poprawia on jakość ich pracy. Ten podwójny efekt – szybsze wykonywanie zadań bez poświęcania jakości – jest kluczowy dla redukcji kosztów. Przykładowo, jeśli handlowiec może szybko wygenerować profesjonalny projekt oferty dzięki Copilotowi, nie tylko oszczędza czas, lecz także zwiększa swoje szanse na pozyskanie klienta. Większa skuteczność i mniej koniecznych poprawek oznacza mniej zmarnowanego wysiłku (i pieniędzy).
Sugestie AI w Copilocie pomagają również ograniczać błędy i potrzebę poprawek. Maszyny nie ulegają zmęczeniu ani rozkojarzeniu – wiernie generują treści na podstawie przyswojonych danych i wzorców. Choć wciąż niezbędny jest nadzór człowieka, Copilot może wcześnie wychwycić ewentualne błędy. Automatyzacja procesów oznacza mniej pomyłek przy manualnym wprowadzaniu danych lub przeoczonych działań, co przekłada się na mniejsze koszty związane z późniejszymi korektami i działaniami naprawczymi. Jedna z firm raportowała, że dzięki wykorzystaniu Copilota do automatyzacji kontroli zgodności, udało się zredukować kary regulacyjne aż o 15%, tylko przez uniknięcie ludzkich błędów. W sektorze produkcyjnym wdrożenie Copilota opartego na AI umożliwiło z kolei 15% redukcję marnowania materiałów dzięki optymalizacji harmonogramów produkcji – co stanowi bezpośrednią oszczędność w kosztach operacyjnych. Takie ulepszenia podkreślają, że produktywność to nie tylko tempo, ale również robienie rzeczy prawidłowo za pierwszym razem oraz podejmowanie inteligentnych decyzji, co pozwala uniknąć niepotrzebnych wydatków.
Inną subtelną, lecz ważną korzyścią jest skrócenie czasu wdrażania i spłaszczanie krzywej uczenia się nowych pracowników dzięki Copilotowi. Nowi pracownicy mogą szybciej poznawać firmę i płynniej wdrażać się w obowiązki – analitycy szacują nawet o 30% krótszy czas onboardingu dzięki wsparciu Microsoft 365 Copilot, co oznacza, że nowi pracownicy zaczynają szybciej generować wartość dla firmy. Gdy organizacja skraca czas potrzebny na wdrożenie nowego pracownika, bezpośrednio obniża koszty tego procesu. Podobnie, jeśli pracownik może polegać na Copilocie przy realizacji zadań wykraczających poza jego specjalizację (np. menedżer marketingu używa Copilota do analizy finansowej w Excelu czy pisania zapytań SQL), firma zyskuje większą wszechstronność i produktywność od każdej osoby, bez konieczności zatrudniania dodatkowych specjalistów do każdego zadania. Copilot dostarcza zespołom „kompetencje na żądanie”, zwiększając zwrot z inwestycji (ROI) w zatrudnienie każdego pracownika i zmniejszając konieczność zatrudniania lub zlecania zewnętrznym wykonawcom wyspecjalizowanych usług.
5. Mniejsza zależność od outsourcingu i zewnętrznych narzędzi
Każda duża firma korzysta z wielu narzędzi software’owych oraz zewnętrznych dostawców usług, aby zaspokoić swoje potrzeby operacyjne – od konsultantów i kontraktorów, po aplikacje firm trzecich służące do tworzenia treści czy analizy danych. Przemyślana strategia wdrożenia Copilota pozwala uprościć tę strukturę, prowadząc bezpośrednio do oszczędności na kontraktach z dostawcami oraz na zewnętrznych usługach. Jak to możliwe? Wszechstronność Copilota sprawia, że przedsiębiorstwa mogą zrezygnować z pojedynczych, dedykowanych rozwiązań (i kosztów ich subskrypcji) związanych np. z transkrypcją, prostym projektowaniem graficznym, copywritingiem czy wizualizacją danych – ponieważ AI wbudowane w środowisko Microsoft 365 jest w stanie przejąć wiele z tych zadań. Analiza ekonomiczna Forrester pokazała, że organizacje przewidują znaczną redukcję kosztów licencji na inne narzędzia AI dzięki zastąpieniu ich wszechstronnym rozwiązaniem Microsoft 365 Copilot. Zamiast opłacać wiele osobnych aplikacji AI czy automatyzacji, firmy mogą inwestować w jedną, zintegrowaną platformę Copilot.
Podobnie Copilot pozwala ograniczyć zależność od zewnętrznych kontraktorów czy outsourcingu rutynowych zadań. Na przykład, zamiast zatrudniać dodatkowych pracowników tymczasowych lub korzystać z usług BPO do analizy danych czy tworzenia pierwszych wersji dokumentów, przedsiębiorstwo może wykorzystać Copilota do przygotowania wstępnych materiałów, które następnie będą tylko dopracowywane przez zespoły wewnętrzne. Analiza Forrestera pokazała spodziewany spadek kosztów zewnętrznych kontraktorów IT po wdrożeniu Copilota, ponieważ wewnętrzne zespoły – dzięki wzrostowi swojej produktywności – mogą przejąć prace wcześniej zlecane na zewnątrz. Podobny efekt jest widoczny w przypadku tworzenia treści – firmy, które wcześniej zlecały copywriting techniczny lub marketingowy freelancerom, teraz mogą angażować własnych ekspertów do generowania treści przy wsparciu Copilota, obniżając wydatki na zewnętrzne usługi.
Dodatkową korzyścią jest fakt, że wykorzystując Copilota w środowisku Microsoft, wszystkie działania wspierane przez AI pozostają w bezpiecznym, kontrolowanym ekosystemie firmowym. Pomaga to uniknąć ryzyka naruszenia przepisów i potencjalnych kosztów związanych z sytuacją, gdy pracownicy używają nieautoryzowanych zewnętrznych narzędzi AI. Wiele firm obawia się wycieków danych lub problemów prawnych związanych z wykorzystywaniem przez pracowników przypadkowych, internetowych aplikacji AI. Copilot ogranicza to ryzyko poprzez wewnętrzne i zarządzane przetwarzanie danych. W efekcie przedsiębiorstwo nie tylko oszczędza pieniądze, rezygnując z zewnętrznych usług i narzędzi, ale także unika kosztownych konsekwencji nieprawidłowego zarządzania danymi. To jednocześnie oszczędność kosztów i zwycięstwo w zarządzaniu ryzykiem.
Dla zobrazowania skali tych oszczędności warto przywołać analizę jednego złożonego przypadku dużej firmy, który wykazał, że Copilot dzięki połączeniu wzrostu produktywności oraz ograniczenia wydatków na usługi zewnętrzne, może obniżyć ogólne koszty operacyjne nawet o wspomniane już dziesiątki milionów dolarów w ciągu trzech lat. Obejmuje to m.in. oszczędności związane z rezygnacją z niektórych usług zewnętrznych oraz konsolidacją oprogramowania. Uwzględniając te redukcje, inwestycja w Copilota (która wiąże się oczywiście z kosztami licencyjnymi) zwraca się wielokrotnie. Scenariusze analizowane przez ekspertów wskazują na zwrot z inwestycji (ROI) od ponad 100% w konserwatywnym podejściu do niemal 450% w scenariuszu o dużym oddziaływaniu. Upraszczając – każdy 1 dolar wydany na dobrze wdrożonego Copilota może przynieść nawet 4,5 dolara wartości dzięki oszczędnościom kosztów i zwiększonej efektywności.
6. Jak maksymalizować korzyści? Kluczowe znaczenie wdrożenia
Warto pamiętać, że te korzyści nie pojawiają się automatycznie, jak za dotknięciem czarodziejskiej różdżki. Osiągnięcie realnych oszczędności kosztów dzięki Microsoft Copilot wymaga prawidłowego wdrożenia oraz skutecznego zarządzania zmianą. „Prawidłowe wdrożenie” oznacza, że rozwiązanie jest udostępniane w taki sposób, by pracownicy mogli i chcieli z niego szeroko korzystać. Oto kilka najlepszych praktyk wdrożenia, które pomogą maksymalizować efekty Copilota:
Kompleksowe szkolenia i adopcja: Pracownicy powinni jasno rozumieć, jak efektywnie wykorzystywać Copilota w codziennej pracy. Wstępne szkolenia oraz bieżące możliwości nauki pomagają odkrywać potencjał narzędzia i włączać je do rutynowych zadań. Firmy, które inwestują w edukację użytkowników, zauważają, że pracownicy osiągają biegłość w obsłudze Copilota już po kilku godzinach praktyki. Ten początkowy wysiłek zapewnia, że narzędzie nie pozostanie niewykorzystane.
Integracja Copilota z różnymi procesami: Im więcej obszarów działalności firmy korzysta z Copilota, tym większe są kumulatywne oszczędności. Warto zachęcać wszystkie działy – od HR przygotowującego opisy stanowisk, przez IT zarządzające dokumentacją zmian, aż po sprzedaż tworzącą oferty – do jak najszerszego używania Copilota. Powszechność użycia eliminuje ryzyko powstawania punktowych nieefektywności. Według badań 67% użytkowników Copilota oszczędza czas, który może przeznaczyć na ważniejsze zadania – wyobraźmy sobie, co by się działo, gdyby narzędzia używało 100% pracowników.
Dostosowanie Copilota do firmowej wiedzy: Integrując Copilota z danymi firmowymi (pliki, bazy wiedzy, SharePoint itd.), można zwielokrotnić jego użyteczność. Na przykład zasilenie go wewnętrznymi procedurami operacyjnymi lub raportami z poprzednich projektów umożliwia szybkie odpowiadanie na pytania pracowników oraz generowanie specyficznych dla organizacji treści, ograniczając czas na szukanie informacji czy tworzenie dokumentów od zera. Im szybciej pracownik otrzymuje kontekstową odpowiedź lub szkic dokumentu zgodnego ze wzorcami firmy, tym więcej czasu i pieniędzy oszczędza się na standaryzacji i szybkości działania.
Monitorowanie użycia i rezultatów: Wdrożenie Copilota należy traktować jak każdą inną strategiczną inicjatywę – monitorować wskaźniki takie jak czas oszczędzony przez zespoły, skrócenie cykli kluczowych procesów, poziom adopcji wśród pracowników czy nawet ich opinie na temat obciążenia pracą. Te dane pomogą zidentyfikować obszary, w których AI przynosi największe korzyści lub gdzie należy wprowadzić zmiany. Być może okaże się, że któryś dział korzysta z Copilota słabo – to znak, że warto zaoferować dodatkowe szkolenia lub integrację, a tym samym odzyskać więcej potencjalnych oszczędności.
Wsparcie liderów i zmiana kultury pracy: Kierownictwo powinno podkreślać, że Copilot to wsparcie dla pracowników, a nie zagrożenie dla ich stanowisk. Jeśli pracownicy mają świadomość, że celem jest zdjęcie z nich żmudnej pracy, by mogli poświęcić się bardziej wartościowym zadaniom (a nie ich zastąpienie), tym chętniej będą z niego korzystać. Kultura pracy nastawiona na efektywność i rozwój umiejętności zapewnia najlepsze rezultaty. Zadowoleni, zmotywowani pracownicy są bardziej produktywni – a dzięki zmniejszeniu uciążliwej pracy ich satysfakcja może wzrosnąć, co długoterminowo przekłada się na niższą rotację i mniejsze koszty rekrutacji.
Stosując te praktyki wdrożeniowe, przedsiębiorstwa mogą uniknąć scenariuszy, w których Copilot pozostaje niewykorzystany lub stosowany w niewłaściwy sposób, i zagwarantować, że rozwiązanie AI przyniesie pełnię oczekiwanych korzyści. Firmy, które już dziś odnoszą sukcesy z Copilotem, pokazują, że gdy technologia ta jest odpowiednio wkomponowana w codzienną pracę, organizacja staje się bardziej zwinna, efektywna i oszczędna.
7. Wnioski
Liderzy dużych firm nieustannie szukają sposobów, by ograniczać koszty operacyjne, nie osłabiając jednocześnie kluczowych zasobów organizacji. Microsoft Copilot stwarza wyjątkową okazję, aby to osiągnąć – eliminuje zbędny czas i wysiłek w codziennych procesach, wzmacniając przy tym potencjał pracowników, którzy mogą skoncentrować się na zadaniach bardziej kreatywnych i strategicznych. Od automatyzacji rutynowych czynności po wspomaganie decyzji dzięki trafnym sugestiom AI – Copilot pomaga przedsiębiorstwom osiągać więcej dzięki zasobom, które już posiadają. Kluczem jest przemyślane, szerokie wdrożenie, tak aby korzyści skumulowały się w całej firmie. Przy odpowiednim podejściu rezultaty są jednoznaczne: niższe wydatki operacyjne, krótsze cykle procesów biznesowych oraz zespół, który zamiast zajmować się żmudną pracą, koncentruje się na zadaniach o wysokiej wartości biznesowej.
W czasach, gdy już niemal 43% firm deklaruje znaczne obniżenie kosztów po wdrożeniu narzędzi AI takich jak Copilot, pytanie nie brzmi, czy Twoją firmę stać na wdrożenie sztucznej inteligencji – ale czy stać Cię, by tego nie robić. Firmy, które już teraz wykorzystują Copilota, przekonują się, że efektywność kosztowa i innowacyjność idą w parze. Nie chodzi tu jedynie o oszczędzanie pieniędzy, lecz także o możliwość reinwestowania tych oszczędności w dalszy rozwój i wzmacnianie swojej przewagi konkurencyjnej.
Chcesz zacząć tworzyć oszczędności oraz zwiększać produktywność w swojej firmie? Poznaj przyszłość pracy wspieraną przez AI i rozwiązania Copilot. Skontaktuj się z TTMS, aby dowiedzieć się, jak nasz zespół może pomóc Ci strategicznie i efektywnie wdrożyć Microsoft Copilot. Odwiedź naszą stronę poświęconą rozwiązaniom AI i Copilot i już dziś rozpocznij transformację operacji swojej firmy. 🚀
FAQ: Microsoft Copilot a redukcja kosztów operacyjnych
W jaki sposób Microsoft Copilot obniża koszty operacyjne w firmie?
Microsoft Copilot pomaga obniżyć koszty operacyjne przede wszystkim dzięki oszczędności czasu pracy i automatyzacji zadań wykonywanych dotąd ręcznie. Przygotowując projekty maili, raportów czy innych dokumentów, Copilot znacząco redukuje czas potrzebny na realizację tych czynności. Dzięki integracji z narzędziami takimi jak Teams czy Excel, potrafi natychmiast streszczać informacje oraz analizować dane, co pozwala pracownikom ograniczyć czas poświęcany na powtarzalne działania. Tego rodzaju poprawa efektywności oznacza, że zespół jest w stanie wykonać więcej zadań bez konieczności wydłużania godzin pracy lub zwiększania zatrudnienia, co bezpośrednio obniża koszty pracy przypadające na każde zadanie. Badania pokazują, że firmy korzystające z Copilota notują wyraźny spadek wydatków operacyjnych – przykładowo, jedna z analiz wykazała możliwą redukcję całkowitych kosztów operacyjnych nawet o 0,7% po wdrożeniu Copilota w całej organizacji. W przypadku dużej firmy tego rodzaju oszczędności mogą sięgać milionów dolarów.
Jakie zadania i procesy może automatyzować Copilot, aby zaoszczędzić czas?
Copilot może automatyzować lub wspierać szeroki zakres rutynowych zadań, takich jak:
Komunikacja: Przygotowywanie projektów maili, odpowiedzi na wiadomości, podsumowań spotkań, a nawet slajdów do prezentacji.
Tworzenie dokumentów: Przygotowywanie pierwszych wersji raportów, ofert czy dokumentów firmowych na podstawie dostarczonych danych lub wskazówek, które następnie można szybko dopracować.
Analiza danych: Szybkie wyciąganie wniosków z arkuszy kalkulacyjnych, generowanie wykresów i podsumowywanie trendów bez konieczności ręcznej pracy analityka.
Podsumowania spotkań i działania następcze: Automatyczne wychwytywanie ustaleń, wniosków i list zadań ze spotkań, dzięki czemu pracownicy nie tracą czasu na ich ręczne spisywanie.
Wyszukiwanie wiedzy: Udzielanie odpowiedzi na pytania pracowników poprzez automatyczne znajdowanie informacji w dokumentach lub bazach wiedzy firmy (oszczędzając czas na przeszukiwanie wielu źródeł).
Dzięki automatyzacji tych powtarzalnych i czasochłonnych czynności, Copilot znacząco przyspiesza realizację procesów. Pracownicy uwalniają się od wielu godzin administracyjnej pracy każdego tygodnia, co przekłada się bezpośrednio na niższe koszty operacyjne. Pierwsi użytkownicy rozwiązania podkreślają, że Copilot znacząco skraca czas poświęcany na czynności takie jak obsługa maili czy sporządzanie notatek, umożliwiając im skoncentrowanie się na ważniejszych, bardziej strategicznych zadaniach.
Czy wdrożenie Microsoft Copilot pozwala zmniejszyć zależność od outsourcingu lub usług zewnętrznych?
Tak, wdrożenie Copilota pozwala ograniczyć potrzebę zlecania niektórych zadań na zewnątrz oraz redukuje konieczność korzystania z dodatkowych narzędzi i usług. Ponieważ Copilot potrafi generować treści, analizować dane i dostarczać informacje wewnętrznie, możliwe jest ograniczenie angażowania zewnętrznych kontraktorów do takich działań jak pisanie raportów, podstawowe analizy danych czy transkrypcje. Przykładowo, zamiast zlecać na zewnątrz tworzenie treści na media społecznościowe czy wstępne analizy rynku, Twój wewnętrzny zespół może wykorzystać Copilota do stworzenia pierwszych wersji materiałów, które następnie wystarczy dopracować, unikając kosztów usług freelancerów. Podobnie, dzięki szerokim możliwościom Copilota możliwe jest rezygnowanie z subskrypcji niektórych programów firm trzecich (np. aplikacji do generowania tekstów czy transkrypcji spotkań), ponieważ te funkcje są dostępne bezpośrednio w pakiecie Microsoft 365. Z czasem takie zastępowanie narzędzi może prowadzić do istotnych oszczędności finansowych. Firmy potwierdzają, że dzięki wdrożeniu Copilota udało się im znacząco ograniczyć wydatki na zewnętrznych specjalistów IT, a także zrezygnować z innych płatnych narzędzi AI, jednocześnie zachowując realizację zadań wewnątrz firmy, co zwiększa bezpieczeństwo danych oraz spójność działań.
Czy inwestycja w Microsoft Copilot opłaca się dużym firmom?
W większości dużych firm wzrost produktywności i efektywności osiągnięty dzięki Copilotowi wielokrotnie uzasadnia poniesioną inwestycję. Koszt Microsoft 365 Copilot jest zazwyczaj kalkulowany na użytkownika (np. około 30 dolarów miesięcznie za użytkownika w przypadku wielu klientów), jednak zwrot z takiej inwestycji może być istotny, szczególnie jeśli każdy użytkownik zyskuje dzięki temu kilka dodatkowych godzin miesięcznie. W dużych organizacjach te godziny przekładają się bezpośrednio na realne oszczędności finansowe. Przykładowo, wczesne analizy ekonomiczne wskazują na zwrot z inwestycji (ROI) od około 200% do nawet 450%, w zależności od skali i zakresu wykorzystania Copilota. Oznacza to, że korzyści finansowe mogą przewyższyć poniesione koszty nawet od dwóch do ponad czterech razy. Dodatkowo Copilot przynosi mniej uchwytne, lecz równie istotne korzyści, takie jak szybsza realizacja projektów, trafniejsze decyzje dzięki wsparciu AI, a także wyższa motywacja i satysfakcja pracowników, którzy mogą uniknąć żmudnych, rutynowych zadań. Wszystkie te elementy mają pozytywne przełożenie na wyniki finansowe firmy. Choć wdrożenie Copilota wiąże się z kosztami, wiele dużych przedsiębiorstw uważa, że inwestycja ta zdecydowanie się opłaca, ponieważ zwiększa efektywność kosztową i w wielu przypadkach bardzo szybko zwraca się dzięki oszczędnościom i większej produktywności.
Jak upewnić się, że wdrożenie Copilota faktycznie przyniesie oszczędności?
Aby wdrożenie Copilota przyniosło realne oszczędności kosztowe, kluczowe jest przemyślane wprowadzenie rozwiązania oraz skuteczne wspieranie jego użycia. Po pierwsze, należy zapewnić odpowiednie szkolenia i zarządzanie zmianą, aby pracownicy wiedzieli, jak efektywnie wykorzystać Copilota w codziennej pracy – każde narzędzie przynosi korzyści tylko wtedy, gdy ludzie faktycznie z niego korzystają. Wiele firm prowadzi pilotażowe projekty lub warsztaty pokazujące szybkie efekty (np. jak Copilot w kilka minut pomaga stworzyć cotygodniowy raport), co zwiększa zaangażowanie zespołu i buduje nawyk regularnego stosowania narzędzia.
Po drugie, warto zintegrować Copilota z kluczowymi procesami oraz systemami używanymi w firmie (np. zapewniając mu dostęp do repozytoriów wiedzy czy baz danych), aby narzędzie mogło dostarczać pracownikom precyzyjne, dopasowane do kontekstu wsparcie.
Po trzecie, należy jasno określić cele i wskaźniki mierzące sukces wdrożenia – na przykład monitorując czas realizacji wybranych procesów przed i po wdrożeniu Copilota lub regularnie badając opinie pracowników na temat zaoszczędzonego czasu. Takie podejście pozwoli określić, gdzie Copilot przynosi największe korzyści i gdzie warto wprowadzić ewentualne usprawnienia.
Dobrą praktyką jest również rozpoczynanie wdrożenia od procesów o dużym wpływie na efektywność organizacji, np. w działach poświęcających dużo czasu na dokumentację lub przetwarzanie danych, co pozwala szybko usunąć „wąskie gardła”.
Wreszcie, warto regularnie zbierać opinie od użytkowników i nieustannie ulepszać sposób korzystania z Copilota. Pracownicy często sami odkrywają nowe funkcjonalności lub najlepsze praktyki, które można następnie wdrożyć w całej firmie.
Dzięki tym działaniom wiele przedsiębiorstw przekonało się, że wdrożenie Copilota przynosi mierzalne oszczędności czasu oraz realne obniżenie kosztów. Podsumowując: traktuj wdrożenie Copilota jako inicjatywę strategiczną – dobrze je zaplanuj, wspieraj i monitoruj efekty, a oszczędności kosztowe pojawią się jako naturalny rezultat tych działań.
Zapytaj ChatGPT
Czytaj więcej 
