Na co dzień – jako architekt Business Intelligence, a także konsultant BI – spotykam się z ciekawymi przekonaniami. W większości są one nieuzasadnione. W poniższym tekście zebrałem wszystkie mity w jednym miejscu. Liczę, że pomogą one zmienić sposób myślenia o raportach, bo wierzę, że świadome, biznesowe decyzje winne być oparte o realne dane. Zapraszam do lektury artykułu, w którym rozprawiam się z 5 najpopularniejszymi mitami reportingu.
Mit 3: Self-service? W zupełności wystarczy
Mit 4: To przecież tylko raporty
Mit 1: Albo grubo albo wcale
„Albo grubo albo wcale” / „wszystko albo nic” / „od początku uderzyć z grubej rury” – tak część menadżerów wyobraża sobie reporting. Według mnie jest to przeciw skuteczne i nie pomaga zrobić kroku naprzód.
Nie wszystko na raz
Wielu menedżerów uważa wdrożenie platformy analitycznej za znaczny wydatek. Wymaga to stworzenia hurtowni danych oraz zakupu kosztownych komponentów, co było kiedyś powszechną praktyką.
Jednak obecnie istnieje możliwość rozpoczęcia od jednego raportu, który odpowie na kluczowe pytania biznesowe. W niektórych firmach informacja dotycząca sprzedaży z poprzedniego dnia jest niezwykle istotna. Zbieranie danych można zacząć od jednego systemu, bez konieczności natychmiastowej integracji wielu źródeł.
Wspólnie z moim zespołem mieliśmy okazję wdrożyć takie rozwiązania w zaledwie 6 dni. W ramach tego procesu opracowaliśmy wielostronicowy raport, prezentujący sprzedaż z różnych perspektyw. Dzięki takiemu rozwiązaniu możliwe jest podejmowanie bardziej świadomych decyzji dotyczących strategii sprzedaży.
Mit 2: Excel daje radę
Nie ma co się oszukiwać – w dużej części firm (a nawet tych bardzo dużych) Excel spełnia funkcję głównego narzędzia do raportowania. Czy w tym przypadku jedna z największych zalet – mnogość funkcji – nie jest przypadkiem przekleństwem? Excel to świetne narzędzie, obdarzone mnogością przydatnych zastosowań. Przez jaki procent użytkowników są one wykorzystywane? To już zupełnie inny temat.
Problem z Excelem zaczyna się jednak wtedy, gdy danych jest bardzo dużo. Prawdą jest to, że danych produkujemy i przetwarzamy coraz więcej. Niejednokrotnie jest tak, że przestają nam się one mieścić w Excelu. Jednocześnie sposób, aby odświeżać dane, czyli zasilać raport i go dystrybuować, staje się kłopotliwy. Dzieje się tak, ponieważ każde wprowadzenie nowych danych wymaga nakładu czyjejś pracy. Nie ma w Excelu wbudowanego mechanizmu do odświeżania danych. Trzeba to robić ręcznie. Praca ta jest żmudna i nieefektywna, a ryzyko pomyłki jest spore.
Krótka kołdra Excela
Udostępnianie danych także jest problematyczne. Może nam się wydawać, że jeżeli przechowujemy je na wspólnym dysku, np. na Sharepoincie i dajemy dostęp tylko wybranym osobom, to rozwiązanie świetnie się sprawdza. Wyzwanie pojawia się wtedy, gdy tych plików jest bardzo dużo. Tymczasem dowolna osoba może taki plik z danymi źródłowymi wynieść poza struktury firmy lub zmienić jego zawartość.
Inaczej wygląda sytuacja, kiedy korzystamy z narzędzia raportowego. Użytkownicy nie mają dostępu do danych źródłowych i nie ma możliwości tak łatwego pobrania tych danych (każde pobranie raportu jest odnotowywane w systemie). Poza tym nikt nie musi dzielić ręcznie danych zgodnie z kategoriami, np. szykować osobnego raportu tylko z danymi dotyczącymi jednej filii lub sektora usług. To wszystko automatycznie może za nas zrobić Power B
Excel to naprawdę dobre narzędzie, ale jego możliwości nie są nieskończone. Jeśli myślimy poważnie o prowadzeniu pełnego reportingu i nie chcemy zatrudniać wciąż nowych ludzi do obsługi tabelek, powinniśmy pomyśleć o zbudowaniu raportu w PowerBI.
Więcej o projektach, jakie realizujemy poczytasz na Power-BI | Transition Technologies MS S.A. (ttms.com)
Mit 3: Self-service? W zupełności wystarczy
Power BI cieszy się reputacją narzędzia do samodzielnego korzystania, które świetnie sprawdza się jako platforma do implementacji zaawansowanych automatycznych raportów, nawet w małych firmach. Potrafi ono integrować się z praktycznie dowolnym źródłem danych.
Co miesiąc udostępniane są nowe aktualizacje systemowe, co sprawia, że Power BI staje się nie tylko lepszym, ale również nieco bardziej zaawansowanym narzędziem. Aby wykorzystać jego pełny potencjał, konieczne są odpowiednie szkolenia. Szybko wyczerpuje się łatwość korzystania z Power BI i konieczne staje się zdobywanie specjalistycznej wiedzy. To z kolei umożliwia jeszcze bardziej precyzyjną analizę danych, na przykład generowanie raportów z dużych wolumenów danych czy tworzenie narracji opartej na danych.
Rozwój umiejętności związanych z poprawną analizą danych jest niezbędny w strategii rozwoju każdej firmy.
Posiadanie dostępu do wielu danych w różnych konfiguracjach samo w sobie niewiele daje. Konieczne jest umiejętne ich interpretowanie, korelowanie i wyciąganie wniosków, aby móc dokładniej prognozować. Tylko takie podejście pomoże minimalizować ryzyko finansowe w niepewnych czasach.
Mit 4: To przecież tylko raporty
Implementacja rozwiązania raportowego nie może być porównywana do stworzenia pojedynczej tabelki w Excelu. Warto mieć na uwadze, że raportowanie dotyczy głębszej analizy nie tylko danych, ale także systemów. Badamy obszary, w których występują problemy z jakością danych (jak chociażby jakość danych).
Często zdarza się, że rozpoczęcie wdrożenia platformy analitycznej jest wstrzymywane z powodu konieczności wprowadzenia zmian w systemach transakcyjnych lub produkcyjnych. Wynika to z faktu, że ktoś w końcu przygląda się danym z tych systemów i dochodzi do wniosku, że są one nieprawidłowe.
Oczywiście, jest to ostatecznie ogromna korzyść dla firmy. Poprawa jakości danych zawsze przynosi korzyści. Nie można budować strategii na podstawie błędnych danych.
Wdrożenie platformy raportowej i ogólnego modelu analitycznego pozwala nam spojrzeć na firmę z szerszej perspektywy, nie tylko jako poszczególnych sekcji, takich jak magazyn, sklepy czy dział HR. Wreszcie możemy spojrzeć na firmę jako całość. Dzięki temu możemy analizować nakłady związane z przechowywaniem produktu, koszty marketingowe związane z promocją danego produktu, a także marżę, z jaką go sprzedajemy, itd.
Dodatkowo, raporty oparte na wewnętrznych danych firmy można łączyć z danymi zewnętrznymi (np. z GUS-u, mediów społecznościowych, stron internetowych konkurencji za pomocą tzw. web scrapingu). Dzięki temu możemy porównywać się z konkurencją. Mamy możliwość monitorowania nie tylko naszej firmy, ale także całej branży, aby dowiedzieć się, czy jesteśmy w tyle czy też wyprzedzamy konkurencję.
Więcej o projektach jakie realizujemy poczytasz na Power-BI | Transition Technologies MS S.A. (ttms.com)
Mit 5: Reporting jest drogi
Nierzadko menadżerowie mają przekonanie, że wdrożenie kompleksowego rozwiązania raportowego jest bardzo kosztowne.
Jednakże, obecnie cena licencji Power BI Pro wynosi jedynie 10 dolarów za osobę.
Warto zauważyć, że dotychczas nie było dostępne tak ekonomiczne rozwiązanie, które oferowałoby tak wiele możliwości.
Dodatkowo, jeśli nie planujemy udostępniać raportów w Power BI, to możemy korzystać z narzędzia zupełnie za darmo. Przygotowanie raportu zajmuje dni, a nie miesiące, więc koszty samej pracy programistów nie są obecnie tak duże jak kiedyś.
Podsumowanie
Starałem się wybrać pięć – w mojej opinii – najpopularniejszych i najbardziej ograniczających mitów związanych z reportingiem. Choć oczywiście zdaję sobie sprawę, że wiążących nam ręce przekonań znalazłoby się więcej. Warto zmienić sposób myślenia o raportach.
Lekcja na dziś? Excel nie jest środowiskiem „do wszystkiego”, wdrożenie platformy analitycznej nie musi być kosztowne, narzędzia self-service wymagają odpowiedniego szkolenia, raporty mają znaczenie nie tylko dla prezentacji danych, ale także dla analizy systemów, a dostępne obecnie narzędzia raportowe, takie jak Power BI, nie kosztują fortunę. Czy warto? Odpowiednie narzędzia mogą znacznie ułatwić proces raportowania i analizy danych, a to podstawa świadomych biznesowych decyzji.
Chętnie poznam Twoją opinię – zapraszam do skomentowania artykułu!
Jakie korzyści może przynieść rozpoczęcie od pojedynczego raportu?
Rozpoczęcie od pojedynczego raportu pozwala na odpowiedź na konkretne pytania biznesowe bez potrzeby dużych inwestycji początkowych. Umożliwia to skoncentrowane podejście, szybkie uzyskanie wniosków i budowanie podstaw dla bardziej zaawansowanej analityki w przyszłości. Metoda ta redukuje złożoność i koszty, jednocześnie pokazując wartość decyzji opartych na danych.
Dlaczego Excel nie nadaje się do raportowania?
Excel, mimo swojej wszechstronności, ma problemy z dużymi wolumenami danych i brakiem mechanizmów automatycznego odświeżania danych. Ręczne aktualizacje są czasochłonne i podatne na błędy. Dodatkowo, bezpieczne udostępnianie danych może być trudne. Dedykowane narzędzie raportowania, takie jak Power BI, oferuje automatyczne aktualizacje, zwiększone bezpieczeństwo i lepszą skalowalność dla złożonej analizy danych.
Jakie są ograniczenia samoobsługowych narzędzi BI, takich jak Power BI?
Samoobsługowe narzędzia BI wymagają odpowiedniego szkolenia, aby w pełni wykorzystać ich potencjał. Choć początkowo są przyjazne dla użytkownika, zaawansowane funkcjonalności wymagają specjalistycznej wiedzy. Odpowiednie szkolenie zapewnia precyzyjną analizę danych, umożliwiając podejmowanie świadomych decyzji i pełne wykorzystanie możliwości narzędzi takich jak Power BI.
Jak wdrożenie platformy raportowej poprawia jakość danych?
Wdrożenie platformy raportowej często ujawnia problemy z jakością danych w systemach transakcyjnych lub produkcyjnych. Taka analiza może prowadzić do koniecznych popraw w dokładności danych. Lepsza jakość danych zwiększa wiarygodność raportów, wspierając bardziej precyzyjne strategie biznesowe i procesy decyzyjne.
