Asystent/-ka Biura Zarządu
Szukamy Ciebie, jeśli posiadasz:
- Minimum roczne doświadczenie w pracy administracyjnej (np. asystent/ka biura, administracji, zarządu) – warunek konieczny
- Bardzo dobra organizacja pracy, umiejętność ustalania priorytetów, terminowość
- Wysoki poziom odpowiedzialności za powierzone zadania oraz umiejętność zachowania poufności i dyskrecji
- Umiejętność analitycznego myślenia, dostrzeganie zależności i wyciąganie wniosków na podstawie informacji z różnych źródeł
- Dokładność oraz skrupulatność w realizacji zadań, dbałość o szczegóły
- Znajomość języka angielskiego umożliwiająca swobodną komunikację
- Biegłość w obsłudze narzędzi z pakietu Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, SharePoint)
- Proaktywne podejście i inicjatywa w działaniu
- Otwartość na pracę w środowisku z dynamicznie zmieniającymi się priorytetami
- Umiejętność budowania relacji i współpracy w zespole
- Mile widziane doświadczenie we współpracy z kadrą managerską/zarządczą oraz znajomość podstaw z zakresu Kodeksu Spółek Handlowych
Etapy rekrutacji:
- Analiza CV: sprawdzamy Twoje doświadczenie i dopasowanie do roli
- Pierwsza rozmowa z rekruterem: poznajemy Twoje oczekiwania, motywację i opowiadamy o roli
- Zadanie rekrutacyjne – kandydaci, którzy przejdą pierwszą weryfikację, otrzymają zadanie do wykonania
- Rozmowa z pracownikiem Biura Zarządu (45m): rozmowa o Twoim doświadczeniu i podejściu do pracy oraz o potencjalnych zadaniach w tej roli
Twoje zadania:
- Wsparcie codziennego funkcjonowania Biura Zarządu – bieżąca obsługa administracyjna, codzienna współpraca z osobami na szczeblu zarządczym spółki oraz spółek powiązanych
- Obsługa spraw urzędowych oraz innych, istotnych z punktu widzenia Zarządu, m.in. wizyty w urzędach/sądach/u Notariusza Wsparcie w organizacji spotkań Rady Nadzorczej, Komitetu Audytu oraz Walnych Zgromadzeń
- Wsparcie w przygotowywaniu dokumentów i prezentacji na potrzeby Zarządu (redagowanie, edytowanie oraz współtworzenie)
- Dbanie o prawidłowy i terminowy obieg dokumentów – przygotowanie dokumentów do podpisu, ich dystrybucja i archiwizacja
- Wsparcie w tworzeniu dokumentacji spółki, w tym uchwał, protokołów i notatek ze spotkań
- Ścisła współpraca z innymi działami firmy oraz ze spółkami powiązanymi w celu efektywnej realizacji zleconych zadań
- Aktywne wsparcie w usprawnianiu procesów w Biurze Zarządu
Oferujemy:
- Pracę stacjonarną z biura w Warszawie (Varso Tower)
- Wdrożenie i bieżące wsparcie od zespołu
- Stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
- Możliwe elastyczne godziny pracy
- Rozwój w obszarze obsługi biura zarządu
- Świetną niekorporacyjną atmosferę
- Bogaty pakiet benefitów
Zastrzegamy sobie prawo do skontaktowania się wyłącznie z wybranymi Kandydatami
Why is it
worth joining TTMS?
Flexible working hours
Not everyone is comfortable operating a company during the standard 9 a.m. – 5 p.m. hours. We have been successfully running projects for many years despite diversified work patterns.
Possibility of remote work
At TTMS, desk-to-desk work is what drives us, but we understand if someone prefers a remote or hybrid model. We are equipped with all the necessary tools to perform either at home or in the office.
Great, non-corporate atmosphere
Professionalism, attention to the quality of work and a friendly, informal atmosphere are not mutually exclusive. A flat structure and natural, friendly relationships create the basis for creativity and innovation.
Interesting, international projects
We create solutions for medium and large companies, we are present in Poland, Malaysia, Denmark, the UK, Switzerland, and India – the effects of your work will travel around the world. In TTMS you have an influence on the company’s success.
Together towards climate neutrality
We select subcontractors to minimize the carbon footprint, organize bush plantings, save peat bogs – all to achieve climate neutrality in 2025. We are glad that we are attracting more and more people who also care about sustainable development and environmental protection.
Friendly offices
Our offices are modern spaces that inspire employees and are environmentally friendly. Białystok is the kingdom of Marvel superheroes, Krakow is a soothing tropical forest, Wrocław is an art gallery, and the Lublin branch is a rock “hall of fame”.
Would you like to work for us?
Sending CV
Include information about technical skills, knowledge of programming languages and IT tools, and possibly experience in projects.
Phone Screening
The interview is aimed at assessing the candidate’s suitability for the position and verifying basic information from the CV. It is also an opportunity to discuss the candidate’s expectations and briefly present the job description and working conditions.
HR + technical meeting
We talk about the candidate’s professional experience, but also expectations regarding the new job. This is also the moment to check references and confirm the authenticity of the information provided, which allows you to get to know the candidate better and assess his fit with the company’s organizational culture.
Client company meeting
The candidate is introduced to the client. This stage aims to match the future employee to a specific project, taking into account both their technical skills and design preferences, which maximizes the chances of successful cooperation.
Employment
We sign an agreement that includes the terms of cooperation, scope of duties, remuneration and other key aspects of employment, such as the rights and obligations of both parties. From now on, the candidate becomes an official employee of the company.
Onboarding + first day of work
A comprehensive process of familiarizing a new employee with the organization, team and tools, aimed at making it easier for him to join work as quickly and effectively as possible. In TTMS, we use an internal e-Learning platform to conduct modern onboarding.
Our offices
Warsaw
The heart of our company and our command center
The Management Board of the company and management of individual business areas function here. On a daily basis, it is here that the most important, strategic and business decisions are made, as well as pro-ecological iniciatives. The Warsaw branch – located in Varso Tower – aims to be the first to create a fully eco-friendly office using renewable Energy and environmentally friendly materials, which is confirmed by the BREEM certificate.