Posiada Pan/Pani starą wersję oprogramowania i niektóre elementy na stronie mogą nie działać poprawnie. Prosimy zaktualizować system, aby korzystać ze wszystkich funkcji na stronie.
light
dark
PL
light
dark

Jak stworzyć proces akceptacji w Power Apps

Organizacje o charakterze komercyjnym zakładane są dla zysku. Niezależnie od specyfiki działalności, każda firma jest zmuszona funkcjonować w warunkach konkurencji rynkowej. Jednym z kluczowych czynników wpływających na ogólną, dobrą kondycję firmy jest jakość podejmowanych decyzji. Efektem tego są satysfakcjonujące wyniki finansowe.

Spis treści:

  1. Rozpoznaj proces zatwierdzania przepływu pracy w Twojej organizacji
  2. Jak zbudować przepływ zatwierdzania w Power Apps?
  3. Tworzenie aplikacji przy użyciu Approval Flow i PowerApps
  4. Low Code Approval Flow w przypadku wniosków o urlop
  5. TTMS jako Twój partner Microsoft Power Automate
  6. Odkrywanie szerokich możliwości aplikacji Power Apps w ramach pakietu Office 365 i narzędzi Microsoft Power Platform
  7. Podsumowanie

Wypracowane przez organizacje procesy decyzyjne oraz narzędzia wspomagające te procesy należy traktować jako jeden z obszarów, wokół którego można budować przewagę nad konkurencją. Dobrze skonstruowany proces decyzyjny – chrakteryzujący się przejrzystością dla wszelkich jego uczestników w połączeniu z prawidłowo dobranymi narzędziami informatycznymi to fundamenty sprawnego przepływu informacji wewnątrz organizacji oraz komunikacji na zewnątrz.

 

1. Rozpoznaj proces zatwierdzania przepływu pracy w Twojej organizacji

Wiele firm zakłada, że aplikacje usprawnią procesy, które w firmie kuleją. Jest to oczywiście założenie słuszne. Chciałbym jednak zwrócić uwagę, że żadna aplikacja nie naprawi problemu, jeśli nie wiemy, gdzie on konkretnie występuje.

Każda organizacja wypracowuje własne mechanizmy radzenia sobie z potrzebą akceptacji pewnych etapów procesów biznesowych. Poprzez mechanizmy rozumiem przyjęte i ogólnie znane kryteria oceny oraz matrycę, która określa ścieżkę akceptacji. Ścieżka akceptacji może przebierać bardzo różne formy. W ramach jednego poziomu może być wyznaczona jedna lub wiele osób odpowiedzialnych za akceptację. Zatwierdzenie może być wymagane przez jedna dowolna osobę z grupy decyzyjnej, przez wszystkich członków tej grupy lub ich określona liczbę. Proces może również różnić się ścieżką akceptacji w zależności od pewnych parametrów wybranych na początku procesu. (np. typ wniosku urlopowego, typ oferty wysyłanej do klienta lub wartość zamówienia). Dodatkowo w tworzeniu procesu akceptacyjnego można zastosować wiele poziomów. Na przykład wniosek po zatwierdzeniu przez 1 grupę decyzyjna na 1 poziomie podlega jeszcze jednej weryfikacji (2 poziom) przez zarząd.

  

Każdy projekt ma innego kierownika i zastępcę. Te osoby są dobierane dynamicznie w zależności od parametru „Projekt”.

Nie bez znaczenia jest również uzgodniony wewnętrznie sposób podejmowania decyzji. Wiele firm korzysta z tradycyjnych form rejestrowania procesu akceptacyjnego, przy użyciu programów Excel, Outlook lub kartki papieru. Nie są to jednak rozwiązania skalowalne. Wraz ze wzrostem firmy tradycyjne metody mogą okazać nie efektywne i doprowadzić do zbyt dużej asymetrii informacji oraz znacznie wydłużyć proces decyzyjny. Rozwiązaniem skalowalnym, będącym standardem dla globalnych organizacji są programy informatyczne, już dzisiaj najczęściej działające w chmurze.

 

2. Jak zbudować przepływ zatwierdzania w Power Apps?

Jedną z propozycji, która może okazać się szczególnie atrakcyjna dla organizacji korzystających z programów Office 365 lub chmurowej wersji Microsoft 365 będą narzędzia Power Automate i Power Apps. Bardzo możliwe, że już dziś w firmach korzystających z usług chmurowych Microsoft w ramach wykupionych licencji znajdują się te programy. Oferują one szerokie możliwości automatyzacji procesów i wielokrotnie zwiększają efektywność wykonywanych zadań. Przykładem narzędzia wspomagającego proces akceptacji w firmie może być rozwiązanie polegające na zbudowaniu aplikacji osadzonej w Power Apps oraz zintegrowanym z nią przepływu pracy programu Power Automate (przepływ akceptacji w low code).

Power Apps to platforma low code umożliwiająca tworzenie prostych aplikacji biznesowych bez specjalistycznej znajomości języka programowania. Rozwiązania typu Low-Code zyskują ogromna popularność, dzięki możliwości tworzenia i wdrażania aplikacji bez udziału developerów. 

To rozwiązanie charakteryzuje się niskimi kosztami prac programistycznych, szybkim wdrożeniem w warunki produkcyjne oraz możliwością wprowadzania poprawek i nowych funkcji w sposób dynamiczny. Takie narzędzie wspomagające proces akceptacji w wybranym procesie biznesowym może korzystać z bazy danych w formie list programu SP, natywnej bazy danych dla Power Platform – Dataverse lub dowolnym innym magazynie danych On-Premise (lokalnie) lub w chmurze (nie lokalnie).

Mechanizm działania każdego z komponentów zostanie przedstawiony na przykładzie bardzo powszechnego procesu, który jest nieodzownym elementem rzeczywistości każdej firmy – procesu zatwierdzania wniosków urlopowych. Takie narzędzie zostało wdrożone w naszej organizacji w niespełna 2 tygodnie. Zespół odpowiedzialny za aplikację składał się z 1 PM i 1 developera. Warto zaznaczyć, że zarzadzanie wnioskami urlopowymi pracowników to tylko jedno z możliwych zastosowań opisywanych technologii. Zbiór narzędzi typu low-code należących do ekosystemu Power Platform ma szerokie zastosowanie nie tylko w procesach akceptacji. Stwarza również możliwości wdrożenia w organizacji innych aplikacji, automatyzacji, AI, chatbotów i wiele innych.

Fundamentem dla każdej aplikacji są dane i wybór sposobu w jaki będą magazynowane. Z uwagi na ograniczenia licencyjne wybór padł na listy programu SP (SharePoint). Dla bardziej rozbudowanych procesów, wymagających ścisłej kontroli danych polecany jest Dataverse. Centralnym elementem rozwiązania jest aplikacji Power Apps, która pełni funkcje łącznika pomiędzy danymi i użytkownikami. Jest graficzną reprezentacją danych i logiki biznesowej. Z uwagi na pełną dowolność w customizacji interface’u użytkownika wybrana została aplikacja typu Canvas. Jest to typ aplikacji, której tworzenie polega na nanoszeniu obiektów (graficznych elementów aplikacji) na pusty szablon (Canvas) za pomocą tzw. „Drag&Drop experience”.

Dzięki temu możliwe było między innymi zbudowanie komponentu kalendarza widocznego na załączonym zrzucie ekranu.

Alternatywą w tym lub podobnych procesach jest aplikacja typu Model-Driven  (aplikacja generowana na podstawie modelu danych), należy jednak pamiętać, że w takim wypadku jedynym możliwym magazynem danych jest Dataverse. W aplikacjach typu Canvas nie jesteśmy ograniczeni w wyborze źródła danych. Aplikacja została podzielona na 4 widoki, pomiędzy którymi można nawigować za pomocą górnego paska Menu

Dzięki pełnej integracji aplikacji typu Canvas z portalem AAD (Azure Active Directory zwiera listę wszystkich użytkowników organizacji) i innymi usługami Microsoft autoryzacja użytkowników przebiega w ten sam sposób jak logowanie do konta Microsoft lub poczty Outlook. Wbudowane funkcje języka Power Fx (składnia wyrażeń podobna do Excel, dedykowany rozwiązaniom Power Platform) pozwalają na napisanie prostych formuł, które zwracają dla przykładu dane zalogowanego użytkownika. Widać to zastosowanie w prawym górnym rogu ekranu, gdzie wyświetlane jest imię i nazwisko zalogowanego użytkownika. Cała aplikacja również działa w sposób dynamiczny w kontekście zalogowanego użytkownika. Na innych ekranach aplikacji zostały utworzone: lista wniosków urlopowych zalogowanego użytkownika, zbiorcze zestawienie wszystkich wniosków urlopowych użytkowników aplikacji oraz komponenty odpowiedzialne za ustawienia uprawnień użytkowników.

 

Lista wniosków urlopowych jest przedstawiana w formie kontrolki galerii. Jeden wpis zawiera podstawowe dane dotyczące urlopu. Tworzenie nowego wniosku dokonywane jest za pomocą formularza.

Funkcja „Patch” jest odpowiedzialna za dodanie nowych wpisów do listy wniosków urlopowych oraz listy pomocniczej będącej historią zmian. Po utworzeniu nowego wpisu na wspomnianej liście pomocniczej jest wysyłana wiadomość mailowa do przełożonego osoby składającej wniosek. Jest do tego wykorzystywany przepływ pracy programu Power Automate. Power Automate posiada wbudowane łączniki (connectory) do rozmaitych usług zarówno środowiska Microsoft jak i z poza niego. Łączniki są to połączenia do wybranych usług (SharePoint, Microsoft Teams, Outlook, Excel Online, Azure, Twitter… i wiele innych), za pomocą których można dokonywać operacji na danych pochodzących z tych usług.

 

Każdy przepływ chmurowy programu Power Automate można podzielić na 2 sekcję:

  1. Wyzwalacz (trigger) – jest to pojedynczy kafelek określający kryteria, okoliczności, w których kolejne akcje przepływu powinny zostać uruchomione.
  2. Akcje – w tej sekcji twórca przepływu określa jakie zadania, akcje mają zostać wykonane.

 

Wyzwalaczem w przepływie aplikacji do zarządzania wnioskami urlopowymi jest  łącznik do list SP: „Po utworzeniu nowego wpisu na liście SP”. Przepływ sprawdza jaki jest typ akcji wykonanej przez użytkownika (przyciski do akceptacji i odrzucenia, opisane na dalszym etapie również dodają wpis wraz z opisem wykonanej akcji do pomocniczej listy – historia zmian):

  • Dodanie nowego wniosku
  • Akceptacja wniosku
  • Odrzucenie wniosku

W usłudze Power Automate można dostosowywać kolejność wykonywanych akcji, ale jednocześnie można uruchamiać wiele akcji równocześnie – niezależnie. W tym przykładzie są wykorzystywane 3 równocześnie wyzwalane bloki warunkowe. Po spełnieniu warunku zostaną wyzwolone pozostałe akcje znajdujące się w danej ścieżce.

Następnie wysyłana jest wiadomość mailowa (łącznik Outlook) zawierająca link do aplikacji (każda aplikacja typu Canvas posiada swój unikatowy adres url) oraz podstawowe dane dotyczące wniosku urlopowego do przełożonego (w przypadku utworzenia nowego wniosku) lub osoby ubiegającej się o urlop (przy akceptacji lub odrzuceniu wniosku). Link zawarty w wiadomościach zawiera również parametry w adresie URL, które są odbierane przez aplikację w momencie jej uruchomienia przy użyciu funkcji „Param” . W zależności od wartości parametru użytkownik jest przekierowywany na odpowiedni ekran, drugi parametr przechowujący unikatowy identyfikator wniosku pozwala przekazać do aplikacji kontekst wniosku.

Użytkownik korzystający z linku z wiadomości mailowej jest przekierowywany na odpowiedni ekran ze szczegółami wybranego wniosku. Przełożony podejmuje decyzję wewnątrz aplikacji na dedykowanym ekranie służącym do podglądu listy wniosków oczekujących na akceptacje.

Po przyciskami „Reject” oraz Approve” kryją się linie kodu odpowiedzialne za aktualizacje wybranego wniosku urlopowego oraz za dodanie nowego wpisu na liście historii zmian. W kolumnie „Akcja” będzie znajdowała się wybrana przez przełożonego decyzja. Ponownie zostanie uruchomiony przepływ usługi Power Automate. Tym razem jednak zostanie wykonana inna ścieżka przepływu, odpowiedzialna za wysłanie maila do osoby ubiegającej się o urlop, wraz z informacją zwrotną od przełożonego, podstawowymi danymi wniosku oraz linkiem do aplikacji. Dla zatwierdzonego wniosku zostaje wysłana następująca wiadomość:

Po wejściu w „Link do aplikacji” osoba, której wniosek został zatwierdzony zostaje przekierowana na ekran potwierdzający zakończenie procesu akceptacji.

W tym miejscu warto dodać, że łączniki wykorzystywane w programie Power Automate są również dostępne z poziomu programu Power Apps, co oznacza, że korzystając z dostępnych predefiniowanych funkcji wybranych łączników możemy wchodzić w interakcje z różnymi usługami i serwisami. W opisywanej przykładowej aplikacji zostało utworzone połącznie do usługi Microsoft Teams oraz Outlook. Dzięki temu na koniec procesu użytkownik może za pomocą jednego kliknięcia, na czas nieobecności ustawić swoje odpowiedzi automatyczne, status „Out of Office”, a także wydarzenie w kalendarzu prywatnym oraz grupowym. Dodatkowo zostaje utworzony wpis na kanale Teams. Decyzja wykonaniu tych operacji z poziomu aplikacji zamiast przy użyciu przepływu Power Automate wynika z różnych kont nawiązujących połączenia w aplikacji i przepływie. W aplikacji każda operacja przy użyciu łączników zostanie wykonana z konta zalogowanego użytkownika. Przepływ natomiast został utworzony z konta technicznego i maile informujące uczestników procesu o podjętej decyzji/ zmianie statusu wniosku są wysyłane ze skrzynki nadawczej konta „Urlopy Microsoft Team”. Operacja dodania wydarzenia do prywatnego kalendarza użytkownika musiała zaprogramowana tak, aby połączenie do łącznika było spersonalizowane.

Opisane wybrane narzędzia usługi Power Platform, czyli Power Apps i Power Automate doskonale nadają się do wdrożenia dowolnego procesu biznesowego w organizacji. Przedstawione rozwiązanie prezentuje jedynie niewielką część możliwości tych narzędzi. Warto zapoznać się tą technologią, ponieważ pozwala ona na szybkie tworzenie narzędzi dostosowanych do indywidualnych potrzeb organizacji, bez koniecznej znajomości dziedziny programowania.

3. Tworzenie aplikacji przy użyciu Approval Flow i PowerApps

Organizacje korzystające z usług chmurowych Office 365 lub Microsoft 365 mogą uznać integrację narzędzi Power Automate i Power Apps za wyjątkowo korzystną. Narzędzia te, potencjalnie dostępne już w ramach zakupionych licencji, w znaczący sposób automatyzują procesy i zwiększają efektywność zadań. W szczególności rozwiązanie integrujące aplikację opartą na Power Apps z przepływem pracy Power Automate może skutecznie wspierać proces zatwierdzania w firmie.

4. Low Code Approval Flow w przypadku wniosków o urlop

4.1 Tworzenie nowego komponentu i ekranów w Power Apps

Power Apps, platforma low-code, umożliwia tworzenie prostych aplikacji biznesowych bez konieczności posiadania rozległej wiedzy programistycznej. To podejście oparte na low code jest coraz bardziej popularne ze względu na możliwość szybkiego tworzenia i wdrażania aplikacji, a wszystko to bez konieczności zatrudniania zespołu programistów.

4.2 PowerApps Approval Flow na potrzeby przetwarzania wniosku o urlop

Proces zatwierdzania wniosków urlopowych jest powszechną procedurą biznesową i służy jako ilustrujący przykład zastosowania tych narzędzi. Proces akceptacji w aplikacji PowerApps (Proces akceptacji w Power Automate) odbywa się w ramach intuicyjnego interfejsu, łączącego użytkowników bezpośrednio z niezbędnymi danymi i logiką biznesową.

4.3 Wyzwalacze i akcje w Power Automate

Zintegrowany z Power Apps, Power Automate usprawnia proces wniosków urlopowych, automatyzując powiązane przepływy pracy. Reaguje na określone wyzwalacze i wykonuje z góry określone działania, zapewniając tym samym sprawny i efektywny proces zatwierdzania. Proces akceptacji i aplikacja PowerApps to duet idealny.

4.4 Power Apps Approval Workflow – Akceptacja lub odrzucenie

Dzięki zatwierdzaniu workflow w Power Apps wnioski o urlop można szybko oceniać, zatwierdzać lub odrzucać. Przepływ akceptacji w PowerApps (Przepływ akceptacji w Power Automate) zapewnia wykonanie wszystkich niezbędnych kroków i spójną obsługę każdego żądania.

5. TTMS jako Twój partner Microsoft Power Automate

TTMS, dzięki swojej wiedzy specjalistycznej w zakresie Microsoft Power Automate i Power Apps, jest idealnie przygotowany do wspierania organizacji we wdrażaniu i optymalizacji rozwiązań Office 365 Power Apps. Niezależnie od tego, czy chodzi o usprawnienie przepływu wniosków o urlop, czy usprawnienie innych procesów zatwierdzania, TTMS oferuje wiedzę i doświadczenie niezbędne do zapewnienia pomyślnego wdrożenia i maksymalnej wydajności.

6. Odkrywanie szerokich możliwości aplikacji Power Apps w ramach pakietu Office 365 i narzędzi Microsoft Power Platform

Power Apps, jako integralna część Office 365 i szerszej platformy Microsoft Power Platform, oferuje szeroką gamę możliwości organizacjom, które chcą usprawnić swoje operacje, usprawnić współpracę i zwiększyć wydajność. Ta platforma programistyczna umożliwia użytkownikom tworzenie niestandardowych aplikacji przy minimalnej ilości kodu, demokratyzując proces tworzenia aplikacji i udostępniając go szerszemu gronu odbiorców.

6.1 Bezproblemowa integracja z Office 365

Power Apps zapewnia bezproblemową integrację z różnymi aplikacjami Office 365, takimi jak SharePoint, Excel i Teams, umożliwiając użytkownikom wykorzystanie i rozszerzenie możliwości tych narzędzi. Użytkownicy mogą tworzyć aplikacje, które bezpośrednio wchodzą w interakcję z danymi przechowywanymi na listach programu SharePoint, manipulują danymi programu Excel w innowacyjny sposób lub osadzają aplikacje w aplikacji Teams, aby usprawnić komunikację i współpracę.

6.2 Solidna łączność i zarządzanie danymi

Dzięki możliwości łączenia się z różnymi źródłami danych, w tym z usługą Common Data Service (obecnie znaną jako Dataverse), Power Apps umożliwia organizacjom tworzenie aplikacji, które mogą uzyskiwać dostęp do danych i manipulować nimi zarówno z usług firmy Microsoft, jak i usług innych firm. Ta łączność zapewnia użytkownikom możliwość tworzenia aplikacji, które służą jako kompleksowe rozwiązania, integrując dane z wielu źródeł w celu uzyskania ujednoliconego doświadczenia.

6.3 Konfigurowalne środowiska użytkownika dzięki aplikacjom Canvas

Power Apps umożliwia użytkownikom projektowanie dostosowanych środowisk dzięki funkcji Canvas Apps. Użytkownicy mogą przeciągać i upuszczać elementy na płótno, tworząc niestandardowe interfejsy, które spełniają specyficzne potrzeby ich organizacji i jej użytkowników. Ten poziom dostosowania zapewnia, że aplikacje nie tylko działają skutecznie, ale także zapewniają intuicyjną i przyjazną dla użytkownika obsługę.

6.4 Automatyzowanie przepływów pracy za pomocą usługi Power Automate

Integracja z Power Automate otwiera dalsze możliwości, ponieważ użytkownicy mogą automatyzować przepływy pracy i procesy biznesowe bezpośrednio w swoich aplikacjach Power Apps. Niezależnie od tego, czy chodzi o automatyzację zatwierdzania dokumentów, usprawnianie procesów wdrażania czy zarządzanie wnioskami o urlop, usługi Power Apps i Power Automate razem zapewniają potężne rozwiązanie umożliwiające zmniejszenie wysiłku wykonywanego ręcznie i zwiększenie wydajności.

6.5 Ulepszone podejmowanie decyzji dzięki usłudze Power BI

Power Apps integruje się także bezproblemowo z Power BI, usługą analityki biznesowej firmy Microsoft. Integracja ta pozwala użytkownikom osadzać interaktywne wizualizacje danych i raporty bezpośrednio w swoich aplikacjach, zapewniając użytkownikom końcowym cenne spostrzeżenia i pomagając w podejmowaniu świadomych decyzji.

6.6 Możliwości AI i inteligentna automatyzacja

Dzięki AI Builder usługa Power Apps wprowadza inteligentną automatyzację i możliwości sztucznej inteligencji, umożliwiając organizacjom tworzenie aplikacji, które mogą analizować tekst, rozpoznawać obrazy, klasyfikować informacje, a nawet przewidywać wyniki. Funkcje te otwierają nowe możliwości w zakresie innowacji i wydajności, umożliwiając organizacjom automatyzację złożonych procesów i uzyskiwanie głębszego wglądu w swoje dane.

6.7 Dostępność międzyplatformowa

Usługa Power Apps została zaprojektowana tak, aby była dostępna na różnych urządzeniach, dzięki czemu użytkownicy mogą wchodzić w interakcję z aplikacjami niezależnie od tego, czy korzystają z komputera PC, tabletu czy smartfona. Ta wieloplatformowa dostępność gwarantuje, że organizacje mogą obsłużyć mobilną siłę roboczą, zapewniając dostęp do niezbędnych narzędzi i informacji praktycznie z dowolnego miejsca.

 

7. Podsumowanie

Czy możliwe jest zaprojektowanie procesu akceptacji w usłudze Office 365? Power Apps, jako część Office 365 i Microsoft Power Platform, zapewnia organizacjom niezwykle wydajne i elastyczne narzędzie do tworzenia niestandardowych aplikacji, automatyzowania przepływów pracy i ulepszania łączności danych. Niezależnie od tego, czy chodzi o usprawnianie procesów biznesowych, umożliwianie użytkownikom tworzenia rozwiązań, czy podejmowanie decyzji w oparciu o dane, Power Apps oferuje kompleksowe rozwiązanie, które spełnia szeroki zakres potrzeb organizacyjnych. Zachęcamy do projektowania procesu akceptacji z wykorzystaniem PowerApps.

Jesteś zainteresowany tematem wykorzystania Power Apps w biznesie? Skontaktuj się z nami!